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--- server:cloud-storage:howto_usergroups [2018/04/05 14:08]
henbloch
+++ server:cloud-storage:howto_usergroups [2020/07/13 10:25]
henbloch
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-=== HowTo - Gruppenfreigaben von Ordnern ===
+===== HowTo - Gruppenfreigaben von Ordnern =====
+----
 Zur Vereinfachung der Datenpflege für Berechtigungen können Sie eigenständig Gruppen definieren und diesen einen oder mehrere Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen zuweisen.
 Dieses Feature ist bspw. für Abteilungsordner oder zur Verwaltung von Projektgruppen sinnvoll. So können Sie bspw. einer Projektgruppe mehrere Ordner zuweisen und durch die zentrale Benutzerverwaltung in dieser Gruppe automatisch Berechtigungen für alle Projektordner erteilen, modifizieren oder entziehen.
-<note important>Erstellen Sie immer zuerst den Ordner, falls noch nicht existent!
+<note important>Erstellen Sie immer zuerst den Ordner, falls noch nicht existent! Die Gruppenmitglieder müssen bereits im System bekannt sein. (Einladungen für neue Benutzer werden nicht versendet!) Im System bereits angelegte Benutzer erhalten keine separate Einladung für die Aufnahme in eine Gruppe oder hinzugefügte oder entfernte Ordnerberechtigungen aus dieser Gruppe .</note>
-Die Gruppenmitglieder müssen bereits im System bekannt sein. (Einladungen für neue Benutzer werden nicht versendet!)
-Im System bereits angelegte Benutzer erhalten keine separate Einladung für die Aufnahme in eine Gruppe oder hinzugefügte oder entfernte Ordnerberechtigungen aus dieser Gruppe
+==== Gruppen einrichten ====
-</note>
+----
+Um eine Gruppenfreigabe einzurichten gehen Sie bitte wie folgt vor:
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_1.png?700|}}
+\\ Klicken Sie oben rechts die stilisierte Person an und wählen dann den Punkt **Mein Konto** an.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_2.png?700|}}
+\\ Wählen Sie nun den Punkt **Gruppen** an.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_3.png?700|}}
+\\ Wählen Sie das **Plus**-Symbol an.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_4.png?700|}}
+\\ Vergeben Sie nun einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_5.png?700|}}
+\\ Wechseln Sie zum Punkt **Ordner** und geben Sie den Namen eines bestehenden Ordners ein oder erstellen Sie einen neuen Ordner.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_6a.png?700|}}
+\\ Welchseln Sie nun zum Punkt **Mitglieder** und geben dort die e-Mail Adresse oder die Benutzerkennung der Person ein, die in die Gruppe aufgenommen werden soll ein. Klicken Sie anschließend auf das **Plus** oder betätigen Sie die Enter-Taste um die PErson hinzuzufügen. Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie bitte auf [**Speichern**].
+==== Stellvertreter einrichten ====
+----
+Stellvertreter können durch die Aktivierung der „Adminberechtigung“ bestimmt werden.
+  * Admins können die Gruppe verwalten und die Mitglieder einsehen
+  * „Nicht“-Admins können die Gruppenmitgliederliste nicht einsehen, sondern nur die Anzahl der Mitglieder und Ordner erkennen
+  * Benutzer können nicht direkt als Admin angelegt werden, sondern müssen zunächst der Gruppe als Mitglied hinzugefügt und danach zum Admin erklärt werden.
+  * //**Administratoren einer Gruppe können eine Gruppe zwar verwalten, aber nicht direkt für eigene Ordner einsetzen! Wenn Sie dies tun möchten, muss ein(e) Administrator(in) einer Gruppe dem gewünschten Ordner zunächst explizit als Mitglied mit dem Recht „Admin“ hinzugefügt werden. Danach kann ein „Gruppenadmin“ die Gruppe für diesen Ordner auch für die eigenen Zwecke einsetzen!**//
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_7.png?700|}}
+\\ Gehen Sie in Ihr Konto, gehen dort zum Punkt **Gruppen** und klicken Sie dann auf die Gruppe. Nun wählen Sie den Reiter **Mitglieder**.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_8.png?700|}}
+\\ Klicken Sie nun auf den Punkt **Ist Mitglied** und dann im erschienenen Menü auf **Ist Admin**.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_9a.png?700|}}
+\\ Um die Änderung zu speichern, klicken Sie auf [**Speichern**].
