Webex Events

Die Projektgruppe Lehre und Medienbildung hat hierzu ein Webinar zur Verfügung gestellt: "Einführung in Webex"

Webex Events ist eine „One (or more) to Many“ Screencast-Plattform, die es Veranstaltern erlaubt ein Publikum z.B. im Rahmen einer großen Vorlesung oder Gruppenübung zu erreichen. Nutzerrollen können sowohl vorab, also in der Planungs- bzw. Einrichtungsphase, als auch während eines Events angepasst werden. Grundsätzlich unterschieden wird zwischen:

  • Gastegeber: Erstellerinnen eines Events, diese Rolle kann per Code (siehe Unten an Dozenten übergeben werden)
  • Moderatoren/Diskussionsleitung: Dozentinnen und Übungsleiterinnen, in kleinerem Umfang auch Studierende.
  • Teilnehmer: sinnvollerweise die Studierenden

Dozentinnnen sollten beim Erstellen der Veranstaltung festgelegt werden, können aber auch während der Veranstaltung Rechte durch den Gastgeber verliehen bekommen. Die Gastgeber Rolle selbst ist mit der sog. „Gastgeber-Kennung“ übertragbar, sodass auch die Dozentinnen unabhängig vom Event-Ersteller (DVK) das Event starten/leiten/verwalten können.

Studierende können per Registrierungsseite, Teilnehmerliste oder mit publiziertem Beitrittspasswort und Link an einem solchen Event teilnehmen.

Eine herunterladbare bebilderte Anleitung zur Erstellung und Benutzung von Events finden Sie auf der Webseite der Projektgruppe Lehre und Medienbildung.

Einrichtung eines Events

Nach erfolgreicher Anmeldung zu Webex (siehe Artikel zur SSO-Anmeldung) können Sie im linken Menüfeld den Punkt Events auswählen um Events zu verwalten.


Name & Zeiten

Die Ersten Punkte der Eventeinrichtung betreffen die allgem. Paramter. Neben Name der Veranstaltung und Zetiraum, können die Teilnahmebedingungen festgelegt werden:

  • Registrierung: Eingeladene Nutzerinnen (z.B. per Mailing-Liste oder per StudIP) müssen sich an der Veranstaltung Registrieren. Mit dieser Option lässt sich die Teilnehemrzahl effektiv begrenzen, mehr siehe unten. Die Alternative hierzu ist der Beitritt per Link und Passwort.
  • Event-Passwort: Passwort für den direkten Zutritt zum Event ohne Registrierung
  • Programm: Vorlagen für z.B. wiederholende Events. Aktuell noch nicht verwendet/populiert.
  • Zeiten: sollten selbsterklärend sein
  • Wichtig: Der vorzeitige Beitritt zum Event ist nötig um das Event als „Nicht-Gastgeber“ zu betreten und es per Gastgeber-Kennnummer zu starten! (siehe unten) Weiterhin ist dies sinnvoll, damit zum angesetzten Zeitpunkt auch gestartet werden kann, um zusätzliche Zeit für trouble shooting einzuräumen. Solange das Event noch nicht vom Dozenten gestartet worden ist, werden noch keine Inhalte/Nachrichten übetragen, daher ist hier eine Moderation noch nicht von Nöten.


Audio

Hier finden Sie die Einstellungen zur Audioübertragung. Die Standardeinstellungen sind zweckmäßig: Beitrittston sollte bei großen Veranstaltungen deaktiviert bleiben.


Eventbeschreibung

Obligatorische Informationen zum Event. Hier könnte zusätzlich zu StudIP auch Material veröffentlicht werden. Die Standardeinstellung zur Teilnehmerliste ist auch zweckmäßig: Teilnehmer müssen nicht die wechselseitigen Benutzerinformationen sehen.


