TUconnect – Leitfaden für den EvaExam Im- und Export

  • EvaExam: Version 9.1
  • EvaExam Export Plug-in: Version 2.0.4
  • HISinOne: Version 2022.12

1. Wichtige Voraussetzungen

Sie sind als Prüfer:in in EvaExam eingerichtet

Für das Durchführen einer Prüfung in EvaExam benötigen Sie unter https://eva.tu-braunschweig.de ein Benutzerkonto als Prüfer:in. Kontaktieren Sie hierzu die/den Teilbereichsadministrator:in Ihrer Fakultät.

Sie sind im Portal TUconnect (HISinOne) in der/den Rollen Prüfer/in oder Prüfervertreter/in berechtigt

Um Zugriff auf Ihre (oder Ihre zu vertretenen Prüfungen) zu bekommen, müssen Berechtigungen in der Rolle Prüfer/in oder Prüfervertreter/in im Portal TUconnect vorliegen. Ohne diese Berechtigung können Sie selbst keine Prüfungsteilnehmer:innen aus dem Portal TUconnect exportieren und müssen diese manuell in EvaExam anlegen. Die Berechtigung erhalten Sie über dieses Formular in unserem DokuWiki.

Sie kennen die Nummer der Prüfung

Für einen reibungslosen Export benötigen Sie die zugehörige Prüfungsnummer. Diese erhalten Sie im Zweifelsfall auch beim zuständigen Prüfungsamt.

Notenschlüssel

Für die Rückführung der Prüfungsergebnisse muss der Ergebnisexport aus EvaExam mit dem Export der Teilnehmer:innenliste aus dem Portal TUconnect verschmolzen werden. Damit das möglich ist, müssen Sie für sich im EvaExam einmalig Notenschlüssel anlegen, die konform zur HISinOne Software sind. Sie können diese dann immer wieder verwenden.

Mit einem Notenschlüssel teilen Sie EvaExam mit, welcher Wert im Feld Bewertung beim Verschmelzen der Teilnehmer:innen mit den Prüfungsergebnissen übertragen wird und wer, ab wie vielen Punkten, welche Note erhält.

EvaExam kann diese Transformation nicht ohne Notenschlüssel durchführen – Es ist also eine zwingende Voraussetzung für den Rückimport der Prüfungsergebnisse in das Portal TUconnect. Das Anlegen von Notenschlüsseln ist weiter unten genauer beschrieben.

2. Export der Teilnehmer:innen aus dem Portal TUconnect

Loggen Sie sich nach Ende der Abmeldefrist der Prüfung unter https://connect.tu-braunschweig.de als Prüfer:in oder Prüfervertreter:in ein. Rufen Sie nun die Liste der Teilnehmer:innen der gewünschten Leistung auf.

Diese erreichen Sie entweder über den Pfad [Lehrorganisation] → [Meine Veranstaltungen und Prüfungen] → Icon [Noten eingeben]

oder den Pfad [Leistungen] → [Noten eingeben] → Icon [Noten eingeben].

Falls Sie nicht wissen, wie Sie hierhin gelangen, nutzen Sie unseren Leitfaden für Prüfer:innen und Prüfervertreter:innen.

Hier müssen Sie dann zwei Dateien exportieren:

1. EvaExam Export im .csv Format (ganz oben im Auftragsstarter)

 Abb.1: HISinOne Auftragsstarter









Abb.1: HISinOne Auftragsstarter

2. Excel-Export im .xls Format (ganz unten unter allen Teilnehmer:innen)

Abb.2 : HISinOne Excel










Abb.2 : HISinOne Excel

Speichern Sie beide Datei(en) gut auffindbar ab - zum Beispiel in einem Ordner, der mit der Prüfungsnummer bezeichnet ist. Für den späteren Rückimport, müssen Sie sich außerdem in EvaExam noch einen Notenschlüssel zur Prüfung anlegen.


Welche Eintragungen im Feld Bewertung erlaubt sind (und damit im Notenschlüssel hinterlegt werden müssen), erfahren Sie am gleichen Ort im Portal TUconnect im gelb hinterlegten Bereich durch Klick auf das Lupensymbol.

Abb.3: HISinOne Bewertungsarten







Abb.3: HISinOne Bewertungsarten

Sie erhalten im linken Teil der Tabelle, welche hierdurch aufklappt, dann die zulässigen Notenausprägungen. Sie erfahren in der Zeile Ausprägungen, welcher „Name der Note“ später im Notenschlüssel hinterlegt werden darf.

3. Import der Teilnehmer:innen in EvaExam

Navigationspfad: [Prüfungen] → [<Ihre Prüfung>] → Icon [Details] → Aktionen → Teilnehmer verwalten

Loggen Sie sich zuerst unter https://eva.tu-braunschweig.de mit Ihrer GITZ-Kennung ein. Rufen Sie eine zuvor angelegte Prüfung auf und klicken Sie dann im Reiter Aktionen auf Teilnehmer verwalten.

Abb.4: EvaExam Prüfungsaktionen


















Abb.4: EvaExam Prüfungsaktionen

Im Reiter CSV Import von Teilnehmern klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie den EvaExam Export aus dem Portal TUconnect aus und laden Sie ihn hier hoch.

Abb.5: EvaExam .csv Import







Abb.5: EvaExam .csv Import

Dann bestätigen Sie den Import mit dem Knopf Importieren.