+==== Zusätzlichen Ordner zur Gruppe hinzufügen ====
+----
+Falls Sie der Gruppe einen zusätzlichen Ordner hinzufügen möchten, können Sie dies nur als "Admin" machen.
+Um einen Ordner hinzuzufügen gehen Sie in **Mein Konto**. Gehen Sie dort auf den Punkt **Gruppen** und wählen die Gruppe aus, zu der Sie einen Ordner hinzufügen möchten.
+\\ {{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_9b.png?700|}}
+\\ Wählen Sie den Reiter **Ordner** an.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_10.png?700|}}
+\\ Geben Sie in das Feld den Ordnernamen ein und klicken dann auf **Neu erstellen**. Falls Sie einen schon bestehenden Ordner hinzufügen möchten, geben Sie den Namen dessen in das Feld ein und wählen dann den Ordner aus.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_11.png?700|}}
+\\ Klicken Sie nun auf [**Speichern**].
+==== Berechtigungen für einzelne Ordner festlegen ====
+----
+Gehen Sie wieder in auf **Mein Konto**, dann auf den Punkt **Gruppen** und dann auf die zu bearbeitende Gruppe.
+\\ {{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_11b.png?700|}}
+\\ Wählen Sie den Reiter **Ordner** an.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_12.png?700|}}
+\\ Klicken Sie den Ordner an, bei dem Sie die Berechtigung bearbeiten möchten und wählen Sie anschließend die Berechtigung ihrer Wahl aus.
+{{:server:cloud-storage:gruppen_schritt_13.png?700|}}
+\\ Klicken Sie anschließend auf [**Speichern**].
+===== Größere Gruppen in Stapelverarbeitung anlegen oder bearbeiten =====
+==== Eine detaillierte Anleitung zur vereinfachten Gruppenverwaltung ====
-. Wechseln Sie in der linken Menüleiste in den Unterpunkt "Gruppen" und klicken sie mit der Maus auf "Gruppe hinzufügen"
+Etablierte lokale Cloud-Storage Gruppen lassen sich gut über die herkömmliche, oben beschriebene Art und Weise, administrieren. Für die initiale Anlage umfangreicherer Gruppen, wie bspw. zur Verwendung in Seminargruppen, ist die Methode jedoch etwas umständlich.
-{{:server:cloud-storage:gruppenberechtigungen_powerfolder_1.png?direct&400|}}
+Daher bietet es sich hier an, eine nachfolgend am Beispiel einer zentralen Veranstaltung für Studierende beschriebene Vorgehensweise zur Stapelverarbeitung zu verwenden.
-. Geben Sie im Reiter "Gruppeneinstellungen" einen aussagefähigen Namen für die zu erstellende Gruppe und bestenfalls eine kurze Beschreibung  dazu im Feld Notizen ein. Klicken Sie auf "Speichern"
+Gehen Sie dazu wie folgt vor:
-{{:server:cloud-storage:gruppenberechtigungen_powerfolder_2.png?direct&400|}}
-. Wechseln Sie in den Reiter "Benutzer" und tragen Sie nacheinander die Benutzernamen oder E-Mail Adressen der künftigen Gruppenmitglieder ein und klicken Sie auf "Hinzufügen".
+  * Erstellen Sie sich eine (CSV-)Datei mit den Benutzerkennungen (Y-Nummern) oder E-Mail Adressen aller Studierenden dieser Veranstaltung. (CSV-Dateien bieten sich an; es kann aber auch eine reine Textdatei sein.)