Teilnehmerliste & Registrierungsoptionen

Sofern Sie im ersten Punkt eine Registrierung eingerichtet haben, können Sie hier die Nutzerzahl beschränken und - sofern gewollt - einen Freischaltungsprozess für die Nutzerregistrierung aktivieren. Diese Anmeldungen werden dann durch den Ersteller verwaltet; die manuelle Freischaltung ist bedingt zu empfehlen. Wichtig hierbei: das Registrierungspasswort ist getrennt von allen anderen Passwörter dieses Events und gilt, wie der Name nahelegt, nur für den Prozess der Vorabregistrierung.

Falls keine Registrierung aktiviert worden ist, können Nutzer direkt in eine Teilnehmerliste eingetragen werden. Diese Teilnehmerliste wird verwendet um die Nutzer über den Start des Events zu informieren, siehe unten.


Nach Klick auf Einladungsliste erstellen gelangen Sie zum folgenden Fenster.

Moderation & Diskussion

In diesem Punk empfiehlt es sich Dozenten und Gruppen-/Übungsleiter vorab einzutragen, um sicherzustellen, dass diese über den Start des Events mit einer Nachricht informiert werden können. Auch hier sollte ein Passwort gesetzt werden.


Nach Klick auf Einladungsliste erstellen gelangen Sie zum folgenden Fenster. Hier sind die entsprechenden Namen und E-Mail-Adresse für die Event-Benachrichtigung einzutragen. Wichtig hierbei: vorab festgelegte alternative Gastgeber können nur andere freigeschaltete Webex-Nutzer sein. Die Rolle kann aber nachträglich mit der Gastgeber-Kennnummer dem Dozenten mitgeteilt werden. Siehe Event-Informationen und Gastgeberrolle weiter unten.


E-Mail-Benachrichtigungen

In diesem Punk können Sie zum Erstellzeitpunkt die Dozenten und Teilnehmer in den Entsprechenden Listen über das neu angelegte Event benachrichtigen. Die E-Mails für diese Nutzergruppen können angepasst werden um z.B. über Lehrinhalte oder Diskussionstehmen zu informieren. Sehr zu empfehlen ist eine Erinnerung kurz vor dem Event-Start.


Zusammenfassung der Event-Informationen

Nach dem Speichern (ggf. auch als Vorlage) werden Sie zur Event-Übersicht weitergeleitet. Dort finden Sie alle relevanten Informationen.

  • Teilnehmer-/Registrierungslinks für die Publikation z.B. in StudIP.
  • Zeitpunkt
  • Gastgeber-Kennnummer: in der aktuellen Konfiguration bitte den Dozentinnen diese Nummer übergeben, damit diese das Event ohne Hilfe der DVK starten können!
  • Informationen zur Einbindung von Video- und Telefonkonferzenzsystem und weiteren Quellen

Auf der rechten Seite kann das Event manuell gestartet werden, oder nachträglich erneut Einladungen versendet werden.

Übergabe / Eskalation der Gastgeberrolle

Damit eine Dozentin die noch nicht in Webex freigeschaltet worden ist das Event starten kann, muss die o.g. Gastgeber-Kennnummer übertragen werden und im Event-Raum aktiviert werden. Dazu meldet sich die Dozentin über den übertragenen Link am System an und starten die Webex Applikation im Browser oder Desktop Client. Anschließend kann dann die Rolle mit Klick auf „Gastgeberrolle zurückfordern“ übernommen werden und anschließend das Event gestartet werden.


Management von Event-Aufzeichnungen

Aufzeichnungen von Events die auf dem Server abgelegt worden sind können nach einer Bearbeitungs- und Renderzeit anschließend als Video im mp4-Format heruntergeladen und z.B. in der Vorlesungsaufzeichnung in StudIP/Opencast gespeichert werden. Nicht benötigte Aufzeichnungen sollten zeitnah gelöscht werden.

Weiteres

Downloads für die Benutzung von Events finden Sie hier.

Die generelle Hilfe zu Webex Events finden Sie hier.

webkonferenz/webex/webex_events.txt · Zuletzt geändert: 2020/05/27 11:39 von markanni
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