Cloud-Storage Web-Client erweiterte Funktionen und Einstellungen [Gauß-IT-Zentrum]

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Cloud-Storage Web-Client erweiterte Funktionen und Einstellungen

Cloud-Storage Web-Client erweiterte Funktionen und Einstellungen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Link erstellt wird, Benutzerrechte bearbeitet werden, Versionierungen/Historien eingestellt werden, ein Upload ONLY erstellt und verwaltet wird, wie ONLYOFFICE benutzt wird, wie eine Gruppenfreigabe eingerichtet wird und auf welche Weise weiter E-Mail-Adressen und Konten hinzugefügt werden.

Es ist zu beachten, das einzelne Schritte bei jeder Benutzerin bzw. jedem Benutzer unterschiedlich aussehen können.

Um einen Ordner zu Teilen ist es auch möglich einen Link zu diesem zu erzeugen, mithilfe dessen eine andere Person auf den Ordner zugreifen kann.

Um einen Share-Link zu erzeugen gehen Sie bitte wie folgt vor:

Klicken Sie bitte auf das Teilen-Symbol des Ordners, welcher geteilt werden soll.

Klicken Sie nun auf den Button [Link erstellen].

Nun wurde der Link erstellt und er ist im Fenster zu sehen.

Falls Sie Einstellungen für den Link ändern möchten, klicken Sie einfach auf das aktuell eingestellte Recht. Daraufhin öffnet sich ein Untermenü. Wählen Sie dort die Punkte aus, die Sie bearbeiten möchten.

Benutzerrechte bearbeiten

Melden Sie sich zuerst im Webinterface an. Dieses erreichen Sie unter folgender Adresse: http://testcloud.tu-braunschweig.de/

Wählen Sie in der Spalte Mitglieder die Mitglieder an.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Klicken Sie neben dem Benutzer, bei dem Sie das Recht ändern möchten, auf das aktuell eingestellte Recht.

Fahren Sie wie unten beschrieben, für die einzelnen Fälle, weiter fort.

Berechtigungen für den Zugriff auf freigegebene Ordner zu verändern

Im nun geöffneten Menü haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Rechte auszuwählen:

Kann lesen: Dies berechtigt den Benutzer nur Dateien und Ordner zu öffnen.
Kann lesen und Schreiben: Der Benutzer kann Dateien und Ordner bearbeiten.
Kann administrieren: Der Benutzer kann zusätzlich zum Lesen und Schreiben, Personen hinzufügen und Ordner und Dateien verwalten.

Klicken Sie einfach das gewünschte Recht an und danach können Sie weitere Rechte bearbeiten. Zum Schluss klicken Sie bitte auf [Schließen].

Berechtigungen für den Zugriff auf freigegebene Ordner entfernen

Falls Sie die Berechtigungen für einen Benutzer entfernen möchten gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im erschienenen Menü auf den Punkt Entfernen.

Bestätigen Sie das Entfernen mit einem Klick auf [Ja].

Besitz an andere Person übertragen

Um eine andere Person zum Beseitzer des auswählten Ordners zu machten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Klicken Sie im erschienenen Menü auf den Punkt Ist Besitzer.

Bestätigen Sie das Übertragen des Besitzes mit einem Klick auf [Ja].

Versionisierung verwalten und Dateihistorie löschen

Das CloudStorage System der TU Braunschweig bietet eine Versionierung der veränderten Dateien.

Die Anzahl der Versionen kann bei jedem Ordner einzeln eingestellt werden.

Falls ihr Online-Speicherplatz an die Kapazitätsgrenze kommt, sollten Sie die gesamte Historie ihres Ordners löschen.

Versionierung eines Ordners

Um festzulegen, wie viele Versionen des entsprechenden Ordners Sie zur verfügung haben möchten gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie den Ordner an, bei dem Sie die Versionierung verwalten möchten. Klicken Sie dann in der Bearbeitungsleiste auf [Verwalten].

Im nun erschienenen Fenster, geben Sie in das Feld die Anzahl der Versionen ein, die Sie ab sofort nur noch speichern möchten und klicken anschließend auf [Speichern].

Versionshistorie löschen

Um die gesamte Versionshistorie eines Ordners zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie den Ordner an, bei dem Sie die Versionierung verwalten möchten. Klicken Sie dann in der Bearbeitungsleiste auf [Verwalten].

