HowTo - Einrichtung eines "Upload ONLY" Ordners ("Briefkastenfunktion" - bspw. für eine Stellenausschreibung) in CloudStorage (PowerFolder)


Sie können in dem CloudStorage Dienst des GITZ für einen darin erstellten Ordner eine Uploadfunktion über Unterordner einrichten, die sich bspw. für Stellenausschreibungen nutzen lässt. In einen solchen Ordner können wie in einen Briefkasten Bewerbungsunterlagen eingeworfen werden. Ebenfalls wie in einem Briefkasten können die von anderen Bewerberinnen und Bewerbern eingeworfenen Unterlagen von diesen nicht (ein-)gesehen werden. Im Gegensatz zu den üblichen Ordnern dieses Systems ist es für die Bewerberinnen und Bewerber eine „Upload Only“ Funktion ohne das Recht die übrigen Inhalte des Ordners zu betrachten. Grundsätzlich hat ein solcher Ordner folgende Eigenschaften:

  • Die Zusammenarbeit ist wie gewohnt über Einladungen möglich
  • Uploads der Bewerberinnen und Bewerber werden in separaten Unterordner geführt (Name)
  • Ein Ablaufdatum ist möglich
  • Eine Benachrichtigung über gesonderte E-Mail-Adresse oder eine Verteileradresse ist zusätzlich zu der herkömmlichen Benachrichtigung möglich.

Erstellung eines Dialoges


Erstellen Sie zuerste einen neuen Ordner mit einem aussagekräfigen Namen.


Wählen Sie das „Kreuz“ an und klicken Sie dann auf Ordner erstellen.


Geben Sie in das Feld einen aussagekräftigen Name ein und klicken Sie anschließend auf [OK].


Klicken Sie in der Zeile des vorher erstellten Ordners auf das Teilen-Symbol.


Klicken Sie im nun erschienenen Fenster auf [Upload Formular erstellen].


Füllen Sie nun die Felder nach ihren Wünschen aus. Das Feld Gültigkeit ist optional. Wenn Sie die Felder ausgefüllt haben klicken Sie bitte auf [Speichern].


Integrieren Sie den angezeigten URL zu dem Formular in Ihre Internetseite zu der Stellenausschreibung oder Ihrer veröffentlichten Anzeige. Wenden Sie sich bei Unsicherheit hierzu bitte an die für Sie zuständige Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter (bspw. DV-Koordinator), um einen Link korrekt in Ihrer Anzeige einzubinden.

Ein Beispiel für eine Einbindung in Ihren HTML Code finden Sie hier:

  <p></p><a href="https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/preparefilelink?folderID=<IHRE_FILE_LINK_ID>" target="_blank">Online Bewerbung</a><p></p>

Bewerberdialog


Die Bewerberin oder der Bewerber gelangen über den URL auf der Internetseite oder der in Zeitschriften geschalteten Anzeige auf die sog. „Landingpage“.

Die Bewerberin oder der Bewerber sind gehalten, das Formular sinngemäß auszufüllen. Die Eingabe eines Passwortes ist optional und ermöglicht der Bewerberin oder dem Bewerber lediglich später ggf. unter dem gleichen Ordner weitere Dateien zu hinterlegen oder den Upload Link mit anderen Personen zu teilen.


Nachdem die Bewerberin oder der Bewerber die Felder ausgefüllt hat, gelangen diese zum Fenster, in dem die Bwerberin oder der Bewerber die Bewerbungsunterlagen hochladen kann. Dazu muss die Bewerberin oder der Bewerber, um eine Datei hochzuladen, auf [Datei hinzufügen], oder, wenn ein Ordner hochgeladen werden soll, auf [Verzeichnis hinzufügen] geklickt werden. Nachdem die Dateien/Ordner ausgewählt wurden, muss auf den Button [Upload] geklickt werden.


Nach erfolgreichem Hochladen der Dateien/Ordner erscheint in der linken unteren Ecke eine Meldung in der „Upload vollständig“ steht.

Interne Bearbeitung


Zur internen Bearbeitung kann das System wie üblich genutzt werden.

Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter laden an der Stellenausschreibung beteiligte Personen wie gewohnt über die Einladungsfunktion mit den vorgesehenen Rechten ein.

Die eingegangenen Bewerbungen sind in Unterordnern und mit Zeitstempel sichtbar.

Nach Ablauf der bei der Erstellung definierten Bewerbungsfrist ist der URL nicht mehr erreichbar, sondern gibt eine entsprechende Rückmeldung aus.

server/cloud-storage/howto_use_upload-folder.txt · Zuletzt geändert: 2020/01/26 21:42 von yaspiri
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