Schnelle Hilfe

Fehlermeldung bei Freigabe/Speichervorgang

Ich erhalte eine Fehlermeldung beim Versuch zu Speichern oder Freizugeben. Was tun?
  • Grundsätzlich speichern Sie bitte am besten gleich nach der Eingabe des Kurztitels und dann in kürzeren Abständen (z.B. nach jedem Reiter) einmal ab. Sollten Fehler auftreten, vermeiden Sie so größeren Schaden.
  • Ist ein Fehler aufgetreten, machen Sie bitte sofort einen Screenshot von der Fehlermeldung.
  • Schreiben Sie bitte an den DiFA-Support ( difa-support@tu-braunschweig.de ) unter Angabe des Browsers, den Sie verwendet haben sowie der ungefähren Uhrzeit. Außerdem benötigt der technische Support den Screenshot und, wenn etwas gespeichert werden konnte, die Fonds-/IA-Nr. oder den Kurztitel der Forschungsanzeige.

Wie ändere ich einen Fehler in meiner "DiFA"?

  • Ist die Forschungsanzeige noch nicht komplett freigegeben und es muss lediglich ein Fehler korrigiert werden, kann sie (vor Freigabe durch die Projektleitung) sofort geändert werden.
  • Hat die Projektleitung bereits freigegeben, kann die Forschungsanzeige im Workflow zurückgeschickt werden, bis das Ändern wieder möglich ist.
  • Dazu müssen Sie denjenigen informieren, der jetzt freigeben könnte, z.B. die Institutsleiterin. Diese Person muss stattdessen ablehnen. Der/die Projektleiter/-in kann die Änderung entweder selbst vornehmen und anschließend wieder freigeben, oder die Forschungsanzeige weiter an den/die Mitarbeiter/-in delegieren.

Wie kann die Innenauftragsnummer geändert werden?

Wenn z.B. wegen eines übersehenen Zahlendrehers eine Innenauftragsnummer geändert werden muss, gilt Folgendes:

  • Können Sie die Forschungsanzeige noch selbst „zurückholen“, indem Sie Ihre Vorgesetzten ablehnen lassen, bis sie wieder den Status „In Bearbeitung“ hat? Dann können Sie die Nummer noch selbst ändern.
  • Ist die Forschungsanzeige schon von der FKL freigegeben, wird aber noch nicht von der Haushaltsabteilung bearbeitet? Dann bitte an difa-support@tu-braunschweig.de schreiben und um Änderung der Nummer bitten. In der Forschungsanzeige für die Haushaltsabteilung bitte einen Kommentar hinterlassen, dass die Nummer geändert wird.
  • Wurde auf dem Fonds bereits gebucht? Dann informieren Sie bitte die Haushaltsabteilung. Wenn Ihr/-e Sachbearbeiter/-in zu dem Schluss kommt, dass die Nummer geändert werden muss, kann der/die Sachbearbeiter/-in dies nur in SAP tun. Die Änderung in DiFA kann nur zentral vom Support oder einem Admin vorgenommen werden.
Wichtig: Wenn möglich, lassen Sie bitte zuerst die Nummer in DiFA ändern! Wird diese zuerst in SAP geändert, ist sie anschließend in DiFA gesperrt. Mittels einem Abgleich mit einer tagesaktuellen Liste der in SAP vorhandenen Innenauftragsnummern verhindern wir Doppler (vor Einführung der Liste kam dies immer wieder vor).

Falscher Status wird angezeigt

Mein/-e Chef/-in oder ich werden nicht mit dem richtigen Status angezeigt. Was tun?
  • Zunächst überprüfen Sie bitte, ob tatsächlich ein falscher Status angezeigt wird. Häufig werden im Reiter „Freigabe und Historie“ die Rolle des Benutzers und die Aktion verwechselt. Unter Rolle wird die höchste Rolle angezeigt, die ein Nutzer hat; bei einer Person mit den Rollen MA, PL, OEL und FKL z.B. FKL. Das heißt nicht, das schon auf dieser Stufe freigegeben wurde. Auf welcher Ebene die Person freigegeben hat, steht in der Beschreibung der Aktion. Z.B. „FA wurde Freigeschaltet. Neuer Status: Freigegeben (Projektleitende)“. Auch in der Statusleiste ganz oben können Sie erkennen, welche Stufen bereits freigegeben sind (grün) und welche nicht (weiß).
  • Berechtigungen, die tatsächlich fehlen können, so dass ein „falscher Status“ angezeigt wird, sind OEL (Leitung der Organisationseinheit) und FKL (Fakultätsleitung). Wenn unter „Rolle“ bei Ihnen „MA“ (Mitarbeiter/-in) steht, und Sie benötigen das Recht „OEL“, schreiben Sie bitte an difa-support@tu-braunschweig.de. Dasselbe gilt, sollte tatsächlich das Recht „FKL“ fehlen.

Freigabe-Mail versehentlich gelöscht

Eine Freigabe-Mail wurde versehentlich gelöscht. Wie kann die Forschungsanzeige jetzt freigegeben werden?

Die E-Mails mit der Aufforderung zum Prüfen und Freigeben bzw. Ablehnen dienen nur als Hinweis an die nächste Person im Workflow. Um die Forschungsanzeige freizugeben, benötigen Sie die E-Mail nicht. Sie können die Forschungsanzeige nach dem Einloggen in der Anwendung (mit der jeweils erforderlichen Benutzerkennung) aus der Liste heraussuchen und öffnen. Zum Öffnen der Forschungsanzeige aus der Liste heraus klicken Sie auf den rot markierten Kurztitel.

Wie kann ich eine Forschungsanzeige löschen?

  • In den Rollen „Mitarbeiter/-in“ und „Projektleiter/-in“ kann eine Forschungsanzeige jederzeit gelöscht werden (Button „Löschen“).
  • Nach Freigabe durch die Projektleitung darf eine Forschungsanzeige nicht mehr ohne deren Zustimmung verändert und damit auch nicht gelöscht werden. Sollte das Löschen dennoch erforderlich sein, muss die Forschungsanzeige durch Ablehnen der freigabeberechtigten Person (z.B. Institutsleiterin) im Workflow zurückgeschickt werden, so dass das Löschen wieder möglich ist.
  • Wenn die Forschungsanzeige bereits komplett freigegeben ist, es sich formal also um ein laufendes Projekt handelt, kann sie nicht mehr gelöscht werden. Wenn sich das Projekt dennoch zerschlägt oder an eine andere Universität wechselt, muss eine Änderungsanzeige mit Förder/Vertragssumme Null angelegt werden. Dadurch erscheint das Projekt dann auch nicht in der Projektliste der TU Braunschweig.
onlinetools/difa/4.txt · Zuletzt geändert: 2020/09/08 18:24 von aleschel
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