Klicken Sie auf den Button [Versionshistorie leeren].

Versionen von Dateien wiederherstellen

Um eine vorherige Version einer Datei wiederherzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie die Datei an, bei der Sie eine Version wiederherstellen möchten. Klicken Sie dann in der Bearbeitungsleiste auf [Wiederherstellen].

Suchen Sie die Dateiversion heraus, die Sie wiederherstellen möchten und klicken Sie bei dieser auf [Wiederherstellen].

Bestätigen Sie nun, dass Sie die ausgewählte Version wiederherstellen möchten mit einem Klick auf [Ja].

Einrichtung eines "Upload ONLY" Ordners ("Briefkastenfunktion" bspw. für eine Stellenausschreibung)

Sie können in dem CloudStorage Dienst des GITZ für einen darin erstellten Ordner eine Uploadfunktion über Unterordner einrichten, die sich bspw. für Stellenausschreibungen nutzen lässt. In einen solchen Ordner können wie in einen Briefkasten Bewerbungsunterlagen eingeworfen werden. Ebenfalls wie in einem Briefkasten können die von anderen Bewerberinnen und Bewerbern eingeworfenen Unterlagen von diesen nicht (ein-)gesehen werden. Im Gegensatz zu den üblichen Ordnern dieses Systems ist es für die Bewerberinnen und Bewerber eine „Upload Only“ Funktion ohne das Recht die übrigen Inhalte des Ordners zu betrachten. Grundsätzlich hat ein solcher Ordner folgende Eigenschaften:

Die Zusammenarbeit ist wie gewohnt über Einladungen möglich
Uploads der Bewerberinnen und Bewerber werden in separaten Unterordner geführt (Name)
Ein Ablaufdatum ist möglich
Eine Benachrichtigung über gesonderte E-Mail-Adresse oder eine Verteileradresse ist zusätzlich zu der herkömmlichen Benachrichtigung möglich.

Erstellung eines Dialoges

Erstellen Sie zuerste einen neuen Ordner mit einem aussagekräfigen Namen.

Wählen Sie das „Kreuz“ an und klicken Sie dann auf Ordner erstellen.

Geben Sie in das Feld einen aussagekräftigen Name ein und klicken Sie anschließend auf [OK].

Klicken Sie in der Zeile des vorher erstellten Ordners auf das Teilen-Symbol.

Klicken Sie im nun erschienenen Fenster auf [Upload Formular erstellen].

Füllen Sie nun die Felder nach ihren Wünschen aus. Das Feld Gültigkeit ist optional. Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben klicken Sie bitte auf [Speichern].

Integrieren Sie den angezeigten URL zu dem Formular in Ihre Internetseite zu der Stellenausschreibung oder Ihrer veröffentlichten Anzeige. Wenden Sie sich bei Unsicherheit hierzu bitte an die für Sie zuständige Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter (bspw. DV-Koordinator), um einen Link korrekt in Ihrer Anzeige einzubinden.

Ein Beispiel für eine Einbindung in Ihren HTML Code finden Sie hier:

  <p></p><a href="https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/preparefilelink?folderID=<IHRE_FILE_LINK_ID>" target="_blank">Online Bewerbung</a><p></p>

Bewerberdialog

Die Bewerberin oder der Bewerber gelangen über den URL auf der Internetseite oder der in Zeitschriften geschalteten Anzeige auf die sog. „Landingpage“.

Die Bewerberin oder der Bewerber sind gehalten, das Formular sinngemäß auszufüllen. Die Eingabe eines Passwortes ist optional und ermöglicht der Bewerberin oder dem Bewerber lediglich später ggf. unter dem gleichen Ordner weitere Dateien zu hinterlegen oder den Upload Link mit anderen Personen zu teilen.

Nachdem die Bewerberin oder der Bewerber die Felder ausgefüllt hat, gelangen diese zum Fenster, in dem die Bwerberin oder der Bewerber die Bewerbungsunterlagen hochladen kann. Dazu muss die Bewerberin oder der Bewerber, um eine Datei hochzuladen, auf [Datei hinzufügen], oder, wenn ein Ordner hochgeladen werden soll, auf [Verzeichnis hinzufügen] geklickt werden. Nachdem die Dateien/Ordner ausgewählt wurden, muss auf den Button [Upload] geklickt werden.

