HowTo - Benutzung von ONLYOFFICE

Die Daten und der Datenfluss liegen bzw. laufen nicht wie bei Anbietern ähnlicher Office-Lösungen in der Cloud des Anbieters zusammen, sondern liegen Dank des Einsatzes einer im GITZ installierten Enterprise-Version des Produkts weiterhin in unserem Rechenzentrum und sind daher so gut vor ungewolltem Zugriff geschützt wie möglich.

Um die Arbeitsmöglichkeiten und Flexibilität des CloudStorage Dienstes weiter zu erhöhen, werden Officdokumente über das integrierte ONLYOFFICE zur Ansicht und ggf zur Bearbeitung geöffnet.

Diese Office Suite erlaubt die - auch gemeinsame - Arbeit zur Erstellung und Gestaltung von Dokumenten gängiger Officeformate wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und auch Präsentationen online und in Echtzeit.

Bei gemeinsamer Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Benutzer kann durch einen Klick auf das folgende Symbol in der Menüleiste links parallel zur Arbeit an dem Dokument das Chatfenster eingeblendet werden, um mit allen aktiven BearbeiterInnen zu kommunizieren!

Dokumente dieser Datentypen werden dann, wie einige andere auch bereits jetzt, zur Bearbeitung direkt im Browser geöffnet, können aber auch weiterhin heruntergeladen und lokal bearbeitet werden.

Veränderungen an Dateien werden im Chache des Applikationsservers gehalten und bei Verlassen der Datei (Schließen des Tabs/Reiters im Browser oder Beenden des Browsers) auf den Fileserver herunter geschrieben. Dies ist im Webinterface des Cloudstorageordners auch anhand des Zeitstempels hinter der betroffenen Datei überprüfbar.

Zur Sicherheit vor Browserabstürzen und damit ggf. verbundenen Datenverlusten findet alle fünf Minuten eine automatische Zwischenspeicherung bis auf den Fileserver herunter statt, wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen worden sind.

Dateien, die sich aktuell in Bearbeitung befinden haben ein Stiftsymbol als Ergänzung des Dokumentenicons links vom Dateinamen

OnlyOffice soll in diesem Zusammenhang kein Ersatz zu der Verwendung einer lokal auf dem Rechner installierten Office-Suite darstellen, sondern vielmehr eine erhöhten Flexibilität zur Zusammenarbeit über Entfernungen und im Onlinezugriff bieten.

Auch wenn der Hersteller von 100%iger Kompatibilität insbesondere zu MS Office spricht, ist zu beachten, dass es bei komplexen Dokumenten zu Formatierungsfehlern kommen kann, wenn herstellerübergreifend gearbeitet wird! Insbesondere bei Formularen, Makros und (komplexen) Formeln kommt es hier oft zu Fehlern.

Solange Sie Dokumente nicht verändern, finden auch keine Zwischenspeicherungen statt und Sie müssen keine Formatierungsprobleme befürchten.

Wenn Dokumente jedoch bearbeitet werden, sollten im Zweifel vor Bearbeitungen eine Kopie angelegt oder das automatische Abspeichern abgeschaltet werden, wie nachfolgend beschrieben! Wenn Sie die automatische Speicherung abschalten verändern Sie das Originaldokument nicht. Sie können jedoch über folgende Vorgehensweise eine „bearbeitete“ Kopie abspeichern.

Gehen Sie auf „Datei“ oder drücken sie „Alt+F“. Wählen Sie danach „Herunterladen als“ und speichern Sie das Dokument im gewählten Format ab.

Deaktivieren der automatischen Speicherung

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts oben im Menübereich von ONLYOFFICE.

2. Entfernen Sie den Haken für automatisches Speichern und klicken Sie auf „Apply“.

Erstellung von neuen Officedokumenten

1. Wechseln Sie in der Webansicht in den gewünschten Basisordner. Sie benötigen ein Schreibrecht für Ordner, um dort Dokumente zu erstellen!

2. Klicken sie mit der Maus auf das Kreuzsymbol, um ein Dokument zu erstellen.

3. Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf das Dropdownmenü und wählen Sie den Dokumententyp aus. ergeben Sie einen Dokumentennamen und klicken Sie auf „Erstellen“. Sie müssen keine Dateiendung angeben. Es werden standardmäßig die Extensionen *.dcox, *.xlsx oder *.pptx angehängt.

4. Das Dokument wird nun erstellt und automatisch in ONLYOFFICE geöffnet.

server/cloud-storage/howto_use_ooffice.txt · Zuletzt geändert: 2017/07/05 16:34 von henbloch
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