Webex Meetings

Eine Empfehlung für betreute Klausureinsichten finden Sie hier.

Webex Meetings bietet die Möglichkeit, schnell und einfach einen persönlichen Webkonferenzraum zu betreten und sowohl Nutzer der TU-Braunschweig als auch „externe“ Nutzer unkompliziert einzuladen. Dies kann über die Webseite im Browser erfolgen; für den vollen Funktionsumfang empfehlen wir jedoch die Nutzung der Desktopanwendung.

Für die empfohlenen Nutzungsszenarien schauen Sie bitte hier.

Meeting Schnellstart

Nach erfolgreichem Login können Sie auf der Startseite im Webbrowser auf Meeting starten klicken:

Alternativ kann dies auch in der Desktopanwendung erfolgen:

Es erscheint dann folgendes Fenster in der Desktopanwendung bzw. Tab im Webbrowser:

Die Einrichtung und weitere Bedienung folgt weiter unten.

Meeting Termin ansetzen

Um ein Meeting zu planen, bitte auf der Startseite oder in der Desktopanwendung den Punkt „Termin ansetzen“ auswählen.

Dort können Sie dann den Termin, sowie die Audio- und Raumoptionen in den erweiterten Einstellungen, anpassen.

Bei einem vorab geplanten Meeting ist es sinnvoll, den Teilnehmern einen vorzeitigen Beitritt zu ermöglichen.


Meeting starten und Geräteeinstellungen

Damit Sie am Meeting erfolgreich teilnehmen können, werden nach dem Start die Einstellungen und eine Übersicht über die erkannten Audio- und Videogeräte angezeigt.

Mit einem Klick auf den folgenden Bereich

können Sie die Optionen zur Audioverbindung (1.)

und die Audio- und Videogeräte (2.) anpassen.

Mit einem Klick auf das vorher rote Kamerasymbol erhalten Sie die Vorschau Ihres Kamerabildes.

Sind alle Einstellungen korrekt und erfolgreich getestet, können Sie das Meeting starten.


Um weiteren Nutzern dem laufenden Meeting Beitritt zu gewähren, gibt es mehrere Möglichkeiten.


Einladung per E-Mail

Mit einem Klick auf „Einladen und Erinnern“ können Sie Nutzern E-Mail-Benachrichtigungen (erneut, bei einem geplanten Termin mit Teilnehmerliste) mit den Beitrittsinformationen zukommen lassen.

Mehrere E-Mails mit Komma oder Semikolon trennen und senden.

Weitere Nutzer können auch mit „Mehr Personen“ eingeladen werden.


Als Standardwert beim Start eines Meetings wird der persönliche Raum Ihres Accounts verwendet. Dieser Raum ist, sofern nicht anders konfiguriert, über den namentlichen Teil Ihres Accounts bzw. der TU E-Mail-Adresse erreichbar: z.B. https://tu-braunschweig.webex.com/meet/max.mustermann für "max.mustermann@tu-braunschweig.de".

Mit einem Klick auf „Meeting-Link kopieren“ erhalten Sie folgende Bestätigung und können diesen Link in der Anwendung Ihrer Wahl z.B. in Stud.IP, Messenger etc. einfügen.


Telefoneinwahlnummern

Alternativ können sich Nutzer auch interantional per Telefoneinwahl, hier nur Audioübertragung, verbinden.


Meeting als Teilnehmer im Browser beitreten

Als Teilnehmer können Sie über die Webseite per Sitzungsnummer oder Raumnamen beitreten. Alternativ können Sie auch einem Link oder einer E-Mail-Einladung folgen.

Läuft in dem so ausgewählten Raum eine Webkonferenz oder ist der vorzeitige Betritt gewährt, erhalten Sie die Möglichkeit, dem Meeting beizutreten; ggf. wird ein Passwort benötigt.

Sie werden anschließend aufgefordert, sich bei Webex anzumelden oder als Gast Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Ist dies erfolgreich, kommen Sie auch hier zur Konfiguration der Verbindung und der verwendeten Geräte. Ihr Browser wird an dieser Stelle nach Berechtigungen für die Benutzung von Mikrofon und Kamera fragen.


Teilnehmer verwalten

Sind die Teilnehmer erfolgreich beigetreten und haben die Geräte erfolgreich konfiguriert, können Sie sie verwalten und z.B. zum Gastgeber oder Moderator ernennen.


