Forschungsanzeigen erfassen & bearbeiten

Jeder Nutzer (Besitzer einer GITZ-Benutzerkennung) sieht

  1. alle selbst angelegten Forschungsanzeigen (eigene Forschungsanzeigen),
  2. alle Forschungsanzeigen, die der Organisationseinheit zugeordnet sind, deren Kostenstelle der GITZ-Benutzerkennung zugeordnet ist.
Beispiel 1: Die Kostenstelle der Kennung eines Benutzers lautet 20005700 (OE: Chief Information Officer). Der Benutzer möchte nun Forschungsanzeigen des Gauß-IT-Zentrums sehen. Dies ist mit der gegebenen Benutzerkennung nicht möglich, denn der Kostenstellenbereich des Gauß-IT-Zentrums erstreckt sich von 30200000 bis 30299999.
Beispiel 2: Eine Nutzerin arbeitete früher an Institut x, seit Jahren allerdings an Institut y. Die Benutzerkennung wurde aber nie „umgezogen“. Bisher fiel das auch nicht auf, aber nun stellt die Nutzerin fest, dass Sie in DiFA die falschen Forschungsanzeigen sieht.Maßnahme: siehe Punkt „zusätzliche Benutzerkennung“

Wer kann welche Forschungsanzeigen bearbeiten?

Sie können Ihre selbst angelegten Forschungsanzeigen bearbeiten, sofern sie noch nicht von der Projektleitung freigegeben sind. Sie können ebenfalls die Forschungsanzeigen von Kolleg*innen aus Ihrer Organisationseinheit bearbeiten.

Beispiel: Sie bekommen eine Nachfrage der Abteilung für Haushaltsrecht und Finanzen zu einer Forschungsanzeige. Diese wurde von einem Kollegen angelegt, der nicht mehr bei Ihnen arbeitet. Sie können die Forschungsanzeige selbst ändern, sofern Sie eine Benutzerkennung für die Organisationseinheit besitzen.

Listanzeige und Sichtbarkeit von Forschungsanzeigen (Rechtesystem)

In der Listanzeige sehen Nutzer/-innen grundsätzlich nur Forschungsanzeigen der eigenen Organisationseinheit (Institut, Seminar, Zentrale Einrichtung) sowie selbst angelegte Forschungsanzeigen.

Fakultätsleiter/-innen sehen alle Forschungsanzeigen der Fakultät. Die Legitimation erfolgt durch LDAP-Abfrage.

Für jede Organisationseinheit ist eine eigene Benutzerkennung erforderlich (Formular AN006 auf der Homepage des Gauß-IT-Zentrums; Formular AN008 bei Wechsel). Wer in drei Instituten Forschungsanzeigen bearbeitet, benötigt drei Benutzerkennungen.

Sie können die Forschungsanzeigen der Ihnen zugeordneten Organisationseinheit in jedem Falle öffnen, ansehen, drucken und kommentieren. Je nach Berechtigungsstufe (siehe Anhang) können Sie auch bearbeiten und freigeben.

Mit den Views können Sie die Liste auf Forschungsanzeigen bestimmter Status eingrenzen.

Forschungsanzeige Neu anlegen

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Erfassungsmaske zu öffnen:

  1. über „Neue Forschungsanzeige“ im Menü (oberer Bildschirmrand),
  2. über die Box „Neue Forschungsanzeige“ mit dem Plus in der Bildschirmmitte.

Für die Erfassung gilt: Eine Erfassungsmaske für alle (nicht mehr in Aufträge und Zuwendungen gesplittet).

Eine Logik deaktiviert nicht auszufüllende Felder, je nach dem, was bisher ausgefüllt wurde (Felder sind ausgegraut und nicht bearbeitbar).

Zum Zwischenspeichern ist nur der Kurztitel Pflichtfeld.

Erst wenn die erfassende Person (Rolle „MA“) auf „Freigeben“ klickt, erfolgt das endgültige Speichern mit Validierung, d.h., gegebenenfalls müssen fehlende Angaben ergänzt werden.

Vorlagen

Um Zeit beim Ausfüllen der Forschungsanzeigen zu sparen, können sie für bestimmte wiederkehrende Fälle (z.B. „DFG-Projekte von Prof. Schmidt“) Vorlagen anlegen, diese speichern und im Bedarfsfall diese Vorlage in eine neue Forschungsanzeige laden. Das können Sie entweder aus einer leeren Forschungsanzeige oder aus der Vorlagenverwaltung heraus tun.