Nach erfolgreichem Hochladen der Dateien/Ordner erscheint in der linken unteren Ecke eine Meldung in der „Upload vollständig“ steht.

Interne Bearbeitung

Zur internen Bearbeitung kann das System wie üblich genutzt werden.

Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter laden an der Stellenausschreibung beteiligte Personen wie gewohnt über die Einladungsfunktion mit den vorgesehenen Rechten ein.

Die eingegangenen Bewerbungen sind in Unterordnern und mit Zeitstempel sichtbar.

Nach Ablauf der bei der Erstellung definierten Bewerbungsfrist ist der URL nicht mehr erreichbar, sondern gibt eine entsprechende Rückmeldung aus.

Benutzung von ONLYOFFICE

Um die Arbeitsmöglichkeiten und Flexibilität des CloudStorage Dienstes weiter zu erhöhen, werden Officdokumente über das integrierte ONLYOFFICE zur Ansicht und ggf zur Bearbeitung geöffnet.

Hinweise

Die Daten und der Datenfluss liegen bzw. laufen nicht wie bei Anbietern ähnlicher Office-Lösungen in der Cloud des Anbieters zusammen, sondern liegen Dank des Einsatzes einer im GITZ installierten Enterprise-Version des Produkts weiterhin in unserem Rechenzentrum und sind daher so gut vor ungewolltem Zugriff geschützt wie möglich.

Diese Office Suite erlaubt die - auch gemeinsame - Arbeit zur Erstellung und Gestaltung von Dokumenten gängiger Officeformate wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und auch Präsentationen online und in Echtzeit.

Bei gemeinsamer Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Benutzer kann durch einen Klick auf das folgende Symbol

in der Menüleiste links parallel zur Arbeit an dem Dokument das Chatfenster eingeblendet werden, um mit allen aktiven BearbeiterInnen zu kommunizieren!

Dokumente dieser Datentypen werden dann, wie einige andere auch bereits jetzt, zur Bearbeitung direkt im Browser geöffnet, können aber auch weiterhin heruntergeladen und lokal bearbeitet werden.

Veränderungen an Dateien werden im Chache des Applikationsservers gehalten und bei Verlassen der Datei (Schließen des Tabs/Reiters im Browser oder Beenden des Browsers) auf den Fileserver herunter geschrieben. Dies ist im Webinterface des Cloudstorageordners auch anhand des Zeitstempels hinter der betroffenen Datei überprüfbar.

Zur Sicherheit vor Browserabstürzen und damit ggf. verbundenen Datenverlusten findet alle fünf Minuten eine automatische Zwischenspeicherung bis auf den Fileserver herunter statt, wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen worden sind.

OnlyOffice soll in diesem Zusammenhang kein Ersatz zu der Verwendung einer lokal auf dem Rechner installierten Office-Suite darstellen, sondern vielmehr eine erhöhten Flexibilität zur Zusammenarbeit über Entfernungen und im Onlinezugriff bieten.

Auch wenn der Hersteller von 100%iger Kompatibilität insbesondere zu MS Office spricht, ist zu beachten, dass es bei komplexen Dokumenten zu Formatierungsfehlern kommen kann, wenn herstellerübergreifend gearbeitet wird! Insbesondere bei Formularen, Makros und (komplexen) Formeln kommt es hier oft zu Fehlern.

Solange Sie Dokumente nicht verändern, finden auch keine Zwischenspeicherungen statt und Sie müssen keine Formatierungsprobleme befürchten.

Wenn Dokumente jedoch bearbeitet werden, sollten im Zweifel vor Bearbeitungen eine Kopie angelegt oder das automatische Abspeichern abgeschaltet werden, wie nachfolgend beschrieben! Wenn Sie die automatische Speicherung abschalten verändern Sie das Originaldokument nicht. Sie können jedoch über folgende Vorgehensweise eine „bearbeitete“ Kopie abspeichern.

Gehen Sie auf File oder drücken sie „Alt+F“. Wählen Sie danach Download as… und speichern Sie das Dokument im gewählten Format ab.

