Produktivsystem: https://forschungsanzeige.tu-braunschweig.de/

Schulungssystem: https://difa-edu.rz.tu-bs.de/

• DiFA ist die Digitale ForschungsAnzeige der TU Braunschweig. Mit der Webanwendung können Sie Forschungsanzeigen nach § 22 Abs. 1 NHG stellen. Damit verbunden ist der Antrag auf einen SAP-Innenauftrag zur Verbuchung der Mittel.

• Außerdem ist DiFA das Formular für Anträge auf SAP-Innenaufträge für Drittmittel aller Art, also auch aus den Bereichen Transfer, Lehre und Verwaltung. Mehr zu diesen Fällen bei "Warum muss ich so viel ausfüllen?"

Sie brauchen DiFA zum Beantragen von SAP-Innenaufträgen für Ihre Drittmittel, zum Melden von Drittmittelforschung gegenüber der Hochschule (§ 22 Abs. 1 NHG) und zum Abgeben der Informationen für die Veröffentlichung der Drittmittelforschungsprojekte gemäß Transparenzleitlinie des Landes Niedersachsen.

siehe DiFA-Informationsblatt für Leiterinnen und Leiter von Organisationseinheiten

• Gegenwärtig ist DiFA auf die Meldung von „Forschung mit Mitteln Dritter“ nach $19 NHG optimiert sowie auf die Erhebung der Angaben zu diesen Projekten, welche die TU Braunschweig gemäß der Transparenzleitlinie des Landes Niedersachsen jährlich zu veröffentlichen hat.

• Eine umfangreiche Logik bewirkt, dass die auszufüllenden Felder angepasst werden, je nachdem, ob es sich um Gelder aus einem Auftrag, einer Zuwendung oder aus Rücklagen handelt.

• Wird ein SAP-Innenauftrag für Drittmittel zu anderen Verwendungszwecken als der Forschung beantragt (Lehre, Transfer, Verwaltung), ist gegenwärtig dasselbe Formular (Variante für Zuwendungen) auszufüllen. Wir möchten für diese Fälle zukünftig gerne ein verkürztes Formular ohne die forschungsspezifischen Fragen zur Verfügung stellen. Dieses Projekt ist in Vorbereitung.

Loggen Sie sich bitte mit Ihrer persönlichen Benutzerkennung ein (mit der Sie sich auch am Rechner einloggen). Bitte beachten:

1. Das Log-In funktioniert nicht mit FA-, I- und Y-Konten. Das bedeutet z.B., dass studentische Hilfskräfte, die mit DiFA arbeiten sollen, eine Mitarbeiterkennung benötigen.
2. Das Login funktioniert aus Sicherheitsgründen nur innerhalb des TU-Netzes. Von außerhalb des TU-Netzes benötigen Sie einen VPN-Tunnel. Näheres über Ihren DV-Koordinator und im VPN-Wiki.
3. Wenn Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung einloggen, können Sie Forschungsanzeigen für eine beliebige Organisationseinheit erstellen. Fremde Forschungsanzeigen zu bearbeiten oder gar freizugeben ist nur innerhalb des Kostenstellenbereichs möglich, der Ihrer Benutzerkennung (Login-Daten) zugeordnet ist.

• Wenn Sie bspw. Institutsleiterin sind, aber neben den Forschungsanzeigen aus dem Institut auch solche für ein Zentrum wie LENA oder auch einen SFB der TU (wenn offizielle Organisationseinheit) auf Leitungsebene freigeben sollen, benötigen Sie zusätzlich zu Ihrer gewohnten Benutzerkennung mit der Kostenstelle des Instituts eine weitere Benutzerkennung mit der Kostenstelle des Zentrums und ggf. eine dritte mit der Kostenstelle des SFB.

• Dies gilt aber nur dann, wenn das Zentrum, der SFB etc. als durchführende Organisationseinheit angegeben werden. Ist Ihr Institut die durchführende Organisationseinheit und das Zentrum/der SFB werden als Projektkostenstelle angegegeben, genügt Ihre gewohnte Kennung.

