Für das Durchführen einer Prüfung in EvaExam benötigen Sie unter https://eva.tu-braunschweig.de ein Benutzerkonto als Prüfer:in. Kontaktieren Sie hierzu die/den Teilbereichsadministrator:in Ihrer Fakultät.
Um Zugriff auf Ihre (oder Ihre zu vertretenen Prüfungen) zu bekommen, müssen Berechtigungen in der Rolle Prüfer/in oder Prüfervertreter/in im Portal TUconnect vorliegen. Ohne diese Berechtigung können Sie selbst keine Prüfungsteilnehmer:innen aus dem Portal TUconnect exportieren und müssen diese manuell in EvaExam anlegen. Die Berechtigung erhalten Sie über dieses Formular in unserem DokuWiki.
Für einen reibungslosen Export benötigen Sie die zugehörige Prüfungsnummer. Diese erhalten Sie im Zweifelsfall auch beim zuständigen Prüfungsamt.
Für die Rückführung der Prüfungsergebnisse muss der Ergebnisexport aus EvaExam mit dem Export der
Teilnehmer:innenliste aus dem Portal TUconnect verschmolzen werden. Damit das möglich ist, müssen Sie für sich
im EvaExam einmalig Notenschlüssel anlegen, die konform zur HISinOne Software sind. Sie können diese dann
immer wieder verwenden.
Mit einem Notenschlüssel teilen Sie EvaExam mit, welcher Wert im Feld Bewertung beim Verschmelzen der
Teilnehmer:innen mit den Prüfungsergebnissen übertragen wird und wer, ab wie vielen Punkten, welche Note erhält.
EvaExam kann diese Transformation nicht ohne Notenschlüssel durchführen – Es ist also eine zwingende
Voraussetzung für den Rückimport der Prüfungsergebnisse in das Portal TUconnect. Das Anlegen von
Notenschlüsseln ist weiter unten genauer beschrieben.
Loggen Sie sich nach Ende der Abmeldefrist der Prüfung unter https://connect.tu-braunschweig.de als Prüfer:in
oder Prüfervertreter:in ein. Rufen Sie nun die Liste der Teilnehmer:innen der gewünschten Leistung auf.
Diese erreichen Sie entweder über den Pfad [Lehrorganisation] → [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] → Icon [Noten eingeben]
oder den Pfad [Leistungen] → [Noten eingeben] → Icon [Noten eingeben].
Falls Sie nicht wissen, wie Sie hierhin gelangen, nutzen Sie unseren Leitfaden für Prüfer:innen und Prüfervertreter:innen.
Hier müssen Sie dann zwei Dateien exportieren:
1. EvaExam Export im .csv Format (ganz oben im Auftragsstarter)
Abb.1: HISinOne Auftragsstarter
2. Excel-Export im .xls Format (ganz unten unter allen Teilnehmer:innen)
Abb.2 : HISinOne Excel
Speichern Sie beide Datei(en) gut auffindbar ab - zum Beispiel in einem Ordner, der mit der Prüfungsnummer bezeichnet ist. Für den späteren Rückimport, müssen Sie sich außerdem in EvaExam noch einen Notenschlüssel zur Prüfung anlegen.
Welche Eintragungen im Feld Bewertung erlaubt sind (und damit
im Notenschlüssel hinterlegt werden müssen), erfahren Sie am
gleichen Ort im Portal TUconnect im gelb hinterlegten Bereich
durch Klick auf das Lupensymbol.
Abb.3: HISinOne Bewertungsarten
Sie erhalten im linken Teil der Tabelle, welche hierdurch
aufklappt, dann die zulässigen Notenausprägungen. Sie
erfahren in der Zeile Ausprägungen, welcher „Name der Note“
später im Notenschlüssel hinterlegt werden darf.
Navigationspfad: [Prüfungen] → [<Ihre Prüfung>] → Icon [Details] → Aktionen → Teilnehmer verwalten
Loggen Sie sich zuerst unter https://eva.tu-braunschweig.de mit Ihrer GITZ-Kennung ein. Rufen Sie eine zuvor
angelegte Prüfung auf und klicken Sie dann im Reiter Aktionen auf Teilnehmer verwalten.
Abb.4: EvaExam Prüfungsaktionen
Im Reiter CSV Import von Teilnehmern klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie den EvaExam Export aus dem Portal TUconnect aus und laden Sie ihn hier hoch.
Abb.5: EvaExam .csv Import
Dann bestätigen Sie den Import mit dem Knopf Importieren.
