Zur Vereinfachung der Datenpflege für Berechtigungen können Sie eigenständig Gruppen definieren und diesen einen oder mehrere Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen zuweisen.

Dieses Feature ist bspw. für Abteilungsordner oder zur Verwaltung von Projektgruppen sinnvoll. So können Sie bspw. einer Projektgruppe mehrere Ordner zuweisen und durch die zentrale Benutzerverwaltung in dieser Gruppe automatisch Berechtigungen für alle Projektordner erteilen, modifizieren oder entziehen.

Um eine Gruppenfreigabe inzurichten gehen Sie bitte wie folgt vor:

Klicken Sie oben rechts die stilisierte Person an und wählen dann den Punkt Mein Konto an.

Wählen Sie nun den Punkt Gruppen an.

Wählen Sie das Plus-Symbol an.

Vergeben Sie nun einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe.

Wechseln Sie zum Punkt Ordner und geben Sie den Namen eines bestehenden Ordners ein oder erstellen Sie einen neuen Ordner.

Welchseln Sie nun zum Punkt Mitglieder und geben dort die e-Mail Adresse oder die Benutzerkennung der Person ein, die in die Gruppe aufgenommen werden soll ein. Klicken Sie anschließend auf das Plus oder betätigen Sie die Enter-Taste um die PErson hinzuzufügen. Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie bitte auf [Speichern].

Stellvertreter können durch die Aktivierung der „Adminberechtigung“ bestimmt werden.

• Admins können die Gruppe verwalten und die Mitglieder einsehen
• „Nicht“-Admins können die Gruppenmitgliederliste nicht einsehen, sondern nur die Anzahl der Mitglieder und Ordner erkennen
• Benutzer können nicht direkt als Admin angelegt werden, sondern müssen zunächst der Gruppe als Mitglied hinzugefügt und danach zum Admin erklärt werden.
• Administratoren einer Gruppe können eine Gruppe zwar verwalten, aber nicht direkt für eigene Ordner einsetzen! Wenn Sie dies tun möchten, muss ein(e) Administrator(in) einer Gruppe dem gewünschten Ordner zunächst explizit als Mitglied mit dem Recht „Admin“ hinzugefügt werden. Danach kann ein „Gruppenadmin“ die Gruppe für diesen Ordner auch für die eigenen Zwecke einsetzen!

Gehen Sie in Ihr Konto, gehen dort zum Punkt Gruppen und klicken Sie dann auf die Gruppe. Nun wählen Sie den Reiter Mitglieder.

Klicken Sie nun auf den Punkt Ist Mitglied und dann im erschienenen Menü auf Ist Admin.

Um die Änderung zu speichern, klicken Sie auf [Speichern].

Falls Sie der Gruppe einen zusätzlichen Ordner hinzufügne möchten, können Sie dies nur als „Admin“ machen.

Um einen Ordner hinzuzufügen gehen Sie in Mein Konto. Gehen Sie dort auf den Punkt Gruppen und wählen die Gruppe aus, zu der Sie einen Ordner hinzufügen möchten.

Wählen Sie den Reiter Ordner an.

Geben Sie in das Feld den Ordnernamen ein und klicken dann auf Neu erstellen. Falls Sie einen schon bestehenden Ordner hinzufügen möchten, geben Sie den Namen dessen in das Feld ein und wählen dann den Ordner aus.

Klicken Sie nun auf [Speichern].

Gehen Sie wieder in auf Mein Konto, dann auf den Punkt Gruppen und dann auf die zu bearbeitende Gruppe.

Wählen Sie den Reiter Ordner an.

Klicken Sie den Ordner an, bei dem Sie die Berechtigung bearbeiten möchten und wählen Sie anschließend die Berechtigung ihrer Wahl aus.

Klicken Sie anschließend auf [Speichern].