An der TU Braunschweig wird eine Vielzahl von IT-Systemen und Anwendungen verwendet. Für einige davon ließe sich ein enheitliches Login mit Rollenauswahl einrichten, für viele jedoch nicht. Deshalb arbeitet das Identity and Access Management der TU Braunschweig im Bearfsfall mit mehreren Kennungen pro Person und kennungsbezogenen Berechtigungen.

Wer sieht welche Forschungsanzeigen?

Jeder Nutzende (Besitzer einer GITZ-Benutzerkennung) sieht

1. alle selbst angelegten Forschungsanzeigen (eigene Forschungsanzeigen),
2. alle Forschungsanzeigen, die der Organisationseinheit zugeordnet sind, deren Kostenstelle der GITZ-Benutzerkennung zugeordnet ist.

• Welche Forschungsanzeigen ein/-e Nutzer/-in in DiFA sehen darf, wird anhand der Kostenstelle hinter der Benutzerkennung geprüft.
• Sie finden die Ihnen zugeordnete Kostenstelle auf der Seite „Zustimmung zur Datenübertragung“. Wenn Sie ein anonymes Fenster im Browser öffnen und sich von dort aus in eine TU-Anwendung einloggen wollen, können Sie dieser Seite die hinterlegte Kostenstelle entnehmen. Alternativ können Sie im Benutzerdatendienst des GITZ die zugeordnete Organisationseinheit ablesen.
• Entspricht die gespeicherte Organisationseinheit und/oder Kostenstelle nicht mehr Ihrem aktuellen Arbeitsplatz, melden Sie sich bitte beim GITZ um.
• Verwenden Sie zur Ummeldung bitte das Formular AN08.

• Sie sehen zusätzlich zu den Datensätzen Ihrer Organisationseinheit immer auch alle, die Sie selbst angelegt haben. Wenn Sie also einmalig, z.B. als Vertretung in einem anderen Institut, Forschungsanzeigen lediglich anlegen sollen, benötigen Sie keine Kennung für dieses Institut.

• Spätestens, wenn Sie Forschungsanzeigen von Kolleg/-innen aus dem Institut bearbeiten müssen, brauchen Sie aber eine Kennung.

• Das gilt auch, wenn Sie auf Ebene der Einrichtungsleitung (i.d.R. Institutsleitung) Forschungsanzeigen freigeben müssen. Das geht nur mit einer Kennung, die auch auf das Institut ausgestellt ist (und nicht etwa auf eine untergeordnete Abteilung oder Arbeitsgruppe).

• Bei Zentren (z.B. BRICS, LENA,…) gilt: Es kommt darauf an, ob das Zentrum als Organisationseinheit (OE) angegeben werden soll oder nur Projektkostenstelle mit OE = Institut ist. Mit einer Kennung für das Institut für Zoologie können Sie beispielsweise Forschungsanzeigen mit OE = Zoologie sehen, auch, wenn die Projektkostenstelle bspw. das BRICS betrifft. Sollen jedoch Forschungsanzeigen mit OE = BRICS bearbeitet werden, ist eine eigene Kennung erforderlich.

• Für die Beantragung der zusätzlichen Kennung verwenden Sie bitte das Formular AN06. In der Verwaltungsumgebung wird das Formular AN06V benötigt, falls Sie sich mit der zusätzlichen Kennung auch in der Verwaltungsumgebung (am Rechner, im Infoportal etc.) anmelden können möchten.

Das Feld „Organisationseinheit“ (OE) ist ein Autocomplete-Feld, d.h., es ist eine Liste der vorhandenen Organisationseinheiten dahinter.

• Geben Sie einen Teil des Namens (nicht Geschäftsbereich oder Kürzel!) ein, beim Institut für Pflanzenbiologie z.B. „bio“.

• Es erscheint eine Vorschlagsliste, aus der Sie die richtige Einrichtung per Mausklick auswählen. Je mehr Buchstaben des Names Sie eingeben, desto enger wird die Vorauswahl.