Die Teilnehmer:innen aus dem Portal TUconnect wurden nun importiert. Individuelle Anpassungen oder das manuelle
Hinzufügen weiterer Teilnehmender sind an dieser Stelle weiterhin problemlos möglich. Sobald eine Prüfung abgelegt
wurde, wird die Prüfung erfasst und anhand der Matrikelnummer dem Listenteilnehmer zugeordnet (grün hinterlegt).
Abb.6: EvaExam Teilnehmerverwaltung
Navigationspfad: [Prüfungen] → [Notenschlüssel] → [Notenschlüsselverwaltung] → [<Ihr Notenschlüssel>]
Für den Rückimport der Prüfungsergebnisse in das Portal TUconnect müssen HISinOne-kompatible Notenschlüssel
im EvaExam angelegt werden und der Excel-Export der Teilnehmer:innen vorliegen.
Dieser Teil kann bereits vorbereitet werden, bevor die
Prüfung durchgeführt wird. Wie in den oberenAbschnitten
bereits angemerkt, sind die Notenschlüssel eine zwingende
Voraussetzung um die Prüfungsergebnisse später zurück
ins Portal TUconnect importieren zu können.
Rufen Sie hierzu in EvaExam im Reiter Prüfungen den
Punkt Notenschlüssel auf.
Abb.7: EvaExam Prüfungsoptionen
Sollten noch keine Notenschlüssel angelegt sein, wird hier
anschließend nichts aufgelistet. Klicken Sie auf Neuen
Notenschlüssel hinzufügen und es erscheint eine Maske
zur Erstellung eines individuellen Notenschlüssels.
Füllen Sie die Notenschlüsseldetails beliebig, aber für Sie gut
identifizierbar, aus.
Abb.8: EvaExam Notenschlüssel
Die Note ab welcher die Prüfung bestanden ist
kann erst ausgewählt werden, sobald darunter
bereits Noten angelegt wurden.
Im unteren Bereich kann nun – passend zum
Wertebereich – der „Name der Note“ eingetragen
werden. Jede Note inklusive des Wertebereichs
muss durch einen Klick auf „Note hinzufügen“
einzeln angelegt werden.
Wurden alle Bereiche und Namen festgelegt,
speichern Sie die Eingaben durch einen Klick auf
„Speichern“. Der Notenschlüssel ist nun verfügbar
und kann nach Abschließen einer Prüfung mit
dieser verknüpft werden.
Navigationspfad: [Prüfungen] → [<Ihre Prüfung>] → Icon [Details] → Aktionen → Notenschlüssel
Nachdem die Prüfung durchgeführt und bewertet wurde, müssen die Prüfungsergebnisse für den Rückimport ins
Portal TUconnect vorbereitet werden. Verknüpfen Sie zuerst den Notenschlüssel mit der Prüfung, deren Ergebnisse
Sie zurückführen wollen.
Abb.9: EvaExam Notenschlüsselzuweisung
Dieser Notenschlüssel muss – wie bereits oben beschrieben – HISinOne-konform sein. Exportieren Sie nun die
Prüfungsergebnisse über den Knopf „Prüfungsergebnisexport für HIS QIS (Plug-in)“. Diesen finden Sie im Reiter
„Prüfungsdaten“ der Prüfung.
Navigationspfad: [Prüfungen] → [<Ihre Prüfung>] → Icon [Details] → Prüfungsdaten → Ergebnisexport (Plug-in)
Abb.10: Ergebnisexport
Nun wird der Excel Export der Teilnehmer:innen aus dem Portal TUconnect benötigt, um die Ergebnisse mit den
Teilnehmer:innen zu verschmelzen. Klicken Sie auf Durchsuchen und laden Sie diese Datei hier hoch. Achten Sie darauf, in dem Drop Down Menü (Siehe Abb. 12) die Auswahl „HIS“ zu wählen. Wählen Sie beispielsweise nichts, erscheint eine leere Seite.
Abb.11: EvaExam Upload
Abb.12: HIS auswählen
Im Anschluss führt EvaExam die Prüfungsergebnisse aus EvaExam mit den Excel Export aus dem Portal TUconnect
zusammen („verschmelzen“) und zeigt Ihnen eine Vorschau, wie diese Zusammenführung aussehen würde.
Abb.13: EvaExam Verschmelzen
Hier können Sie abschließend nocheinmal überprüfen, ob diese Überführung durch den Notenschlüssel korrekt
durchgeführt wurde. Stimmt alles, klicken Sie auf Herunterladen.
Sie erhalten eine HISinOne -konforme Excel-Datei, welche Sie im Anschluss im Portal TUconnect wieder importieren
können, um die Noten der Prüfung zu verbuchen.
Abb.14: MS Excel: fertig verschmolzen