Die Teilnehmer:innen aus dem Portal TUconnect wurden nun importiert. Individuelle Anpassungen oder das manuelle Hinzufügen weiterer Teilnehmender sind an dieser Stelle weiterhin problemlos möglich. Sobald eine Prüfung abgelegt wurde, wird die Prüfung erfasst und anhand der Matrikelnummer dem Listenteilnehmer zugeordnet (grün hinterlegt).

Abb.6: EvaExam Teilnehmerverwaltung











Abb.6: EvaExam Teilnehmerverwaltung

4. Prüfungsergebnisse in EvaExam für den Rückimport vorbereiten

Navigationspfad: [Prüfungen] → [Notenschlüssel] → [Notenschlüsselverwaltung] → [<Ihr Notenschlüssel>]

Für den Rückimport der Prüfungsergebnisse in das Portal TUconnect müssen HISinOne-kompatible Notenschlüssel im EvaExam angelegt werden und der Excel-Export der Teilnehmer:innen vorliegen.

4.1 Notenschlüssel anlegen/vorbereiten

Dieser Teil kann bereits vorbereitet werden, bevor die Prüfung durchgeführt wird. Wie in den oberenAbschnitten bereits angemerkt, sind die Notenschlüssel eine zwingende Voraussetzung um die Prüfungsergebnisse später zurück ins Portal TUconnect importieren zu können.

Rufen Sie hierzu in EvaExam im Reiter Prüfungen den Punkt Notenschlüssel auf.

Abb.7: EvaExam Prüfungsoptionen

















Abb.7: EvaExam Prüfungsoptionen

Sollten noch keine Notenschlüssel angelegt sein, wird hier anschließend nichts aufgelistet. Klicken Sie auf Neuen Notenschlüssel hinzufügen und es erscheint eine Maske zur Erstellung eines individuellen Notenschlüssels.

Füllen Sie die Notenschlüsseldetails beliebig, aber für Sie gut identifizierbar, aus.

Abb.8: EvaExam Notenschlüssel



























Abb.8: EvaExam Notenschlüssel

Die Note ab welcher die Prüfung bestanden ist kann erst ausgewählt werden, sobald darunter bereits Noten angelegt wurden.

Im unteren Bereich kann nun – passend zum Wertebereich – der „Name der Note“ eingetragen werden. Jede Note inklusive des Wertebereichs muss durch einen Klick auf „Note hinzufügen“ einzeln angelegt werden.

Wurden alle Bereiche und Namen festgelegt, speichern Sie die Eingaben durch einen Klick auf „Speichern“. Der Notenschlüssel ist nun verfügbar und kann nach Abschließen einer Prüfung mit dieser verknüpft werden.

4.2 Prüfungsergebnisse aus EvaExam zurück ins Portal TUconnect importieren

Navigationspfad: [Prüfungen] → [<Ihre Prüfung>] → Icon [Details] → Aktionen → Notenschlüssel

Nachdem die Prüfung durchgeführt und bewertet wurde, müssen die Prüfungsergebnisse für den Rückimport ins Portal TUconnect vorbereitet werden. Verknüpfen Sie zuerst den Notenschlüssel mit der Prüfung, deren Ergebnisse Sie zurückführen wollen.

Abb.9: EvaExam Notenschlüsselzuweisung




Abb.9: EvaExam Notenschlüsselzuweisung

Dieser Notenschlüssel muss – wie bereits oben beschrieben – HISinOne-konform sein. Exportieren Sie nun die Prüfungsergebnisse über den Knopf „Prüfungsergebnisexport für HIS QIS (Plug-in)“. Diesen finden Sie im Reiter „Prüfungsdaten“ der Prüfung.

Navigationspfad: [Prüfungen] → [<Ihre Prüfung>] → Icon [Details] → Prüfungsdaten → Ergebnisexport (Plug-in)

Abb.10: Ergebnisexport












Abb.10: Ergebnisexport

Achtung: Das Plugin hat nur die Auswahl (System auswählen) „HIS“, trotzdem funktioniert der Vorgang ebenfalls für das Portal TUconnect (HISinOne). Wir haben das Format und die Tabellenspalten des Excel-Exports entsprechend angepasst.



Nun wird der Excel Export der Teilnehmer:innen aus dem Portal TUconnect benötigt, um die Ergebnisse mit den Teilnehmer:innen zu verschmelzen. Klicken Sie auf Durchsuchen und laden Sie diese Datei hier hoch. Achten Sie darauf, in dem Drop Down Menü (Siehe Abb. 12) die Auswahl „HIS“ zu wählen. Wählen Sie beispielsweise nichts, erscheint eine leere Seite.

Abb.11: EvaExam Upload






Abb.11: EvaExam Upload

Abb.12: HIS auswählen






Abb.12: HIS auswählen

Im Anschluss führt EvaExam die Prüfungsergebnisse aus EvaExam mit den Excel Export aus dem Portal TUconnect zusammen („verschmelzen“) und zeigt Ihnen eine Vorschau, wie diese Zusammenführung aussehen würde.

Abb.13: EvaExam Verschmelzen








Abb.13: EvaExam Verschmelzen

Hier können Sie abschließend nocheinmal überprüfen, ob diese Überführung durch den Notenschlüssel korrekt durchgeführt wurde. Stimmt alles, klicken Sie auf Herunterladen.

Sie erhalten eine HISinOne -konforme Excel-Datei, welche Sie im Anschluss im Portal TUconnect wieder importieren können, um die Noten der Prüfung zu verbuchen.

Abb.14: MS Excel: fertig verschmolzen










Abb.14: MS Excel: fertig verschmolzen

digi-pruef/evaexam/tuconnect_leitfaden_import_export.txt · Zuletzt geändert: 2023/06/08 12:41 von marroepe
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