1. Der/die Leiter/-in der Organisationseinheit (OE) benötigt eine Benutzerkennung mit der Kostenstelle dieser OE.
2. Diese Benutzerkennung muss vom Support in DiFA zur Freigabe auf OE-Ebene berechtigt werden.
3. Der Workflow läuft unter Umständen etwas anders:

Wird für ein laufendes Projekt mit dem Mittelgeber eine Verlängerung der Laufzeit vereinbart, muss diese per Änderungsanzeige in DiFA an die Fachabteilung (Abteilung 21) gemeldet werden, damit der Sachverhalt geprüft und in SAP eingetragen werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob sich die Laufzeit um ein Jahr oder nur um einen Monat verlängert. Zum Anlegen der Änderungsanzeige siehe Punkt Änderungsanzeige.

Wird für ein laufendes Projekt mit dem Mittelgeber eine Aufstockung der Mittel vereinbart, muss diese per Änderungsanzeige in DiFA an die Fachabteilung (Abteilung 21) gemeldet werden, damit der Sachverhalt geprüft und in SAP eingetragen werden kann. Zum Anlegen der Änderungsanzeige siehe Punkt Änderungsanzeige.

Bei der Mittelaufstockung ändern Sie bitte in der Änderungsanzeige den Finanzierungsplan / die Kalkulation. Tragen Sie dazu die neue Verteilung der Gesamtmittel (ursprünglich bewilligte Mittel plus Aufstockung) ein, damit die Einzelposten in SAP angepasst werden können. Als Bewilligung / Vertrag laden Sie die Bestätigung der Aufstockung hoch.

Mit einer Änderungsanzeige meldet man freigabebedürftige und SAP-relevante Änderungen an einem laufenden (= komplett freigegebenen) Projekt, z.B. Laufzeitverlängerungen oder Mittelaufstockungen. Auch wenn bei der Erfassung bspw. eine falsche Projektkostenstelle angegeben und evtl. schon falsch gebucht wurde, muss eine Änderungsanzeige gestellt werden.

Öffnen Sie die Forschungsanzeige, die geändert werden muss, klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Änderungsanzeige erstellen“ und bestätigen Sie. Danach befinden Sie sich bereits in Ihrer Änderungsanzeige. Die alten Daten sind vorgetragen.

Aus Sicherheitsgründen wurden die alten Anlagen entfernt, laden Sie bitte als Bewilligung /Vertrag die Bestätigung der Veränderung (i.d.R. Schreiben des Mittelgebers) hoch und geben Sie frei. Die Forschungsanzeige gelangt nun auf dem üblichen Freigabeweg zur Fachabteilung.

Im Reiter 13 „Versionen“ (nur bei FA mit mehr als einer Version) finden Sie eine Übersicht, in der Sie in alle Versionen der Forschungsanzeige hineinklicken können. In der Liste wird aber immer die aktuellste Version angezeigt.

Ist die Forschungsanzeige noch nicht komplett freigegeben und es muss lediglich ein Fehler korrigiert werden? Dann gilt Punkt „Wie ändere ich einen Fehler in meiner „DiFA“?

* Ist die Forschungsanzeige noch nicht komplett freigegeben und es muss lediglich ein Fehler korrigiert werden, kann sie (vor Freigabe durch die Projektleitung)sofort geändert werden.

* Hat die Projektleitung bereits freigegeben, kann die Forschungsanzeige im Workflow zurückgeschickt werden, bis das Ändern wieder möglich ist.

* Dazu müssen Sie denjenigen informieren, der jetzt freigeben könnte, z.B. die Institutsleiterin. Diese Person muss stattdessen ablehnen. Der/die Projektleiter/-in kann die Änderung entweder selbst vornehmen und anschließend wieder freigeben, oder die Forschungsanzeige weiter an den/die Mitarbeiter/-in delegieren.

Ich muss eine Änderungsanzeige für eine Forschungsanzeige erstellen, die noch auf Papier eingereicht wurde und in DiFA noch nicht existiert. Wie geht das?