-       * auch externe E-Mail Adressen sind möglich
+  * Trennen Sie die einzelnen Einträge bspw. durch Semikolon oder Kommata.
-       * Die Gruppenmitglieder müssen bereits im System bekannt sein. (Einladungen für neue Benutzer werden **nicht** versendet!)
+  * Loggen Sie sich als Benutzer, der diese Veranstaltung betreut, im Webinterface des Dienstes an
-       * Im System bereits angelegte Benutzer erhalten keine separate Einladung für die Aufnahme in eine Gruppe oder hinzugefügte oder entfernte Ordnerberechtigungen aus dieser Gruppe
+  * Legen Sie einen entsprechend benannten Ordner im Cloud-Storage System an
+  * Rufen Sie zur Einrichtung der Gruppe folgende Seite auf: [[https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/groups+]]
-{{:server:cloud-storage:gruppenberechtigungen_powerfolder_3.png?direct&400|}}
+  * Klicken sie auf "Gruppe erstellen"
+  * Vergeben Sie einen geeigneten Namen und ggf. einen erläuternden Kommentar und klicken sie auf "Anlegen".
+  * Klicken Sie auf "Gruppe bearbeiten / Mitglieder hinzufügen"
+  * Öffnen Sie die von Ihnen erstellte CSV-Datei mit einem Editor wie bspw. WordPad und kopieren Sie alle Mitglieder in die Zwischenablage (bspw. mit Strg+A - Strg+C)
+  * Wechseln Sie wieder in das Webinterface zu Bearbeitung der Gruppe in Cloud-Storage und klicken Sie in das Feld "Mitglieder"
+  * Fügen Sie den Inhalt aus der Zwischenablage durch drücken der Tastenkombination "Strg+V" ein. ("Drag and Drop" ist hier nicht möglich!)
+  * Klicken Sie "Hinzufügen"
-. Stellvertreter können durch die Aktivierung der "Adminberechtigung" bestimmt werden.
+Sie haben nun auf einfache Art und Weise eine Gruppe erstellt, deren Admin Sie sind.
-       * Admins können die Gruppe verwalten und die Mitglieder einsehen
+Sie können ein anderes Mitglied ebenfalls zu einem Admin heraufstufen, um bspw. eine Stellvertretung einzurichten.
-       * "Nicht"-Admins können die Gruppenmitgliederliste nicht einsehen, sondern nur die Anzahl der Mitglieder und Ordner erkennen
-       * Benutzer können nicht direkt als Admin angelegt werden, sondern müssen zunächst der Gruppe als Mitglied hinzugefügt und danach zum Admin erklärt werden.
-       * //**Administratoren einer Gruppe können eine Gruppe zwar verwalten, aber nicht direkt für eigene Ordner einsetzen! Wenn Sie dies tun möchten, muss ein(e) Administrator(in) einer Gruppe dem gewünschten Ordner zunächst explizit als Mitglied mit dem Recht "Admin" hinzugefügt werden. Danach kann ein "Gruppenadmin" die Gruppe für diesen Ordner auch für die eigenen Zwecke einsetzen!**//
-<note important>Wenn ein(e) Benutzer(in) einer Gruppe für die sie/er nicht Besitzerin oder Besitzer, aber Administrator(in) ist, einem eigenen Ordner die Gruppenberechtigung hinzufügt, ohne explizites Mitglied mit dem Recht "Admin" zu sein, werden alle anderen Ordner dieser Gruppe entzogen!.
+==== Berechtigen Sie diese Gruppe zum Zugriff auf einen Ordner ====
+  * im Webinterface in die Ansicht "Gruppen" wechseln [[https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/groups]] (OHNE "+")
+  * Klicken Sie in der Auswahl auf die gewünschte Gruppe
+  * Klicken Sie in der "Reiter" Menüleiste" auf "Ordner"
+  * Klicken sie in das Feld "Ordner hinzufügen" und beginnen Sie, den Namen des Ordners zu schreiben
+  * Durch die Autovervollständigung sollte sich die Auswahl zunehmend einschränken.