Lobby-Warteliste

Externe, oder nicht angemeldete Benutzer können zum warten in der sog. Lobby aufgefordert werden. Sie können über Teilnehmerlisten im Vorfeld eingeladen werden. Alternativ natürlich auch mit geteiltem Link oder Sitzungsnummer/Passwort hinzugeholt werden.


Gäste in der Lobby sehen noch keine Meetinginhalte.


Meeting Gastgeber werden über wartende Gäste informiert. Hier als Benachrichtigung bei ausgeblendeter Teilnehmerliste:


Hier direkt in der Teilnehmerliste:


Meeting Aufzeichnen

Über die eingebaute Aufzeichnungsoption können Aufnahmen von Meetings lokal oder online erzeugt werden. Eine Verwaltung der online gespeicherten Aufzeichnungen ist hier möglich.

Möchten Sie die Aufzeichnung beenden, finden Sie diese Option an gleicher Stelle:


Inhalte im Meeting freigeben

Als Startwert dürfen alle Teilnehmer eines Meetings Inhalte freigeben - ist dies nicht gewünscht, sollten Sie folgende Option anpassen. Dies hat zur Folge, dass nur noch Moderatoren Inhalte freigeben dürfen.

Sind Teilnehmer im Browser beigetreten, haben diese neben Chat, Mikrofon- und Kameraübertragung auch die Möglichkeit, ihren Bildschirm oder einzelne Anwendungsfenster freizugeben.

Mithilfe der Desktopanwendung haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Dokumente und Whiteboards anzeigen zu lassen und andere Anwendungsfenster übersichtlicher auszuwählen.

Die aktive Freigabe eines Fensters oder des gesamten Bildschirms kann per Steuerungsleiste am oberen Bildschirmrand verwaltet und beendet werden:

Grundsätzlich empfehlen wir, die Präsentationsumgebung so schlicht und störungsfrei wie möglich zu gestalten. Sollte jedoch ein ungewolltes Fenster auftauchen,

das nicht freigegeben ist… Präsentatorenansicht

wird dies bei den Zuschauern ausgegraut. Teilnehmeransicht

Dies gilt natürlich nicht für die Freigabe des gesamten Bildschirms!


Für Videobild inkl. Audio des Gerätes optimieren

Soll z.B. Videobild inklusive Audio übertragen werden, so ist das Vorgehen identisch: In der Meetings App über die Inhaltsfreigabe: Inhalte freigeben

Anschließend muss im Auswahlfeld „Übertragung für Bewegung und Video optimieren“ gewählt und die Option „Audioinhalte auf Ihrem Computer freigeben“ aktiviert werden: Audio übertragen

Anschließend das Fenster bzw. die Anwendung mit den gewünschten Audioinhalten in der Freigabeübersicht auswählen. Es wird nun bis zur Beendigung dieser Freigabe sowohl Mikrofon, als auch Audio der Anwendung(en) übertragen.

Verwaltung der Gastgeberrollen


Für den Krankheitsfall oder bei ggf. auftretenden Infrastrukturproblemen im Home-Office/Mobilen Arbeiten ist es äußerst sinnvoll zusätzliche Gastgeber für eine geplante Veranstaltung in Meetings zu etablieren. Alternative Gastgeber müssen über ein aktives Webex-Konto verfügen. Dies sollten alle Mitglieder der TU besitzen, siehe Anmeldung per SSO. Falls es hierbei zu Problemen kommt kontaktieren Sie bitte den IT-Service-Desk.

Dies kann beim Anlegen von geplanten Sitzungen/Seminaren etc. in Webex Meetings wie folgt geschehen:

Zunächst die Erweiterten Optionen und Optionen zum Ansetzen aufklappen:

Anschließend die gewünschten Optionen für zu bestimmende Personen (Teilnehmerliste) oder z.B. die erste Person die beitritt, aktivieren.

Hier sehen sie die Ansicht der Teilnehmerliste mit einem Mitgastgeberinnen. Alle weiteren Teilnehmer können, wenn nicht mit der Funktion „Entsperrte Meetings“ weiter unten zusätzliche Teilnehmer ausgeschlossen worden sind, wie gewohnt mit Sitzungnummer/-Link und Passwort beitreten.