Ausfüllhilfe

Reiter 1: Beschreibung des Projekts

Feld Ausfüllhilfe
Kurzbezeichnung Zwanzig Zeichen. Eindeutigkeit erleichtert später die Suche.
Vollständiger Titel auf Deutsch Hier bitte immer den vollständigen Titel eintragen.
Vollständiger Titel auf Englisch Hier bitte die englische Übersetzung eintragen; Ggf. mit Kooperationspartnern einen einheitlichen Titel abstimmen.
Drittmittelbereich Bitte auswählen (Zuwendung, Auftrag, Rücklagen).
SAP-Fonds/Innenauftrag Bitte Innenauftragsnummer des (Teil-)Projektes hier eintragen. Hilfestellung in der gültigen Fondssystematik (Infoportal).
„Sammler“ Kleinauftrag Möglich bei den Fondsintervallen 644 und 649.
Organisationseinheit Auto-Complete-Feld. Bitte die Organisationseinheit (OE) auf Institutsebene auswählen. Liste der in TUorga (https://tuorga.tu-braunschweig.de) hinterlegten steht zur Auswahl.
Zuordnung zur OE-Kostenstelle Im Feld OE-Kostenstelle wird automatisch die (meist übergeordnete) Kostenstelle der Organisationseinheit eingezogen. Hierüber werden die dem/-r Nutzer/-in sichtbaren Forschungsanzeigen sowie die zuständige Leitung zugeordnet.
Kostenstelle des Projekts Dies ist die Kostenstelle, über die gebucht werden soll. Voreingestellt ist die Kosten-/Finanzstelle der Einrichtung; ggf. bitte mit der gewünschten Unterkostenstelle (8-stellig) überschreiben. Betrifft das Projekt eines der Carolo-Wilhelmina-Forschungszentren (CWF), ist die jeweilige Institutskosten-/finanzstelle an diesem Zentrum einzutragen. Gleiches gilt für Exzellenzcluster u. Ä.
Kostenstelle für Entlastung der Gemeinkosten Bei Auftragsprojekten über ein Zentrum
Geschäftsbereich Geschäftsbereich (4-stellig) zu der angegebenen Kosten-/Finanzstelle
Verantwortliche Projektleitung (Name) Wenn sich die PL einloggt, wird hier der Name aus LDAP eingezogen; bitte vorher trotzdem eintragen. Anzeige nach Einzug: Nachname, Vorname (ohne Titel). Grund für die Reihenfolge: in SAP stehen hier nur 20 Zeichen zur Verfügung.
Verantwortliche Projektleitung (E-Mail) Akzeptiert sind nur tu-braunschweig.de-Adressen (die generell genutzt werden müssen). Zwischen@ und “ tu“ darf noch etwas stehen, z.B. „ifa.“
Verantwortliche Projektleitung (CC) Hier kann eine weitere Adresse (hier auch Funktionsadressen!) eingetragen werden zur Vereinfachung der Nachverfolgung.
TU-BS-Forschungsschwerpunkt In manchen Einrichtungsordnungen ist Zugehörigkeit zu einem der vier Schwerpunkte festgelegt: https://www.tu-braunschweig.de/forschung
Fachgebiet Auto-Complete. Dreistufige Systematik, die vom Statistischen Bundesamt und der DFG verwendet wird. Ausgewählt wird in DiFA die unterste Stufe, gespeichert (und nach Speicherung angezeigt) werden alle drei Stufen. Überblick auf der DFG-Seite https://www.gerit.org. Bitte immer ein Listenelement auswählen, ansonsten können die höheren Ebenen der Systematik nicht gespeichert werden und entsprechend erzeugt die Validierung eine Fehlermeldung! Zweck der Restriktion: statistisch verwertbare Angaben.
Laufzeit von: Tatsächliche Laufzeit des Projekts; sollte aus den Projektunterlagen hervorgehen
Laufzeit bis: Wenn „unbefristet“ gehakt, automatisch auf 31.12.9999 gesetzt
Militärische Relevanz Zu militärisch relevanten Forschungsprojekten zählen neben Projekten, die unmittelbar militärischen Zwecken dienen, auch sicherheitstechnische Vorhaben, die den Schutz kritischer Infrastrukturen sowie den Bevölkerungs- und Katastrophenschutz zum Ziel haben. Grundsätzlich sind alle Forschungsprojekte zu nennen, deren öffentliche oder private Auftraggeber militärische Interessen nahelegen. Es sind insbesondere auch Auftraggeber aus dem Ausland einzubeziehen. Bei Vorhaben im Graubereich (Dual-Use) sollten ggf. die Projektverantwortlichen um Einschätzung des militärischen Zwecks gebeten werden.

