DFN Terminabstimmung mit Single-Sign-On (SSO) (Foodle)

Kurzanleitung

Diese Anleitung beschreibt Version 3 des DFN-Abstimmungstools „Foodle“, Stand 13.4.2018. Es wird der Expertenmodus beschrieben.

Das beliebte Terminabstimmungs-Tool des DFN (Foodle) funktioniert auch über das Single-Sign-On (SSO) der TU Braunschweig. Damit kann man seine „frei/gebucht“ -Information aus der Groupware der TU Braunschweig (Communigate Pro) jetzt verwenden, um bei Foodle-Abstimmungen einen automatischen Abgleich der vorgeschlagenen Zeiten mit dem eigenen Kalender durchführen zu lassen.

Dazu muss man seine eigenen Frei/gebucht Informationen in der Groupware frei gegeben haben (siehe Anleitung zur Freigabe der frei/gebucht-Informationen)

Sobald man die neueste Version des Abstimmung-Tool unter https://abstimmung.dfn.de/ aufruft, wird eine Anmeldung über das SSO-Portal der TU Braunschweig angeboten:

Wählt man den Eintrag „Technische Universität Braunschweig“ aus, so kann man sich mit den üblichen Zugangsdaten seines TU Kontos („GITZ-Account“) einloggen (s.u.).

Natürlich kann man sich auch – wie bisher – ohne SSO mit der eigenen beim DFN-Terminplaner selbst angelegten ID „lokal“ beim DFN Terminplaner anmelden, ohne SSO zu nutzen, indem man den im Bild oben zweiten Punkt „DFN Terminplaner – Authentifizierung durch den IdP des Terminplaners“ auswählt.

Möchte man SSO nicht nutzen und hat noch keine ID, so wird man vom Terminplaner dazu aufgefordert. Üblicherweise wird die eigene E-Mail-Adresse als ID verwendet.   Wenn man sich über SSO anmeldet, erscheint die Anmeldemaske des SSO-Services der TU Braunschweig:

Danach wird man wie folgt über den Erfolg unterrichtet und muss die Übertragung der dort genannten Daten zustimmen:   Nach der erfolgten Anmeldung … … können nun die Daten aus der Frei/Gebucht – Information der Groupware automatisch für Abstimmungen verwendet werden. Natürlich funktioniert dies nur, wenn man in der Groupware die Frei/Gebucht (Free/Busy) frei gegeben hat (siehe Anleitung zur Freigabe der frei/gebucht-Informationen ). Hat man dies nicht, dann muss man wie bisher manuell den Abgleich vornehmen.

Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, dann melden Sie sich zunächst beim Planungstool unter https://abtimmung.dfn.de/ an, wie im vorherigen Abschnitt 1 beschrieben:

Sie können nun den Link „Anmelden“ oben rechts benutzen oder gleich direkt die Schaltfläche „Neue Abstimmung erstellen“.

Als nächstes melden Sie sich wie bereits beschrieben über das SSO-Portal an.

Nun erscheint der Dialog zur Erstellung einer neuen Abstimmung: Im Eingabefeld „Name“ vergeben Sie einen beliebigen Namen für die Abstimmung. Dieser Text wird später als Überschrift verwendet. Geben Sie als nächstes ein Ablaufdatum an, bis zu dem die Teilnahme an der Abstimmung möglich sein soll, das zulässige Format wird unter dem Eingabefeld angezeigt. Optional können Sie nun eine Beschreibung im großen Textfeld eingeben. Obwohl es technisch nicht notwendig ist, empfiehlt es sich natürlich, hier einzugeben, um was es bei der Abstimmung eigentlich geht.

Zur Formatierung stehen einige wenige Elemente zur Verfügung (Knöpfe über dem Eingabefeld). Sie können die Formatierung auch manuell eingeben, müssen dies aber nicht – der Editor erzeugt die benötigten Formatierungsbefehle bei der Benutzung der vorhandenen Knöpfe.

Hier sehen Sie ein Beispiel:

Beachten Sie, dass Sie keine Fotos hochladen können, sondern lediglich Links zu im Internet erreichbaren Fotos (z.B. Ihr Logo auf der eigenen Homepage) einfügen können.

Danach klicken Sie auf „Weiter > 2. Einrichten“ ganz unten auf der Seite.  

Es erscheint diese Eingabemaske:

Sie können nun hier:

1. auswählen, ob Sie eine Terminabstimmung oder eine sonstige Abstimmung starten wollen.
2. die Antwortmöglichkeiten einstellen
3. bei einer Terminabstimmung: die Zeiten, über die abgestimmt wird, eingeben.

Im Datumsfeld können Sie das Datum manuell auswählen, oder Sie benutzen das Kalendersymbol zur Auswahl.

Für jedes Datum können Sie nun Zeiten, entweder nur als Uhrzeit oder als Zeitspanne, auch gemischt, angeben. Benötigen Sie mehr Zeiten pro Datum, so klicken Sie auf „Zeit hinzufügen“. Sie können unterschiedlich viele Zeiten für jedes Datum angeben.

Ein weiteres Datum fügen Sie mit Hilfe des Links „Eine weitere Tagesspalte hinzufügen“ ein.

