Unterschiede
Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.
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server:cloud-storage:howto_remove_members [2019/08/15 08:37] henbloch |
server:cloud-storage:howto_remove_members [2020/04/06 09:34] yaspiri |
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| - | === HowTo - Benutzung von ONLYOFFICE ===Â | + | ==== HowTo - Bearbeiten/Entfernen von Ordnerberechtigungen bzw. Stellvertreterregelung und Ãœbergabe des Besitzes ====Â |
| - | == Hinweise ==Â | + | === Hinweise zu Zugriffsrechten ===Â |
| - | <note important>Die Daten und der Datenfluss liegen bzw. laufen nicht wie bei Anbietern ähnlicher Office-Lösungen in der Cloud des Anbieters zusammen, sondern liegen Dank des Einsatzes einer im GITZ installierten Enterprise-Version des Produkts weiterhin in unserem Rechenzentrum und sind daher so gut vor ungewolltem Zugriff geschützt wie möglich.</note> | + | Es ist sowohl mit dem Javaclient, als auch über das Webinterface möglich, Berechtigungen für den Zugriff auf freigegebene Ordner zu verändern. |
| - | Um die Arbeitsmöglichkeiten und Flexibilität des CloudStorage Dienstes weiter zu erhöhen, werden Officdokumente über das integrierte [[https://de.wikipedia.org/wiki/Onlyoffice|ONLYOFFICE]] zur Ansicht und ggf. zur Bearbeitung geöffnet. | + | |
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| - | Diese Office Suite erlaubt die - auch gemeinsame - Arbeit zur Erstellung und Gestaltung von Dokumenten gängiger Officeformate wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und auch Präsentationen online und in Echtzeit. | + | Die Unterscheidung zwischen den Rechten „Lesen“, „Lesen/Schreiben“ oder „Admin“ kann geändert oder der Benutzer gänzlich aus der Liste der berechtigten Personen gestrichen werden. Zudem kann man den Besitz des Ordners an Personen (bspw. den/die Projektnachfolger/in) übergeben werden. |
| - | <note important>Bei gemeinsamer Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Benutzer kann durch einen Klick auf das folgende Symbol {{:zzentwicklung:cloud_storage:onlyoffice_chat_oeffnen.png?50|}} in der Menüleiste links parallel zur Arbeit an dem Dokument das Chatfenster eingeblendet werden, um mit allen aktiven BearbeiterInnen zu kommunizieren!</note> | + | |
| - | Dokumente dieser Datentypen werden dann, wie einige andere auch bereits jetzt, zur Bearbeitung direkt im Browser geöffnet, können aber auch weiterhin heruntergeladen und lokal bearbeitet werden. | + | |
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| - | Veränderungen an Dateien werden im Chache des Applikationsservers gehalten und bei Verlassen der Datei (Schließen des Tabs/Reiters im Browser oder Beenden des Browsers) auf den Fileserver herunter geschrieben. Dies ist im Webinterface des Cloudstorageordners auch anhand des Zeitstempels hinter der betroffenen Datei überprüfbar. | + | |
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| - | Zur Sicherheit vor Browserabstürzen und damit ggf. verbundenen Datenverlusten findet alle fünf Minuten eine automatische Zwischenspeicherung bis auf den Fileserver herunter statt, wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen worden sind. | + | |
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| - | Dateien, die sich aktuell in Bearbeitung befinden haben ein Stiftsymbol als Ergänzung des Dokumentenicons links vom Dateinamen: | + | Besitz kann nur an Personen mit mindestens Schreibendem Zugriff und (ausreichend) Quota übergeben werden. Das schließt Externe aus. Bitte prüfen Sie vorab die Speichermenge und holen Sie sich das Einverständnis zur Übertragung ein. Dieser Vorgang kann von Ihnen nicht revidiert werden. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den Service-Desk des GITZ. Ehemalige Besitzer erhalten automatisch das Recht „Admin“. Dies kann durch den neuen Besitzer natürlich nachträglich verändert werden. |
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| - | {{:zzentwicklung:cloud_storage:onlyoffice_dokument_in_bearbeitung.png?700|}} | ||
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| - | \\ | + | Das spezielle Recht „Admin“ ist eine Art „Stellvertreterregelung“. Benutzer mit diesem Recht können ebenfalls Einladungen versenden oder Benutzerrechte manipulieren. |
| - | OnlyOffice soll in diesem Zusammenhang kein Ersatz zu der Verwendung einer lokal auf dem Rechner installierten Office-Suite darstellen, sondern vielmehr eine erhöhten Flexibilität zur Zusammenarbeit über Entfernungen und im Onlinezugriff bieten. | + | ===== Benutzerrechte bearbeiten ===== |
| - | <note warning>Auch wenn der Hersteller von 100%iger Kompatibilität insbesondere zu MS Office spricht, ist zu beachten, dass es bei komplexen Dokumenten zu Formatierungsfehlern kommen kann, wenn herstellerübergreifend gearbeitet wird! Insbesondere bei Formularen, Makros und (komplexen) Formeln kommt es hier oft zu Fehlern. | + | ---- |
| + | Melden Sie sich zuerst im Webinterface an. Dieses erreichen Sie unter folgender Adresse: http://testcloud.tu-braunschweig.de/Â | ||
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| + | {{:server:cloud-storage:benutzerrechte_bearbeiten_schritt_1.png?700|}}Â | ||
| + | \\ Wählen Sie in der Spalte **Mitglieder** die Mitglieder an. | ||
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| + | Es öffnet sich folgendes Fenster: | ||