Bei Veranstaltungen die nicht z.B. Abteiltungssitzungen sind und z.B. eine große Anzahl von Studierenden erwarten, sollte man sinnvollerweise die erste Option mit explizit per Liste bestimmten alternativen Gastgebern in Erwägung ziehen.


Teilgruppensitzungen


Mit dem Update 40.9 können Teilgruppen nun auch in Webex Meetings erstellt werden (vgl. BigBlueButton oder Webex Training). Die Verwendung ist vergleichbar mit den erwähnten Diensten und recht vollständig: Teilgruppen können ad-hoc automatisch oder vordefiniert manuell zugewiesen und gestartet werden. Versenden von Nachrichten an alle Teilnehmer oder bestimmte Gruppen und ein Anpassen vorhandener Teilgruppen ist ebenso möglich.

Zunächst müssen die Teilgruppen aktiviert werden:

Anschließend müssen die Teilnehmer den Teilgruppen zugewiesen werden. Dies kann automatisch oder auch manuell erfolgen:

Im manuellen Modus werden die Teilnehmer und die Teilgruppen, die auch umbenannt werden können aufgelistet:

Die manuelle Zuweisung kann per Listenauswahl, oder Namenssuche erfolgen:

Weitere Einstellungen, wie die Sperre der Hauptsitzung oder der Teilgruppen und Zeitlimits, können unter Einstellungen vorgenommen werden:

Wird das Teilgruppen-Fenster geschlossen, können über den Menüeintrag die Teilgruppen zu einem späteren Zeitpunkt, oder sofort gestartet werden. Auch die Zugehörigkeiten können dort erneut angepasst werden:

Werden die Teilgruppen gestartet, erhalten die Teilnehmer folgenden Hinweis:

Haben die Nutzer die Gruppen betreten, können Sie, je nach o.g. Einstellungen, die Teilgruppen vorübergehend verlassen:

Und auch wieder betreten:

Auch der Veranstalter kann allen Teilnehmern erneut eine Beitrittsaufforderung (z.B. für neue Gruppenzuweisungen) senden:

Die Übersicht über eine Teilgruppe stellt sich für den Veranstalter wie folgt dar:

Per Broadcast kann eine Nachricht (z.B. Zeitlimit) an alle Teilnehmer, oder an einzelne Gruppen, übertragen werden:

Sollte das voreingestellte Zeitlimit erreicht werden, oder der Veranstalter „Alle Teilgruppen beenden“ ausgewählt haben, erscheint folgende Information für die Teilnehmer:


Hintergrundgeräuschreduktion


Die neue Hintergrundgeräuschreduktion können Sie während des Meetings in den Audioeinstellungen aktivieren.





Dunkel-Modus


Um eine ggf. augenschonende dunkle Ansicht zu aktivieren, wählen Sie bitte im Meeting Anzeigen → Themes aus.



Weiteres

Aktualisierung der Desktop-Anwendung

Sie können zunächst die Version der Anwendung mit Klick auf das Zahnrad und Info überprüfen:

Um die Meetings Desktop-Anwendung auf eine neue Version zu aktualisieren, gehen Sie dann bitte wie folgt vor:


Überprüfung auf Updates per Klick auf das Zahnrad und Auswahl des Menüeintrags:


Bestätigen der Aktualisierung:


Die Aktualisierung bestätigt zum Schluss den Erfolg:


Downloads für die Benutzung von Meetings finden Sie hier.

Empfehlung für Klausureinsichten in Webex Meeting

Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, stellen wir hier die von uns empfohlenen Einstellungen und Vorgehensweisen für Klausureinsichten mit vielen Teilnehmerinnen per Webex vor. Die Vorlage ist nun als „Klausureinsicht mit Teilgruppen“ in Webex direkt in der Auswahl verfügbar, das Handout gibt es hier.

Anlegen des Meetings

Zunächst legen Sie den Termin wie gewohnt fest und fügen Teilnehmer, die Sie als Mitgastgeberinnen bestimmen wollen, in die Teilnehmerliste ein und markieren Sie diese (türkises Kopf-Symbol). Hier sollten nicht die Studierenden aufgelistet werden. Aktivieren Sie anschließend die Erweiterten Optionen.