Reiter 2: Drittmittelgeber

Feld Ausfüllhilfe
Auftraggeber/-in bzw. Zuwendungsgeber/-in Liste mit jeweils häufigsten sowie in den letzten zwei Jahren vorgekommenen Drittmittelgeber/-innen; wenn kein Drittmittelgeber, „Kein Drittmittelgeber“ auswählen; wenn DG nicht in der Liste vorkommt, „anderer Drittmittelgeber“ auswählen und DG in das folgende Freitextfeld schreiben, bitte den vollständigen Namen mit Rechtsform.
Branche des Drittmittelgebers (NACE-Code) Klassifizierung der Wirtschaftsbranchen, die von der Europäischen Kommission verwendet wird, durchsuchbar auf: https://ec.europa.eu/eurostat/ramon/nomenclatures/index.cfm?TargetUrl=LST_NOM_DTL&StrNom=NACE_REV2&StrLanguageCode=DE&IntPcKey=&StrLayoutCode. Die Systematik ist vierstufig, ausgewählt wird über Autocomplete die letzte Stufe, gespeichert und nach Speicherung angezeigt werden alle vier Stufen. Übersicht über häufige Codes siehe NACE-Codes
Auftrags-/ Vertragsnummer Bitte den Projektunterlagen entnehmen.
Auflage zur Geheimhaltung Wenn mit nein beantwortet, entfallen die weiteren Fragen. Wenn mit ja beantwortet, bitte ALLE Folgefragen beantworten, ggf. anonymisierten deutschen Titel eintragen.

Reiter 3: Finanzierungsplan

  • Nur bei Zuwendungsprojekten aktiv
  • Felder ohne Beträge bitte mit „0“ füllen

Reiter 4: Kalkulation

  • Nur bei Auftragsprojekten aktiv
  • Felder ohne Beträge bitte mit „0“ füllen
  • Wert im Feld Forschungszulage wird für die Fragen zur Forschungszulage weiterverwendet (Berechnung des Prozentsatzes)
  • Der Gemeinkostensatz wird bei Änderung zentral angepasst

Reiter 5: Zahlungsmodalitäten und Ertragsteuer

  • Frage nach Mittelabruf bei Zuwendungsprojekten aktiv, bitte auswählen, ob feste oder variable Zahlungstermine
  • Bei Auftragsprojekten Auswahl nur erforderlich, wenn Abschlagsrechnungen vereinbart sind
  • Wenn ertragssteuerpflichtig, bitte Tätigkeit auswählen (Achtung: auch nicht ertragssteuerpflichtige Tätigkeiten enthalten; Auswahl ist als Entscheidungs- und Prüfhilfe gedacht)
  • Wenn „sonstige Tätigkeit“, bitte im Freitextfeld benennen

Reiter 6: Sonstige Erklärungen der Projektleitung

  • Inhalt entspricht den Feldern im PDF-Formular

Reiter 7: Kooperations- und Verbundvorhaben

  • Inhalt bekannt
  • Interne Partner stehen per Autocomplete aus TUorga-Liste zur Verfügung
  • Externe Partner sind (vorläufig) Freitext, bitte den offiziellen Namen vollständig eintragen!
  • Feld Unterauftragnehmer: Wenn es Unterauftragnehmer gibt, die Sie bereits kennen, tragen Sie bitte Name und Anschrift vollständig ein.

Reiter 8: Ethische Relevanz

  • Der zweite Punkt ist optional; hier kann Konfliktpotential gemeldet werden
  • Die übrigen vier Punkte sind Pflichtfelder, die als Erklärung der Projektleitung anzusehen sind

Reiter 9: Ergänzende Anlagen

  • Hier können die notwendigen Anlagen hochgeladen werden, die nicht bereits im Laufe des Formulars thematisch eingeordnet sind
  • Das Feld „Zusätzliche Anlagen“ bietet die Möglichkeit, MEHRERE Dokumente wie z.B. Erläuterungen zur Kalkulation hochzuladen

Reiter 10: Haushaltsabteilung

  • nicht zu bearbeiten, NUR für die Haushaltsabteilung und daher für alle anderen Nutzer/-innen inaktiv

Reiter 11: Übersicht Anlagen

  • nach Speichern sichtbar
  • enthält ALLE Anlagen

Reiter 12: Freigabe und Historie

  • Im Reiter 12 werden wichtige Bearbeitungsschritte mit Datum und Bearbeiter/-in angezeigt.
  • So können Sie sehen, wo sich Ihre Forschungsanzeige gerade befindet.
  • Die gelisteten Bearbeiter/-innen können Sie per Mausklick als E-Mail-Empfänger/-in auswählen (Outlook, außerhalb des DiFA-Workflows).

Reiter 13 (Versionen) Übersicht über Änderungsanzeigen

  • Diesen Reiter gibt es nur, wenn mindestens eine Änderungsanzeige zu dieser Forschungsanzeige existiert oder die vorliegende Forschungsanzeige eine Änderungsanzeige ist.
  • In dem Reiter befindet sich eine Übersicht über die Versionen.
  • In der Liste aller Forschungsanzeigen wird stets die aktuellste Version gelistet (mit Kennzeichnung).
  • Aus der FA heraus kann jeweils die Vorgängerversion geöffnet werden.
onlinetools/difa/3.txt · Zuletzt geändert: 2020/09/08 15:43 von aleschel
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