Webex Meetings

Mit dem am 18.09. ausgerollten Update 40.9 wird Meetings - analog zu Trainig - um die Funktion erweitert Breakout-Räume zu erstellen. Des weiteren werden grundlegende Änderungen und Vereinfachungen an der grafischen Oberfläche der Web- und Desktopanwendung vorgenommen. Eine Erste Übersicht finden Sie hier. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bis zum Update keine neue Anleitung erstellen können. Das Vorgehen zur Aktualisierung der Anwendung finden Sie hier.

Webex Meetings bietet die Möglichkeit, schnell und einfach einen persönlichen Webkonferenzraum zu betreten und sowohl Nutzer der TU-Braunschweig als auch „externe“ Nutzer unkompliziert einzuladen. Dies kann über die Webseite im Browser erfolgen; für den vollen Funktionsumfang empfehlen wir jedoch die Nutzung der Desktopanwendung.

Für die empfohlenen Nutzungsszenarien schauen Sie bitte hier.

Meeting Schnellstart

Nach erfolgreichem Login können Sie auf der Startseite im Webbrowser auf Meeting starten klicken:

Alternativ kann dies auch in der Desktopanwendung erfolgen:

Es erscheint dann folgendes Fenster in der Desktopanwendung bzw. Tab im Webbrowser:

Die Einrichtung und weitere Bedienung folgt weiter unten.

Meeting Termin ansetzen

Um ein Meeting zu planen, bitte auf der Startseite oder in der Desktopanwendung den Punkt „Termin ansetzen“ auswählen.

Dort können Sie dann den Termin, sowie die Audio- und Raumoptionen in den erweiterten Einstellungen, anpassen.

Bei einem vorab geplanten Meeting ist es sinnvoll, den Teilnehmern einen vorzeitigen Beitritt zu ermöglichen.


Meeting starten und Geräteeinstellungen

Damit Sie am Meeting erfolgreich teilnehmen können, werden nach dem Start die Einstellungen und eine Übersicht über die erkannten Audio- und Videogeräte angezeigt.

Mit einem Klick auf den folgenden Bereich

können Sie die Optionen zur Audioverbindung (1.)

und die Audio- und Videogeräte (2.) anpassen.

Mit einem Klick auf das vorher rote Kamerasymbol erhalten Sie die Vorschau Ihres Kamerabildes.

Sind alle Einstellungen korrekt und erfolgreich getestet, können Sie das Meeting starten.


Um weiteren Nutzern dem laufenden Meeting Beitritt zu gewähren, gibt es mehrere Möglichkeiten.


Einladung per E-Mail

Mit einem Klick auf „Einladen und Erinnern“ können Sie Nutzern E-Mail-Benachrichtigungen (erneut, bei einem geplanten Termin mit Teilnehmerliste) mit den Beitrittsinformationen zukommen lassen.

Mehrere E-Mails mit Komma oder Semikolon trennen und senden.

Weitere Nutzer können auch mit „Mehr Personen“ eingeladen werden.


Als Standardwert beim Start eines Meetings wird der persönliche Raum Ihres Accounts verwendet. Dieser Raum ist, sofern nicht anders konfiguriert, über den namentlichen Teil Ihres Accounts bzw. der TU E-Mail-Adresse erreichbar: z.B. https://tu-braunschweig.webex.com/meet/max.mustermann für "max.mustermann@tu-braunschweig.de".

Mit einem Klick auf „Meeting-Link kopieren“ erhalten Sie folgende Bestätigung und können diesen Link in der Anwendung Ihrer Wahl z.B. in Stud.IP, Messenger etc. einfügen.


Telefoneinwahlnummern

Alternativ können sich Nutzer auch interantional per Telefoneinwahl, hier nur Audioübertragung, verbinden.


Meeting als Teilnehmer im Browser beitreten

Als Teilnehmer können Sie über die Webseite per Sitzungsnummer oder Raumnamen beitreten. Alternativ können Sie auch einem Link oder einer E-Mail-Einladung folgen.