Erstellung von neuen Officedokumenten

Wechseln Sie in der Webansicht in den gewünschten Basisordner. Sie benötigen ein Schreibrecht für Ordner, um dort Dokumente zu erstellen!

Klicken sie mit der Maus auf das „Kreuz“ und anschließend auf den gewünschten Typ von Dokument, um dieses zu erstellen.

Sie müssen keine Dateiendung angeben. Es werden standardmäßig die Extensionen *.dcox, *.xlsx oder *.pptx angehängt.

Vergeben Sie nun einen Namen für das Dokument und klicken Sie dann auf [OK].

Das Dokument wird nun erstellt und automatisch in ONLYOFFICE geöffnet.

Deaktivieren der automatischen Speicherung

Klicken Sie auf das Symbol mit den drei horiontalen Linen rechts oben in ONLYOFFICE. Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie den Menüpunkt Advanced settings auswählen.

Entfernen Sie den Haken bei Turn on autosave und klicken Sie auf [Apply].

Einrichten von Gruppenfreigaben für Ordner

Zur Vereinfachung der Datenpflege für Berechtigungen können Sie eigenständig Gruppen definieren und diesen einen oder mehrere Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen zuweisen.

Dieses Feature ist bspw. für Abteilungsordner oder zur Verwaltung von Projektgruppen sinnvoll. So können Sie bspw. einer Projektgruppe mehrere Ordner zuweisen und durch die zentrale Benutzerverwaltung in dieser Gruppe automatisch Berechtigungen für alle Projektordner erteilen, modifizieren oder entziehen.

Erstellen Sie immer zuerst den Ordner, falls noch nicht existent! Die Gruppenmitglieder müssen bereits im System bekannt sein. (Einladungen für neue Benutzer werden nicht versendet!) Im System bereits angelegte Benutzer erhalten keine separate Einladung für die Aufnahme in eine Gruppe oder hinzugefügte oder entfernte Ordnerberechtigungen aus dieser Gruppe .

Gruppen einrichten

Um eine Gruppenfreigabe inzurichten gehen Sie bitte wie folgt vor:

Klicken Sie oben rechts die stilisierte Person an und wählen dann den Punkt Mein Konto an.

Wählen Sie nun den Punkt Gruppen an.

Wählen Sie das Plus-Symbol an.

Vergeben Sie nun einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe.

Wechseln Sie zum Punkt Ordner und geben Sie den Namen eines bestehenden Ordners ein oder erstellen Sie einen neuen Ordner.

Welchseln Sie nun zum Punkt Mitglieder und geben dort die e-Mail Adresse oder die Benutzerkennung der Person ein, die in die Gruppe aufgenommen werden soll ein. Klicken Sie anschließend auf das Plus oder betätigen Sie die Enter-Taste um die PErson hinzuzufügen. Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie bitte auf [Speichern].

Stellvertreter einrichten

Stellvertreter können durch die Aktivierung der „Adminberechtigung“ bestimmt werden.

Admins können die Gruppe verwalten und die Mitglieder einsehen
„Nicht“-Admins können die Gruppenmitgliederliste nicht einsehen, sondern nur die Anzahl der Mitglieder und Ordner erkennen
Benutzer können nicht direkt als Admin angelegt werden, sondern müssen zunächst der Gruppe als Mitglied hinzugefügt und danach zum Admin erklärt werden.
Administratoren einer Gruppe können eine Gruppe zwar verwalten, aber nicht direkt für eigene Ordner einsetzen! Wenn Sie dies tun möchten, muss ein(e) Administrator(in) einer Gruppe dem gewünschten Ordner zunächst explizit als Mitglied mit dem Recht „Admin“ hinzugefügt werden. Danach kann ein „Gruppenadmin“ die Gruppe für diesen Ordner auch für die eigenen Zwecke einsetzen!

Gehen Sie in Ihr Konto, gehen dort zum Punkt Gruppen und klicken Sie dann auf die Gruppe. Nun wählen Sie den Reiter Mitglieder.

Klicken Sie nun auf den Punkt Ist Mitglied und dann im erschienenen Menü auf Ist Admin.

Um die Änderung zu speichern, klicken Sie auf [Speichern].

Zusätzlichen Ordner zur Gruppe hinzufügen

Falls Sie der Gruppe einen zusätzlichen Ordner hinzufügne möchten, können Sie dies nur als „Admin“ machen.

