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Zur Vereinfachung der Datenpflege für Berechtigungen können Sie eigenständig Gruppen definieren und diesen einen oder mehrere Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen zuweisen.
Dieses Feature ist bspw. für Abteilungsordner oder zur Verwaltung von Projektgruppen sinnvoll. So können Sie bspw. einer Projektgruppe mehrere Ordner zuweisen und durch die zentrale Benutzerverwaltung in dieser Gruppe automatisch Berechtigungen für alle Projektordner erteilen, modifizieren oder entziehen.
1. Wechseln Sie in der linken Menüleiste in den Unterpunkt „Gruppen“ und klicken sie mit der Maus auf „Gruppe hinzufügen“
2. Geben Sie im Reiter „Gruppeneinstellungen“ einen aussagefähigen Namen für die zu erstellende Gruppe und bestenfalls eine kurze Beschreibung dazu im Feld Notizen ein. Klicken Sie auf „Speichern“
3. Wechseln Sie in den Reiter „Benutzer“ und tragen Sie nacheinander die Benutzernamen oder E-Mail Adressen der künftigen Gruppenmitglieder ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
4. Stellvertreter können durch die Aktivierung der „Adminberechtigung“ bestimmt werden.
Nach der Abspeicherung fällt auf, dass ein oder mehrere Ordner, der/die vorher dieser Gruppe zugeordnet gewesen war(en), nun nicht mehr enthalten ist/sind. Der Hersteller wurde über dieses Problem informiert!
5. Wechseln Sie in den Reiter „Folder“ und tragen Sie den Namen des bereits länger existierenden oder vorab angelegten Ordners ein. Die Autovervollständigung zeigt Ihnen den korrekten Namen an. Die Autovervollständigung zeigt Ihnen nur „Ihre“ Ordner oder die, für die Sie Adminberechtigung haben,an.
6. Sie können mehrere Ordner für eine Gruppe freigeben und diese separat mit dem „Lesen“ oder „Lesen/Schreiben“ Recht versehen.
7. Sie können die Gruppe nun in der Mitgliederverwaltung eines Ordners sehen.