Läuft in dem so ausgewählten Raum eine Webkonferenz oder ist der vorzeitige Betritt gewährt, erhalten Sie die Möglichkeit, dem Meeting beizutreten; ggf. wird ein Passwort benötigt.

Sie werden anschließend aufgefordert, sich bei Webex anzumelden oder als Gast Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Ist dies erfolgreich, kommen Sie auch hier zur Konfiguration der Verbindung und der verwendeten Geräte. Ihr Browser wird an dieser Stelle nach Berechtigungen für die Benutzung von Mikrofon und Kamera fragen.


Teilnehmer verwalten

Sind die Teilnehmer erfolgreich beigetreten und haben die Geräte erfolgreich konfiguriert, können Sie sie verwalten und z.B. zum Gastgeber oder Moderator ernennen.


Meeting Aufzeichnen

Über die eingebaute Aufzeichnungsoption können Aufnahmen von Meetings lokal oder online erzeugt werden. Eine Verwaltung der online gespeicherten Aufzeichnungen ist hier möglich.

Möchten Sie die Aufzeichnung beenden, finden Sie diese Option an gleicher Stelle:


Inhalte im Meeting freigeben

Als Startwert dürfen alle Teilnehmer eines Meetings Inhalte freigeben - ist dies nicht gewünscht, sollten Sie folgende Option anpassen. Dies hat zur Folge, dass nur noch Moderatoren Inhalte freigeben dürfen.

Sind Teilnehmer im Browser beigetreten, haben diese neben Chat, Mikrofon- und Kameraübertragung auch die Möglichkeit, ihren Bildschirm oder einzelne Anwendungsfenster freizugeben.

Mit Hilfe der Desktopanwendung haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Dokumente und Whiteboards anzeigen zu lassen und andere Anwendungsfenster übersichtlicher auszuwählen.

Die aktive Freigabe eines Fensters oder des gesamten Bildschirms kann per Steuerungsleiste am oberen Bildschirmrand verwaltet und beendet werden:

Grundsätzlich empfehlen wir, die Präsentationsumgebung so schlicht und störungsfrei wie möglich zu gestalten. Sollte jedoch ein ungewolltes Fenster auftauchen,

das nicht freigegeben ist… Präsentatorenansicht

wird dies bei den Zuschauern ausgegraut. Teilnehmeransicht

Dies gilt natürlich nicht für die Freigabe des gesamten Bildschirms!


Audio des Gerätes übertragen

Soll z.B. Videobild inklusive Audio übertragen werden, so ist das Vorgehen identisch: In der Meetings App über die Inhaltsfreigabe: Inhalte freigeben

Anschließend muss im Auswahlfeld „Übertragung für Bewegung und Video optimieren“ gewählt und die Option „Audioinhalte auf Ihrem Computer freigeben“ aktiviert werden: Audio übertragen

Anschließend das Fenster bzw. die Anwendung mit den gewünschten Audioinhalten in der Freigabeübersicht auswählen. Es wird nun bis zur Beendigung dieser Freigabe sowohl Mikrofon, als auch Audio der Anwendung(en) übertragen.

Weiteres

Aktualisierung der Desktop-Anwendung

Sie können zunächst die Version der Anwendung mit Klick auf das Zahnrad und Info überprüfen:

Um die Meetings Desktop-Anwendung auf eine neue Version zu aktualisieren gehen Sie dann bitte wie folgt vor:

Überprüfung auf Updates per Klick auf das Zahnrad und Auswahl des Menüeintrags:

Bestätigen der Aktualisierung:


Die Aktualisierung bestätigt zum Schluss den Erfolg:


Downloads für die Benutzung von Meetings finden Sie hier.

webkonferenz/webex/webex_meetings.txt · Zuletzt geändert: 2020/09/21 00:55 von markanni
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