HowTo - Gruppenfreigaben von Ordnern


Zur Vereinfachung der Datenpflege für Berechtigungen können Sie eigenständig Gruppen definieren und diesen einen oder mehrere Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen zuweisen.

Dieses Feature ist bspw. für Abteilungsordner oder zur Verwaltung von Projektgruppen sinnvoll. So können Sie bspw. einer Projektgruppe mehrere Ordner zuweisen und durch die zentrale Benutzerverwaltung in dieser Gruppe automatisch Berechtigungen für alle Projektordner erteilen, modifizieren oder entziehen.

Erstellen Sie immer zuerst den Ordner, falls noch nicht existent! Die Gruppenmitglieder müssen bereits im System bekannt sein. (Einladungen für neue Benutzer werden nicht versendet!) Im System bereits angelegte Benutzer erhalten keine separate Einladung für die Aufnahme in eine Gruppe oder hinzugefügte oder entfernte Ordnerberechtigungen aus dieser Gruppe .

Gruppen einrichten


Um eine Gruppenfreigabe einzurichten gehen Sie bitte wie folgt vor:


Klicken Sie oben rechts die stilisierte Person an und wählen dann den Punkt Mein Konto an.


Wählen Sie nun den Punkt Gruppen an.


Wählen Sie das Plus-Symbol an.


Vergeben Sie nun einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe.


Wechseln Sie zum Punkt Ordner und geben Sie den Namen eines bestehenden Ordners ein oder erstellen Sie einen neuen Ordner.


Welchseln Sie nun zum Punkt Mitglieder und geben dort die e-Mail Adresse oder die Benutzerkennung der Person ein, die in die Gruppe aufgenommen werden soll ein. Klicken Sie anschließend auf das Plus oder betätigen Sie die Enter-Taste um die PErson hinzuzufügen. Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie bitte auf [Speichern].

Stellvertreter einrichten


Stellvertreter können durch die Aktivierung der „Adminberechtigung“ bestimmt werden.

  • Admins können die Gruppe verwalten und die Mitglieder einsehen
  • „Nicht“-Admins können die Gruppenmitgliederliste nicht einsehen, sondern nur die Anzahl der Mitglieder und Ordner erkennen
  • Benutzer können nicht direkt als Admin angelegt werden, sondern müssen zunächst der Gruppe als Mitglied hinzugefügt und danach zum Admin erklärt werden.
  • Administratoren einer Gruppe können eine Gruppe zwar verwalten, aber nicht direkt für eigene Ordner einsetzen! Wenn Sie dies tun möchten, muss ein(e) Administrator(in) einer Gruppe dem gewünschten Ordner zunächst explizit als Mitglied mit dem Recht „Admin“ hinzugefügt werden. Danach kann ein „Gruppenadmin“ die Gruppe für diesen Ordner auch für die eigenen Zwecke einsetzen!


Gehen Sie in Ihr Konto, gehen dort zum Punkt Gruppen und klicken Sie dann auf die Gruppe. Nun wählen Sie den Reiter Mitglieder.


Klicken Sie nun auf den Punkt Ist Mitglied und dann im erschienenen Menü auf Ist Admin.


Um die Änderung zu speichern, klicken Sie auf [Speichern].

Zusätzlichen Ordner zur Gruppe hinzufügen


Falls Sie der Gruppe einen zusätzlichen Ordner hinzufügen möchten, können Sie dies nur als „Admin“ machen.

Um einen Ordner hinzuzufügen gehen Sie in Mein Konto. Gehen Sie dort auf den Punkt Gruppen und wählen die Gruppe aus, zu der Sie einen Ordner hinzufügen möchten.

Wählen Sie den Reiter Ordner an.


Geben Sie in das Feld den Ordnernamen ein und klicken dann auf Neu erstellen. Falls Sie einen schon bestehenden Ordner hinzufügen möchten, geben Sie den Namen dessen in das Feld ein und wählen dann den Ordner aus.


Klicken Sie nun auf [Speichern].

Berechtigungen für einzelne Ordner festlegen


Gehen Sie wieder in auf Mein Konto, dann auf den Punkt Gruppen und dann auf die zu bearbeitende Gruppe.

Wählen Sie den Reiter Ordner an.


Klicken Sie den Ordner an, bei dem Sie die Berechtigung bearbeiten möchten und wählen Sie anschließend die Berechtigung ihrer Wahl aus.


Klicken Sie anschließend auf [Speichern].

Größere Gruppen in Stapelverarbeitung anlegen oder bearbeiten

Eine detaillierte Anleitung zur vereinfachten Gruppenverwaltung

Etablierte lokale Cloud-Storage Gruppen lassen sich gut über die herkömmliche, oben beschriebene Art und Weise, administrieren. Für die initiale Anlage umfangreicherer Gruppen, wie bspw. zur Verwendung in Seminargruppen, ist die Methode jedoch etwas umständlich.