Alle Forschungsanzeigen mit Forschungsbezug (und Laufzeit am 01.12.2018) wurden bereits importiert. Die Forschungsanzeigen, die keine Forschungsprojekte, sondern z.B. Drittmittel für Lehre, Transfer oder Verwaltung melden, werden nur nach Bedarf importiert. Das geht so:

• Sie melden an difa-support@tu-braunschweig.de, welche Forschungsanzeige Sie benötigen. Am besten schicken Sie das Stammdatenblatt oder einen Scan des Originalformulars gleich mit.
• Wir importieren die Forschungsanzeige für Sie und benachrichtigen Sie, wenn diese verfügbar ist.
• Sie ergänzen die importierte Forschungsanzeige so, wie Sie es gemacht hätten, wenn Sie sie damals in DiFA angelegt hätten (nur Anlagen sind NICHT erforderlich, da ja alles bereits geprüft wurde).
• Wenn die damalige Projektleitung nicht mehr da ist, bitte denjenigen eintragen, der JETZT für das „Projekt“ zuständig ist.
• Sie geben einmal als Mitarbeiter frei.
• Dann prüft die Projektleitung und gibt frei.
• Dann ist die Forschungsanzeige automatisch komplett freigegeben und Sie können Ihre Änderungsanzeige anlegen (Button „Änderungsanzeige“).

siehe Frage „Änderungsanzeige auf alte Papieranzeige“

Ich erhalte eine Fehlermeldung beim Versuch zu Speichern oder Freizugeben. Was tun?

• Grundsätzlich speichern Sie bitte am besten gleich nach der Eingabe des Kurztitels und dann in kürzeren Abständen (z.B. nach jedem Reiter) einmal ab. Sollten Fehler auftreten, vermeiden Sie so größeren Schaden.

• Ist ein Fehler aufgetreten, machen Sie bitte sofort einen Screenshot von der Fehlermeldung.

• Schreiben Sie bitte an den DiFA-Support unter Angabe des Browsers, den Sie verwendet haben sowie der ungefähren Uhrzeit. Außerdem benötigt der technische Support den Screenshot und, wenn etwas gespeichert werden konnte, die Fonds-/IA-Nr. oder den Kurztitel der Forschungsanzeige.

• In den Rollen „Mitarbeiter/-in“ und „Projektleiter/-in“ kann eine Forschungsanzeige jederzeit gelöscht werden (Button „Löschen“).

• Nach Freigabe durch die Projektleitung darf eine Forschungsanzeige nicht mehr ohne deren Zustimmung verändert und damit auch nicht gelöscht werden. Sollte das Löschen dennoch erforderlich sein, muss die Forschungsanzeige durch Ablehnen der freigabeberechtigten Person (z.B. Institutsleiterin) im Workflow zurückgeschickt werden, so dass das Löschen wieder möglich ist.

• Wenn die Forschungsanzeige bereits komplett freigegeben ist, es sich formal also um ein laufendes Projekt handelt, kann sie nicht mehr gelöscht werden. Wenn sich das Projekt dennoch zerschlägt oder an eine andere Universität wechselt, muss eine Änderungsanzeige mit Förder/Vertragssumme Null angelegt werden. Dadurch erscheint das Projekt dann auch nicht in der Projektliste der TU Braunschweig.

Eine Freigabe-Mail wurde versehentlich gelöscht. Wie kann die Forschungsanzeige jetzt freigegeben werden? Die E-Mails mit der Aufforderung zum Prüfen und Freigeben bzw. Ablehnen dienen nur als Hinweis an die nächste Person im Workflow. Um die Forschungsanzeige freizugeben, benötigen Sie die E-Mail nicht. Sie können die Forschungsanzeige nach dem Einloggen in der Anwendung (mit der jeweils erforderlichen Benutzerkennung) aus der Liste heraussuchen und öffnen. Zum Öffnen der Forschungsanzeige aus der Liste heraus klicken Sie auf den rot markierten Kurztitel.

Mein/-e Chef/-in oder ich werden nicht mit dem richtigen Status angezeigt. Was tun?