Um einen Ordner hinzuzufügen gehen Sie in Mein Konto. Gehen Sie dort auf den Punkt Gruppen und wählen die Gruppe aus, zu der Sie einen Ordner hinzufügen möchten.

Wählen Sie den Reiter Ordner an.

Geben Sie in das Feld den Ordnernamen ein und klicken dann auf Neu erstellen. Falls Sie einen schon bestehenden Ordner hinzufügen möchten, geben Sie den Namen dessen in das Feld ein und wählen dann den Ordner aus.

Klicken Sie nun auf [Speichern].

Berechtigungen für einzelene Ordner festlegen

Gehen Sie wieder in auf Mein Konto, dann auf den Punkt Gruppen und dann auf die zu bearbeitende Gruppe.

Wählen Sie den Reiter Ordner an.

Klicken Sie den Ordner an, bei dem Sie die Berechtigung bearbeiten möchten und wählen Sie anschließend die Berechtigung ihrer Wahl aus.

Klicken Sie anschließend auf [Speichern].

Hinzufügen weiterer E-Mail Adressen bzw. Zusammenführung getrennter Accounts

Es ist möglich dem eigenen Benutzerkonto zusätzlich die dienstliche E-Mail Adresse der Form „<username>@tu-bs.de“ oder einer anderen Domain einer Einrichtung der TU zuzuweisen. Auch eine Migration eines separaten Kontos unter diesem Benutzernamen ohne Quota mit dem LDAP-autentifizierten Benutzerkonto mit Quota ist möglich.

Mitarbeiter, die mit einer anderen E-Mail Adresse als der im LDAP hinterlegten der Form <..@tu-braunschweig.de> eingeladen worden sind, erhalten wegen der nicht möglichen LDAP Autentifizierung ein separates Konto und werden als „extern“ eingestuft.

Als Folge sind:

Zum Einen daher Einladungen zu Bereichen von den „eigenen“ Ablagen in dem LDAP autentifizierten Konto mit der persönlichen Benutzerkennung bzw. Einladungen unter einer E-Mail Adresse der Form <..@tu-braunschweig.de> getrennt.
Zum Anderen hat man als „extern“ eingestufter Benutzer auch keine Quota.

Zwar werden E-Mails der Form „<username>@tu-bs.de“ aus historischen Gründen zugestellt, entsprechen aber nicht (mehr) dem Corporate Identity der Technischen Universität Braunschweig.

Ebenso gibt es Institute und Einrichtungen, die eigene E-Mail Server mit eigenen Sub-Domains betreiben (bspw. ifs.ing.tu-bs.de).

Um das Arbeiten in zwei oder mehr Bereichen zu vermeiden und alle Daten zusammenzuführen ist es möglich und sinnvoll, dem LDAP autentifizierten Benutzerkonto weitere dienstliche E-Mail Adressen hinzuzufügen.

Der/die Benutzer(in) wurde unter dieser E-Mail Adresse noch nie eingeladen und möchte seinem/ihrem Konto als zusätzliche E-Mail Adresse hinzufügen

Gehen Sie auf Mein Konto und klicken Sie dann hinter dem Punkt E-Mail auf [Verwalten].

Geben Sie in das Feld die E-Mail Adresse ein, die Sie hinzufügen möchten und klicken Sie anschließend auf das „Plus“.

Klicken Sie auf [Speichern] um die E-Mail Adresse zu übernehmen.

Es erscheint eine Meldung, dass zur Bestätigung der E-Mail Adresse eine E-Mail versendet wurde an die gerade hinzugefügte Adresse. Klicken Sie auf [OK], um das Hinweisfenster zu schließen.

Wechseln Sie in Ihr E-Mail Postfach ihrer gerade eingetragenen E-Mail Adresse.

Sie sollten dort eine E-Mail von PowerFolder vorfinden.

Diese sieht wie folgt aus:

Klicken Sie auf die Zeile E-Mail-Adresse verifizieren.

Abschließend wird folgende Meldung angezeigt:

Der/die Benutzer(in) wurde unter dieser E-Mail Adresse bereits eingeladen, es wurde ein separates Konto erstellt und er/sie möchte diese Konten nun zusammenführen