HowTo - Einrichtung eines "Upload ONLY" Ordners ("Briefkastenfunktion" - bspw. für eine Stellenausschreibung) in CloudStorage (PowerFolder)

Sie können in dem CloudStorage Dienst des GITZ für einen darin erstellten Ordner eine Uploadfunktion über Unterordner einrichten, die sich bspw. für Stellenausschreibungen nutzen lässt. In einen solchen Ordner können wie in einen Briefkasten Bewerbungsunterlagen eingeworfen werden. Ebenfalls wie in einem Briefkasten können die von anderen Bewerberinnen und Bewerbern eingeworfenen Unterlagen von diesen nicht (ein-)gesehen werden. Im Gegensatz zu den üblichen Ordnern dieses Systems ist es für die Bewerberinnen und Bewerber eine „Upload Only“ Funktion ohne das Recht die übrigen Inhalte des Ordners zu betrachten. Grundsätzlich hat ein solcher Ordner folgende Eigenschaften:

  • Die Zusammenarbeit ist wie gewohnt über Einladungen möglich
  • Uploads der Bewerberinnen und Bewerber werden in separaten Unterordner geführt (Name)
  • Ein Ablaufdatum ist möglich
  • Eine Benachrichtigung über gesonderte E-Mail-Adresse oder eine Verteileradresse ist zusätzlich zu der herkömmlichen Benachrichtigung möglich.

Erstellungsdialog

1. Erstellen Sie in Ihrem Account einen Ordner mit aussagekräftigem Namen.

2. Wechseln Sie in die Eigenschaften des Ordners, um die Möglichkeit zum Upload einzurichten.

3. Klicken Sie auf Upload Formular erstellen.

4. Füllen Sie die Felder im nächsten Dialogfenster mit aussagekräftigen Inhalten. Beachten Sie bitte, dass im Feld Beschreibung derzeit noch keine Formatierungen möglich sind. Halten Sie das Feld daher am besten durch eine sinnvolle Beschränkung übersichtlich (siehe Beispiel unter „Bewerberdialog 1.“).

5. Speichern Sie das erstellte Upload Formular durch einen Klick auf „Bestätigen“ ab.

6. Integrieren Sie den angezeigten URL zu dem Formular in Ihre Internetseite zu der Stellenausschreibung oder Ihrer veröffentlichten Anzeige. Wenden Sie sich bei Unsicherheit hierzu bitte an die für Sie zuständige Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter (bspw. DV-Koordinator), um einen Link korrekt in Ihrer Anzeige einzubinden.

Ein Beispiel für eine Einbindung in Ihren HTML Code finden Sie hier:

<p></p><a href="https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/preparefilelink?folderID=<IHRE_FILE_LINK_ID>" target="_blank">Online Bewerbung</a><p></p>

Bewerberdialog

1. Die Bewerberin oder der Bewerber gelangen über den URL auf der Internetseite oder der in Zeitschriften geschalteten Anzeige auf die sog. „Landingpage“.

2. Die Bewerberin oder der der Bewerber sind gehalten, das Formular sinngemäß auszufüllen. Die Eingabe eines Passwortes ist optional und ermöglicht der Bewerberin oder dem Bewerber lediglich später ggf. unter dem gleichen Ordner weitere Dateien zu hinterlegen oder den Upload Link mit anderen Personen zu teilen.

3. Im nächsten Schritt kann die Bewerberin oder der Bewerber über einen „Durchsuchen“ Button Bewerbungsunterlagen vom lokalen Rechner in die Cloud laden. Dies kann in einzelnen Schritten dokumentenweise erfolgen oder auch als Archivdatei mit gesammelten Unterlagen.

4. Der Vermerk „Datei hochgeladen“ quittiert den Vorgang als erfolgreich.

5. Zusätzlich erhält die Bewerberin oder der Bewerber wie auch die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter einen Hinweis zum erfolgreichen Upload per E-Mail.

Interne Bearbeitung

Zur internen Bearbeitung kann das System wie üblich genutzt werden.

1. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter laden an der Stellenausschreibung beteiligte Personen wie gewohnt über die Einladungsfunktion mit den vorgesehenen Rechten ein.

2. Die eingegangenen Bewerbungen sind in Unterordnern und mit Zeitstempel sichtbar.

3. Nach Ablauf der bei der Erstellung definierten Bewerbungsfrist ist der URL nicht mehr erreichbar, sondern gibt eine entsprechende Rückmeldung aus.

server/cloud-storage/howto_use_upload-folder.txt · Zuletzt geändert: 2017/11/14 10:51 von lardreym
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