• Zunächst überprüfen Sie bitte, ob tatsächlich ein falscher Status angezeigt wird. Häufig werden im Reiter „Freigabe und Historie“ die Rolle des Benutzers und die Aktion verwechselt. Unter Rolle wird die höchste Rolle angezeigt, die ein Nutzer hat; bei einer Person mit den Rollen MA, PL, OEL und FKL z.B. FKL. Das heißt nicht, das schon auf dieser Stufe freigegeben wurde. Auf welcher Ebene die Person freigegeben hat, steht in der Beschreibung der Aktion. Z.B. „FA wurde Freigeschaltet. Neuer Status: Freigegeben (Projektleitende)“. Auch in der Statusleiste ganz oben können Sie erkennen, welche Stufen bereits freigegeben sind (grün) und welche nicht (weiß).

• Berechtigungen, die tatsächlich fehlen können, so dass ein „falscher Status“ angezeigt wird, sind OEL (Leitung der Organisationseinheit) und FKL (Fakultätsleitung). Wenn unter „Rolle“ bei Ihnen „MA“ (Mitarbeiter/-in) steht, und Sie benötigen das Recht „OEL“, schreiben Sie bitte an difa-support@tu-braunschweig.de. Dasselbe gilt, sollte tatsächlich das Recht „FKL“ fehlen.

Wenn z.B. wegen eines übersehenen Zahlendrehers eine Innenauftragsnummer geändert werden muss, gilt Folgendes:

• Können Sie die Forschungsanzeige noch selbst „zurückholen“, indem Sie Ihre Vorgesetzten ablehnen lassen, bis sie wieder den Status „In Bearbeitung“ hat? Dann können Sie die Nummer noch selbst ändern.

• Ist die Forschungsanzeige schon von der FKL freigegeben, wird aber noch nicht von der Haushaltsabteilung bearbeitet? Dann bitte an difa-support@tu-braunschweig.de schreiben und um Änderung der Nummer bitten. In der Forschungsanzeige für die Haushaltsabteilung bitte einen Kommentar hinterlassen, dass die Nummer geändert wird.

• Wurde auf dem Fonds bereits gebucht? Dann informieren Sie bitte die Haushaltsabteilung. Wenn Ihr/-e Sachbearbeiter/-in zu dem Schluss kommt, dass die Nummer geändert werden muss, kann der/die Sachbearbeiter/-in dies nur in SAP tun. Die Änderung in DiFA kann nur zentral vom Support oder einem Admin vorgenommen werden.

• Wichtig: Wenn möglich, lassen Sie bitte zuerst die Nummer in DiFA ändern! Wird diese zuerst in SAP geändert, ist sie anschließend in DiFA gesperrt. Mittels einem Abgleich mit einer tagesaktuellen Liste der in SAP vorhandenen Innenauftragsnummern verhindern wir Doppler (vor Einführung der Liste kam dies immer wieder vor).

• DiFA-Schulungssystem: https://difa-edu.rz.tu-bs.de
• DiFA-Produktivsystem: https://forschungsanzeige.tu-braunschweig.de
• DiFA-Support-Adresse: difa-support@tu-braunschweig.de
• TUorga: https://tuorga.tu-braunschweig.de

In der Listanzeige sehen Nutzer/-innen grundsätzlich nur Forschungsanzeigen der eigenen Organisationseinheit (Institut, Seminar, Zentrale Einrichtung) sowie selbst angelegte Forschungsanzeigen.

Fakultätsleiter/-innen sehen alle Forschungsanzeigen der Fakultät. Die Legitimation erfolgt durch LDAP-Abfrage.

Für jede Organisationseinheit ist eine eigene Benutzerkennung erforderlich (Formular AN006 auf der Homepage des Gauß-IT-Zentrums; Formular AN008 bei Wechsel). Wer in drei Instituten Forschungsanzeigen bearbeitet, benötigt drei Benutzerkennungen.

Sie können die Forschungsanzeigen der Ihnen zugeordneten Organisationseinheit in jedem Falle öffnen, ansehen, drucken und kommentieren. Je nach Berechtigungsstufe (siehe Anhang) können Sie auch bearbeiten und freigeben.

Mit den Views können Sie die Liste auf Forschungsanzeigen bestimmter Status eingrenzen.