+  * Klicken Sie auf den gewünschten Ordnernamen, sodass dieser als Ordner der Gruppe hinzugefügt wird.
+  * Vergeben Sie die gewünschte Gruppenberechtigung (Bspw. "Kann Lesen")
+  * Klicken Sie auf "Speichern".
-Nach der Abspeicherung fällt auf, dass ein oder mehrere Ordner, der/die vorher dieser Gruppe zugeordnet gewesen war(en), nun nicht mehr enthalten ist/sind.
+<note important>Wesentlich ist noch Folgendes
-Der Hersteller wurde über dieses Problem informiert! </note>
+  * Benutzer in Gruppen werden nicht über eine Berechtigung zu einem Ordner informiert, wie es bei einer "Einzeleinladung" üblich ist. Versenden Sie daher eine separate Einladung über eine "Serien E-Mail", bspw. über das Tool "Mail Merge" in Thunderbird oder eine ähnliche Erweiterung Ihres E-Mail Programms. Für MS Outlook klicken Sie bitte hier
+  * Die eingeladenen Benutzer "MÜSSEN" im System bereits aktiv sein oder sich vorab einmal zwingend im System angemeldet haben, damit ein aktives Konto vorhanden ist. Senden Sie dazu ggf. bereits vorab die Serien E-Mail oder versenden Sie zwei; einmal vorab und einmal nach Einrichtung der Gruppe und Erstellung des Ordners mit den Daten.</note>
-       * Daher ist aktuell die Empfehlung, alle Gruppenadmins einer Gruppe stets als zusätzliche explizite Mitglieder einem Ordner, für den diese Gruppenberechtigung gelten soll, hinzuzufügen.
+<note tip>Noch ein Tipp zur Arbeitserleichterung
-{{:server:cloud-storage:gruppenberechtigungen_powerfolder_4.png?direct&400|}}
+Wenn Sie bei der Erstellung des CSV Datei statt der Y-Nummern der Studierenden deren E-Mail Adressen der TU Braunschweig verwenden, können Sie diese CSV-Datei ggf. auch gleich zum Versand der E-Mails verwenden.
+Wichtig ist hierbei, dass Sie bei den E-Mails auf die "lange" Domainendung der TU Braunschweig achten:
-. Wechseln Sie in den Reiter "Folder" und tragen Sie den Namen des bereits länger existierenden oder vorab angelegten Ordners ein. Die Autovervollständigung zeigt Ihnen den korrekten Namen an.
+MAX.MUSTERMANN**@tu-braunschweig.de**
-Die Autovervollständigung zeigt Ihnen nur "Ihre" Ordner oder die, für die Sie Adminberechtigung haben,an.
-{{:server:cloud-storage:gruppenberechtigungen_powerfolder_5.png?direct&400|}}
-. Sie können mehrere Ordner für eine Gruppe freigeben und diese separat mit dem "Lesen" oder "Lesen/Schreiben" Recht versehen.
-{{:server:cloud-storage:gruppenberechtigungen_powerfolder_6.png?direct&400|}}
-. Sie können die Gruppe nun in der Mitgliederverwaltung eines Ordners sehen.
-{{:server:cloud-storage:gruppenberechtigungen_powerfolder_7.png?direct&400|}}
+Überhaupt sollten Sie immer diese Form der Adressierung bei Cloud-Storage verwenden, auch wenn die kurze Form der Domain (@tu-bs.de) zunächst einfacher erscheint. Deren Verwendung führt aber häufig zu Komplikationen, weil diese laut CI (Corporate Identity) Vereinbarung der TU nicht die offizielle Schreibweise ist und daher nicht in den Authentifizierungssystemen LDAP oder Active Directory integriert ist.</note>

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