Im Punkt „Optionen zum Ansetzen“ sollten folgende Optionen gesetzt werden, Mitgastgeberinnen aus Teilnehmerliste wäre hier die wichtigste.


Aktivieren Sie hier die Teilgruppensitzungen. In den dadurch verfügbaren Teilgruppen- bzw. Breakout-Räumen können Sie vertraulich auf Rückfragen etc. eingehen. Gäste sollten bis zur Einladung in der Lobby verbleiben. Wichtig: Studierende, die sich mit ihrem gültigen Webex-Login anmelden, sind keine Gäste und können nach Einladung dieses Meeting direkt betreten! Ausnahme hierbei ist ein „gesperrtes Meeting“. Daher sind die geschlossenen Teilgrupppensitzungen dringend empfohlen. Eine Betreten ohne Webex-Login ist mit diesen Einstellungen nur per Lobby-Freigabe durch die Gastgeberinnen oder Moderatorinnen möglich.


Im letzten Konfigurationspunkt müssen, bzw. könnden die Meeting Optionen und die Standard-Privilegien für Teilnehmer angepasst werden. Die hier gezeigten Optionen sind ein Vorschlag:


Abschließend kann wie gewohnt mit „Termin ansetzen“ der Vorgang abgeschlossen werden.

Einladen

Die Mitgastgeberinnen aus der Teilnehmerliste werden vor dem Start automatisch eingeladen. Die Studierenden können - wie gewohnt - mit Link, oder Sitzungsnummer und Passwort eingeladen werden. Diese Daten erhalten Sie nach der erfolgten Planung in der Übersicht der anstehenden Meetings. Dort den passenden Termin mit Klick auf dessen Namen auswählen. Im Bereich „Meeting-Informationen“ finden Sie dann die relevanten Daten.

Ablauf

Starten Sie, oder die festgelegten Mitgastgeberinnen, wie gewohnt das Meeting zum passenden Zeitpunkt. Je nachdem wie Sie die Einsicht gestalten möchten, können Sie im Laufe des Meetings im Hauptfenster auf „Meeting“ → „Optionen“ klicken, um die Videofreigabe der Teilnehmerinnen zu de- oder aktivieren. Gleiches gilt für die globale Stummschaltung.


Starten Sie die Teilgruppensitzungen mit der gewünschten Anzahl der Räume, die Sie einzeln betreuen möchten. Dies geschieht mit Klick auf „Teilgruppensitzungen“ in der Button-Leiste unten. Die Organisation der Teilgruppen (einzelne Aufgaben oder mehrere Betreuerinnen) ist natürlich freigestellt. Wichtig ist die manuelle Zuweisung! So können einzelne Studierende „in diese Räume gebeten“ werden.


Die Räume können entsprechend benannt werden:


Wichtig: hier das Zuweisen der Räume durch die Betreuerinnen (Moderatorinnen oder Gastgeberinnen) für die Räume aktivieren.


Die sonstigen Standardeinstellungen für die Teilgruppensitzungen passen meist für diesen Anwendungsfall.


Starten Sie nun die Teilgruppensitzungen.


Sollten sich Studierende ohne Account anmelden, warten diese in der Lobby auf Freigabe. Studierende mit Webex Account treten direkt der Sitzung bei. Mit Klick auf den gelben Banner werden die wartenden angezeigt und können zugelassen werden. Sollte diese Anzeige fehlen, aktivieren Sie bitte die Teilnehmerliste.


Sind alle eingetroffen, können Sie das Meeting sperren.


Klicken Sie nun erneut auf den Button „Teilgruppensitzungen“, können die Teilnehmerinnen zugewiesen werden.


Die Teilnehmerinnen bekommen an dieser Stelle eine Aufforderung zum Betreten der Teilgruppensitzung.


In der Teilgruppensitzung können dann wie gewohnt Bildschirminhalte etc. freigegeben werden.


Ist die nächste Person an der Reihe, kann diese bequem „ausgetauscht“ werden; die Betreuerinnen können somit in den Teilgruppen verbleiben.


Die Betreuerinnen können auch jederzeit die Teilgruppe verlassen oder diese temporär beenden. Der Start der Teilgruppen ist während der Sitzung jederzeit wieder möglich.


webkonferenz/webex/webex_meetings.txt · Zuletzt geändert: 2021/06/15 11:16 von markanni
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