Die einfache Suche ist eine Volltextsuche; sie durchsucht die im Suchfeld genannten Datenfelder, u.a. Titel und Innenauftragsnummer. Es genügt die Eingabe eines Teils des gesuchten Wortes / der gesuchten Nummer. Sternchen sind nicht nötig. Die erweiterte Suche kann über den Button „Erweiterte Suche“ eingeblendet werden.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Erfassungsmaske zu öffnen:

1. über „Neue Forschungsanzeige“ im Menü (oberer Bildschirmrand),
2. über die Box „Neue Forschungsanzeige“ mit dem Plus in der Bildschirmmitte.

Für die Erfassung gilt: Eine Erfassungsmaske für alle (nicht mehr in Aufträge und Zuwendungen gesplittet).

Eine Logik deaktiviert nicht auszufüllende Felder, je nach dem, was bisher ausgefüllt wurde (Felder sind ausgegraut und nicht bearbeitbar).

Zum Zwischenspeichern ist nur der Kurztitel Pflichtfeld.

Erst wenn die erfassende Person (Rolle „MA“) auf „Freigeben“ klickt, erfolgt das endgültige Speichern mit Validierung, d.h., gegebenenfalls müssen fehlende Angaben ergänzt werden.

Um Zeit beim Ausfüllen der Forschungsanzeigen zu sparen, können sie für bestimmte wiederkehrende Fälle (z.B. „DFG-Projekte von Prof. Schmidt“) Vorlagen anlegen, diese speichern und im Bedarfsfall diese Vorlage in eine neue Forschungsanzeige laden. Das können Sie entweder aus einer leeren Forschungsanzeige oder aus der Vorlagenverwaltung heraus tun.

Reiter 1: Beschreibung des Projekts

Reiter 2: Drittmittelgeber

Reiter 3: Finanzierungsplan

• Nur bei Zuwendungsprojekten aktiv
• Felder ohne Beträge bitte mit „0“ füllen

Reiter 4: Kalkulation

• Nur bei Auftragsprojekten aktiv
• Felder ohne Beträge bitte mit „0“ füllen
• Wert im Feld Forschungszulage wird für die Fragen zur Forschungszulage weiterverwendet (Berechnung des Prozentsatzes)
• Der Gemeinkostensatz wird bei Änderung zentral angepasst

Reiter 5: Zahlungsmodalitäten und Ertragsteuer

• Frage nach Mittelabruf bei Zuwendungsprojekten aktiv, bitte auswählen, ob feste oder variable Zahlungstermine
• Bei Auftragsprojekten Auswahl nur erforderlich, wenn Abschlagsrechnungen vereinbart sind
• Wenn ertragssteuerpflichtig, bitte Tätigkeit auswählen (Achtung: auch nicht ertragssteuerpflichtige Tätigkeiten enthalten; Auswahl ist als Entscheidungs- und Prüfhilfe gedacht)
• Wenn „sonstige Tätigkeit“, bitte im Freitextfeld benennen

Reiter 6: Sonstige Erklärungen der Projektleitung

• Inhalt entspricht den Feldern im PDF-Formular

Reiter 7: Kooperations- und Verbundvorhaben

• Inhalt bekannt
• Interne Partner stehen per Autocomplete aus TUorga-Liste zur Verfügung
• Externe Partner sind (vorläufig) Freitext, bitte den offiziellen Namen vollständig eintragen!
• Feld Unterauftragnehmer: Wenn es Unterauftragnehmer gibt, die Sie bereits kennen, tragen Sie bitte Name und Anschrift vollständig ein.

Reiter 8: Ethische Relevanz

• Der zweite Punkt ist optional; hier kann Konfliktpotential gemeldet werden
• Die übrigen vier Punkte sind Pflichtfelder, die als Erklärung der Projektleitung anzusehen sind

Reiter 9: Ergänzende Anlagen

• Hier können die notwendigen Anlagen hochgeladen werden, die nicht bereits im Laufe des Formulars thematisch eingeordnet sind
• Das Feld „Zusätzliche Anlagen“ bietet die Möglichkeit, MEHRERE Dokumente wie z.B. Erläuterungen zur Kalkulation hochzuladen

Reiter 10: Haushaltsabteilung

• nicht zu bearbeiten, NUR für die Haushaltsabteilung und daher für alle anderen Nutzer/-innen inaktiv

Reiter 11: Ãœbersicht Anlagen

• nach Speichern sichtbar
• enthält ALLE Anlagen

Reiter 12: Freigabe und Historie

• Im Reiter 12 werden wichtige Bearbeitungsschritte mit Datum und Bearbeiter/-in angezeigt.
• So können Sie sehen, wo sich Ihre Forschungsanzeige gerade befindet.
• Die gelisteten Bearbeiter/-innen können Sie per Mausklick als E-Mail-Empfänger/-in auswählen (Outlook, außerhalb des DiFA-Workflows).

