HowTo - Gruppenfreigaben von Ordnern

Zur Vereinfachung der Datenpflege für Berechtigungen können Sie eigenständig Gruppen definieren und diesen einen oder mehrere Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen zuweisen.

Dieses Feature ist bspw. für Abteilungsordner oder zur Verwaltung von Projektgruppen sinnvoll. So können Sie bspw. einer Projektgruppe mehrere Ordner zuweisen und durch die zentrale Benutzerverwaltung in dieser Gruppe automatisch Berechtigungen für alle Projektordner erteilen, modifizieren oder entziehen.

Erstellen Sie immer zuerst den Ordner, falls noch nicht existent! Die Gruppenmitglieder müssen bereits im System bekannt sein. (Einladungen für neue Benutzer werden nicht versendet!) Im System bereits angelegte Benutzer erhalten keine separate Einladung für die Aufnahme in eine Gruppe oder hinzugefügte oder entfernte Ordnerberechtigungen aus dieser Gruppe

1. Wechseln Sie in der linken Menüleiste in den Unterpunkt „Gruppen“ und klicken sie mit der Maus auf „Gruppe hinzufügen“

2. Geben Sie im Reiter „Gruppeneinstellungen“ einen aussagefähigen Namen für die zu erstellende Gruppe und bestenfalls eine kurze Beschreibung dazu im Feld Notizen ein. Klicken Sie auf „Speichern“

3. Wechseln Sie in den Reiter „Benutzer“ und tragen Sie nacheinander die Benutzernamen oder E-Mail Adressen der künftigen Gruppenmitglieder ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

  • auch externe E-Mail Adressen sind möglich
  • Die Gruppenmitglieder müssen bereits im System bekannt sein. (Einladungen für neue Benutzer werden nicht versendet!)
  • Im System bereits angelegte Benutzer erhalten keine separate Einladung für die Aufnahme in eine Gruppe oder hinzugefügte oder entfernte Ordnerberechtigungen aus dieser Gruppe

4. Stellvertreter können durch die Aktivierung der „Adminberechtigung“ bestimmt werden.

  • Admins können die Gruppe verwalten und die Mitglieder einsehen
  • „Nicht“-Admins können die Gruppenmitgliederliste nicht einsehen, sondern nur die Anzahl der Mitglieder und Ordner erkennen
  • Benutzer können nicht direkt als Admin angelegt werden, sondern müssen zunächst der Gruppe als Mitglied hinzugefügt und danach zum Admin erklärt werden.
  • Administratoren einer Gruppe können eine Gruppe zwar verwalten, aber nicht direkt für eigene Ordner einsetzen! Wenn Sie dies tun möchten, muss ein(e) Administrator(in) einer Gruppe dem gewünschten Ordner zunächst explizit als Mitglied mit dem Recht „Admin“ hinzugefügt werden. Danach kann ein „Gruppenadmin“ die Gruppe für diesen Ordner auch für die eigenen Zwecke einsetzen!
Wenn ein(e) Benutzer(in) einer Gruppe für die sie/er nicht Besitzerin oder Besitzer, aber Administrator(in) ist, einem eigenen Ordner die Gruppenberechtigung hinzufügt, ohne explizites Mitglied mit dem Recht „Admin“ zu sein, werden alle anderen Ordner dieser Gruppe entzogen!.

Nach der Abspeicherung fällt auf, dass ein oder mehrere Ordner, der/die vorher dieser Gruppe zugeordnet gewesen war(en), nun nicht mehr enthalten ist/sind. Der Hersteller wurde über dieses Problem informiert!

  • Daher ist aktuell die Empfehlung, alle Gruppenadmins einer Gruppe stets als zusätzliche explizite Mitglieder einem Ordner, für den diese Gruppenberechtigung gelten soll, hinzuzufügen.

5. Wechseln Sie in den Reiter „Folder“ und tragen Sie den Namen des bereits länger existierenden oder vorab angelegten Ordners ein. Die Autovervollständigung zeigt Ihnen den korrekten Namen an. Die Autovervollständigung zeigt Ihnen nur „Ihre“ Ordner oder die, für die Sie Adminberechtigung haben,an.

6. Sie können mehrere Ordner für eine Gruppe freigeben und diese separat mit dem „Lesen“ oder „Lesen/Schreiben“ Recht versehen.

7. Sie können die Gruppe nun in der Mitgliederverwaltung eines Ordners sehen.

server/cloud-storage/howto_usergroups.txt · Zuletzt geändert: 2018/04/05 12:08 von henbloch
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