| + | \\ {{:server:cloud-storage:benutzerrechte_bearbeiten_schritt_2.png?700|}}Â | ||
| + | \\ Klicken Sie neben dem Benutzer, bei dem Sie das Recht ändern möchten, auf das aktuell eingestellte Recht. | ||
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| + | Fahren Sie wie unten beschrieben, für die einzelnen Fälle, weiter fort. | ||
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| + | ==== Berechtigungen für den Zugriff auf freigegebene Ordner zu verändern ==== | ||
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| + | {{:server:cloud-storage:benutzerrechte_bearbeiten_schritt_3.png?700|}}Â | ||
| + | \\ Im nun geöffneten Menü haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Rechte auszuwählen: | ||
| + | * **Kann lesen**: Dies berechtigt den Benutzer nur Dateien und Ordner zu öffnen. | ||
| + | * **Kann lesen und Schreiben**: Der Benutzer kann Dateien und Ordner bearbeiten. | ||
| + | * **Kann administrieren**: Der Benutzer kann zusätzlich zum Lesen und Schreiben, Personen hinzufügen und Ordner und Dateien verwalten. | ||
| + | Klicken Sie einfach das gewünschte Recht an und danach können Sie weitere Rechte bearbeiten. Zum Schluss klicken Sie bitte auf [**Schließen**]. | ||
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| + | ==== Berechtigungen für den Zugriff auf freigegebene Ordner entfernen ==== | ||
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| + | Falls Sie die Berechtigungen für einen Benutzer entfernen möchten gehen Sie wie folgt vor: | ||
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| + | {{:server:cloud-storage:benutzerrechte_bearbeiten_schritt_4.png?700|}}Â | ||
| + | \\ Klicken Sie im erschienenen Menü auf den Punkt **Entfernen**. | ||
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| + | {{:server:cloud-storage:benutzerrecht_bearbeiten_schritt_5.png?700|}}Â | ||
| + | \\ Bestätigen Sie das Entfernen mit einem Klick auf [**Ja**]. | ||
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| + | ==== Besitz an andere Person übertragen ==== | ||
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| + | Um eine andere Person zum Beseitzer des auswählten Ordners zu machten, gehen Sie bitte wie folgt vor: | ||
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| + | {{:server:cloud-storage:benutzerrechte_bearbeiten_schritt_6.png?700|}}Â | ||
| + | \\ Klicken Sie im erschienenen Menü auf den Punkt **Ist Besitzer**. | ||
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| + | {{:server:cloud-storage:benutzerrechte_bearbeiten_schritt_7.png?700|}}Â | ||
| + | \\ Bestätigen Sie das Übertragen des Besitzes mit einem Klick auf [**Ja**]. | ||
| - | Solange Sie Dokumente nicht verändern, finden auch keine Zwischenspeicherungen statt und Sie müssen keine Formatierungsprobleme befürchten. | + | ===== Versionisierung verwalten und Dateihistorie löschen ===== |
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| + | Das CloudStorage System der TU Braunschweig bietet eine Versionierung der veränderten Dateien. | ||
| - | Wenn Dokumente jedoch bearbeitet werden, sollten im Zweifel vor Bearbeitungen eine Kopie angelegt oder das automatische Abspeichern abgeschaltet werden, wie nachfolgend beschrieben! Wenn Sie die automatische Speicherung abschalten verändern Sie das Originaldokument nicht. Sie können jedoch über folgende Vorgehensweise eine „bearbeitete“ Kopie abspeichern. | + | Die Anzahl der Versionen kann bei jedem Ordner einzeln eingestellt werden. |
| - | Gehen Sie auf „Datei“ oder drücken sie „Alt+F“. Wählen Sie danach „Herunterladen als“ und speichern Sie das Dokument im gewählten Format ab. </note> | + | Falls ihr Online-Speicherplatz an die Kapazitätsgrenze kommt, sollten Sie die gesamte Historie ihres Ordners löschen. |
| - | == Erstellung von neuen Officedokumenten ==Â | + | |
| - | - Wechseln Sie in der Webansicht in den gewünschten Basisordner. Sie benötigen ein Schreibrecht für Ordner, um dort Dokumente zu erstellen! \\ {{:zzentwicklung:cloud_storage:ordner_fuer_onlyoffice_auswaehlen.png?700|}} \\ \\ | + | |
| - | - Klicken sie mit der Maus auf das [**Kreuzsymbol**], um ein Dokument zu erstellen. \\ {{:zzentwicklung:cloud_storage:plus-symbol_onlyoffice.png?700|}} \\ \\Â | + | |
| - | - Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf das Dropdownmenü und wählen Sie den Dokumententyp aus. Vergeben Sie einen Dokumentennamen und klicken Sie auf [**Erstellen**]. Sie müssen keine Dateiendung angeben. Es werden standardmäßig die Extensionen *.dcox, *.xlsx oder *.pptx angehängt. \\ {{:zzentwicklung:cloud_storage:onlyoffice_textdokument_erstellen.png?700|}} \\ \\ | + | |
| - | - Das Dokument wird nun erstellt und automatisch in ONLYOFFICE geöffnet. | + | |
| - | == Deaktivieren der automatischen Speicherung ==Â | + | |
| - | - Klicken Sie auf das Symbol mit den **drei horiontalen Linen** rechts oben in ONLYOFFICE. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie den Menüpunkt **Erweiterte Einstellungen** auswählen. \\ {{:zzentwicklung:cloud_storage:onlyoffice_erweiterte_einstellungen_oeffnen.png?700|}} \\ \\ | + | |
| - | - Entfernen Sie den Haken bei **AutoSpeichern einschalten** und klicken Sie auf [**Anwenden**]. \\ {{:zzentwicklung:cloud_storage:onlyoffice_automatisches_speichern_deaktivieren.png?700|}} | + | |