Auf Wunsch können Sie den Link „Diese Uhrzeiten für alle Tage verwenden“, falls dies zutrifft.

Ungültige Uhrzeitangaben werden gestrichelt rot umrandet dargestellt.

Im unteren Teil der Seite sehen Sie jeweils sofort eine Vorschau Ihrer Abstimmung.

Wenn alles eingestellt ist, dann geht es weiter mit „Weiter > 3. Veröffentlichen“.

Hinweis: eine „sonstige Abstimmung“ wird analog erstellt.

Es erscheint diese Seite:

Diese Seite zeigt eine Vorschau der fertigen Abstimmung.

Sie können hier noch auswählen, ob Sie Benutzern ohne beim Abstimmungstool des DFN registrierte E-Mail-Adresse (die Anmeldung ist für Jedermann möglich, nicht nur für Nutzer von an den DFN angeschlossenen Institutionen) ermöglichen wollen oder nicht. Beachten Sie, dass Sie die später angebotenen Benachrichtigungsoptionen über das Abstimmungsergebnis natürlich nur an Benutzer mit E-Mail-Adresse automatisiert verschicken können.

Wenn alles korrekt ist, betätigen Sie die Schaltfläche „Abstimmung jetzt erstellen“.

Damit ist die Abstimmung nun über das Internet erreichbar. Sobald Sie die Abstimmung erstellt haben, ist es nicht mehr möglich, den Text oder die Abstimmung selbst noch zu ändern.

Sie kommen nun auf die folgende Seite:

Sie können die Teilnehmer auf drei Arten einladen:

1. Einladung verschicken aus dem Abstimmungstool heraus
2. Einen Link zur Abstimmung selbst verteilen (z.B. per E-Mail)
3. Die Abstimmung in eine Webseite (auf die Sie natürlich Schreibzugriff haben müssen) einbauen

Wenn Sie den Punkt „Kontakte einladen“ auswählen, erscheint eine Eingabemaske:

Falls Sie im Tool eine Kontaktliste pflegen, können Sie daraus auswählen. Ansonsten geben Sie einfach die einzuladende E-Mail-Adresse ein und klicken auf die Schaltfläche „Einladen“. Danach können Sie eine weitere E-Mail-Adresse einladen:

Beachten Sie, dass Sie immer nur eine Adresse eingeben können und dann „einladen“ klicken müssen.

Sie können auch einen Link zur Abstimmung anzeigen lassen und dann selbst verteilen. Dazu wählen Sie „Link verteilen“ aus:

Den angezeigten Link können Sie wie normalen Text kopieren und beliebig verteilen.

Den notwendigen HTML-Code dafür erhalten Sie, wenn Sie den Punkt „Fügen Sie diese Abstimmung in Ihre Seite ein“ auswählen:

Für eingeladene Teilnehmer (egal ob über „Einladung“ oder den manuell verschickten Link) erhalten für die Abstimmung genau die gleichen Optionen wie Sie selbst. Die Option „Automatisch per SSO abstimmen“ wird natürlich nur denjenigen angeboten, die sich auch über das SSO-Portal angemeldet haben. Alle anderen müssen und können manuell abstimmen.

Auch Sie selbst müssen auf diesem Wege an Ihrer eigenen Abstimmung (siehe vorhergehender Abschnitt 2) teilnehmen (sofern Sie auch am angefragten Termin teilnehmen). Sofern Sie die Abstimmung im Auftrage erstellen (z.B. Sekretariat), entfällt dieser Schritt natürlich.  

Wählen Sie den Reiter „meine Antwort“ aus:

Sofern Sie über Single-Sign-On angemeldet sind, können Sie nun Ihre eigene frei/gebucht-Information aus der Groupware automatisch verwenden, um abzustimmen.

Dazu wählen Sie „Kalender Synchronisation“ (das ist die voreingestellte Auswahl) und prüfen Sie, ob die Abstimmung so ist, wie von Ihnen gewünscht. In diesem Fall wählen Sie „abstimmen“.

Wenn Ihnen die automatische Auswahl nicht gefällt, wählen Sie „Manueller Eintrag“ aus und erhalten diese Ansicht:

Sie können nun manuell abstimmen. Wenn alles richtig eingestellt ist, wählen Sie „Abschicken“.

Auf dem Reiter „Meine Antwort“ können Sie Ihre Antwort bis zum Ablaufdatum jederzeit korrigieren.

Auf dem Reiter „Alle Antworten“ können Sie und alle anderen Teilnehmer den jeweiligen Stand der Abstimmung einsehen:

Mit Klick auf das Briefsymbol in der Zeile „E-Mail-Adresse“ wird die jeweilige Auswahl der Adressen in einer dann eingeblendeten Zeile als kopierbarer Text angezeigt (siehe Erläuterung auf der Seite), abhängig von der Spalte, in der Sie das Symbol anklicken. Als Organisator können Sie in der Zeile „Fix timeslot“ mit der Schaltfläche „Select“ das Ergebnis der Abstimmung festlegen. Damit beenden Sie die Abstimmung.

Sie können dann eine Information an alle Teilnehmer verschicken: Erst wenn Sie hier auf „Save and fix timeslot for this Foodle“ klicken, ist die Abstimmung beendet und alle Teilnehmer (sofern sie eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben) werden benachrichtigt.