Daher bietet es sich hier an, eine nachfolgend am Beispiel einer zentralen Veranstaltung für Studierende beschriebene Vorgehensweise zur Stapelverarbeitung zu verwenden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Erstellen Sie sich eine (CSV-)Datei mit den Benutzerkennungen (Y-Nummern) oder E-Mail Adressen aller Studierenden dieser Veranstaltung. (CSV-Dateien bieten sich an; es kann aber auch eine reine Textdatei sein.)
  • Trennen Sie die einzelnen Einträge bspw. durch Semikolon oder Kommata.
  • Loggen Sie sich als Benutzer, der diese Veranstaltung betreut, im Webinterface des Dienstes an
  • Legen Sie einen entsprechend benannten Ordner im Cloud-Storage System an
  • Rufen Sie zur Einrichtung der Gruppe folgende Seite auf: https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/groups+
  • Klicken sie auf „Gruppe erstellen“
  • Vergeben Sie einen geeigneten Namen und ggf. einen erläuternden Kommentar und klicken sie auf „Anlegen“.
  • Klicken Sie auf „Gruppe bearbeiten / Mitglieder hinzufügen“
  • Öffnen Sie die von Ihnen erstellte CSV-Datei mit einem Editor wie bspw. WordPad und kopieren Sie alle Mitglieder in die Zwischenablage (bspw. mit Strg+A - Strg+C)
  • Wechseln Sie wieder in das Webinterface zu Bearbeitung der Gruppe in Cloud-Storage und klicken Sie in das Feld „Mitglieder“
  • Fügen Sie den Inhalt aus der Zwischenablage durch drücken der Tastenkombination „Strg+V“ ein. („Drag and Drop“ ist hier nicht möglich!)
  • Klicken Sie „Hinzufügen“

Sie haben nun auf einfache Art und Weise eine Gruppe erstellt, deren Admin Sie sind. Sie können ein anderes Mitglied ebenfalls zu einem Admin heraufstufen, um bspw. eine Stellvertretung einzurichten.

Berechtigen Sie diese Gruppe zum Zugriff auf einen Ordner

  • im Webinterface in die Ansicht „Gruppen“ wechseln https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/groups (OHNE „+“)
  • Klicken Sie in der Auswahl auf die gewünschte Gruppe
  • Klicken Sie in der „Reiter“ Menüleiste„ auf „Ordner“
  • Klicken sie in das Feld „Ordner hinzufügen“ und beginnen Sie, den Namen des Ordners zu schreiben
  • Durch die Autovervollständigung sollte sich die Auswahl zunehmend einschränken.
  • Klicken Sie auf den gewünschten Ordnernamen, sodass dieser als Ordner der Gruppe hinzugefügt wird.
  • Vergeben Sie die gewünschte Gruppenberechtigung (Bspw. „Kann Lesen“)
  • Klicken Sie auf „Speichern“.
Wesentlich ist noch Folgendes
  • Benutzer in Gruppen werden nicht über eine Berechtigung zu einem Ordner informiert, wie es bei einer „Einzeleinladung“ üblich ist. Versenden Sie daher eine separate Einladung über eine „Serien E-Mail“, bspw. über das Tool „Mail Merge“ in Thunderbird oder eine ähnliche Erweiterung Ihres E-Mail Programms. Für MS Outlook klicken Sie bitte hier
  • Die eingeladenen Benutzer „MÜSSEN“ im System bereits aktiv sein oder sich vorab einmal zwingend im System angemeldet haben, damit ein aktives Konto vorhanden ist. Senden Sie dazu ggf. bereits vorab die Serien E-Mail oder versenden Sie zwei; einmal vorab und einmal nach Einrichtung der Gruppe und Erstellung des Ordners mit den Daten.</note>
Noch ein Tipp zur Arbeitserleichterung

Wenn Sie bei der Erstellung des CSV Datei statt der Y-Nummern der Studierenden deren E-Mail Adressen der TU Braunschweig verwenden, können Sie diese CSV-Datei ggf. auch gleich zum Versand der E-Mails verwenden. Wichtig ist hierbei, dass Sie bei den E-Mails auf die „lange“ Domainendung der TU Braunschweig achten:

MAX.MUSTERMANN@tu-braunschweig.de

Überhaupt sollten Sie immer diese Form der Adressierung bei Cloud-Storage verwenden, auch wenn die kurze Form der Domain (@tu-bs.de) zunächst einfacher erscheint. Deren Verwendung führt aber häufig zu Komplikationen, weil diese laut CI (Corporate Identity) Vereinbarung der TU nicht die offizielle Schreibweise ist und daher nicht in den Authentifizierungssystemen LDAP oder Active Directory integriert ist.

server/cloud-storage/howto_usergroups.txt · Zuletzt geändert: 2020/07/13 10:25 von henbloch
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