Reiter 13 (Versionen) Übersicht über Änderungsanzeigen

• Diesen Reiter gibt es nur, wenn mindestens eine Änderungsanzeige zu dieser Forschungsanzeige existiert oder die vorliegende Forschungsanzeige eine Änderungsanzeige ist.
• In dem Reiter befindet sich eine Ãœbersicht über die Versionen.
• In der Liste aller Forschungsanzeigen wird stets die aktuellste Version gelistet (mit Kennzeichnung).
• Aus der FA heraus kann jeweils die Vorgängerversion geöffnet werden.

Freigabe durch den/die erfassende/-n Mitarbeiter/in

• Button „Bedenken und Freigabe“ Bitte nach unten scrollen.
• Grün umrandeter Button „Freigeben“ Ein Klick aktiviert die Validierung.
• Findet die Validierung Fehler, erscheint eine Fehlermeldung mit Benennung der fehlerhaften Felder; zusätzlich sind die Felder in der Erfassungsmaske rot umrandet.
• Nach der Korrektur kann erneut „Freigeben“ angeklickt werden.
• Bei „bestandener“ Validierung erhält die Forschungsanzeige den Status „Freigegeben (Mitarbeitende), und im Hintergrund wird eine E-Mail an die hinterlegte Adresse der Projektleitung versendet.

Freigabe durch die/den Projektleiter/-in

• Der/die Projektleiter/-in erhält eine E-Mail an seine …@tu-braunschweig.de-Adresse. Wird diese Adresse normalerweise nicht genutzt, muss eine Umleitung eingerichtet werden.

Freigabe durch die Leitung der Organisationseinheit

Nach der Freigabe durch den/die Projektleiter/-in wird eine E-Mail an den Funktionsaccount der Organisationseinheit …-leitung@tu-braunschweig.de versendet; in diesem muss die Person eingetragen sein, welche die Freigabe auf der Stufe „Leitung der Organisationseinheit“ vornehmen soll.

Ist dies nicht die geschäftsführende Leitung,

• muss die betreffende Person in den Verteiler eingetragen werden oder
• müssen die entsprechenden E-Mails an die Person weitergeleitet werden oder
• die betreffende Person erhält keine E-Mails und gibt die FA direkt frei (die E-Mails von DiFA an den Funktionsaccount sind in diesem Fall irrelevant). Die Freigaben können ohne vorherige E-Mail vorgenommen werden. In diesem Fall müssen die Freigabeberechtigten anders informiert werden.

Beantragen Sie bitte bei DiFA zusätzliche Berechtigungen für die betreffenden Personen. Mustertext: „Bitte richten Sie für … eine Berechtigung auf der Stufe OEL ein. … soll stellvertretend für die/ anstelle der/ zusätzlich zur Institutsleiterung freigeben können.“

Freigabe durch die Fakultätsleitung

Nach der Freigabe durch GFL des Instituts wird eine E-Mail an den Funktionsaccount der Fakultät fkxy-leitung@tu-braunschweig.de versendet; in diesem muss die Person eingetragen sein, welche die Freigabe auf der Stufe „Leitung der Organisationseinheit“ vornehmen soll.

Freigabe durch die Abteilung 21

Nach der Freigabe durch die Fakultätsleitung wird eine E-Mail an die Abteilung 21 versendet, welche die Forschungsanzeige auf inhaltliche Richtigkeit prüft. Diese inhaltliche Prüfung beschränkt sich auf die Themenbereiche, die in der Zuständigkeit dieser Abteilung liegen. Für folgende Felder sind die prüfenden Personen der Organisationseinheiten zuständig: Titel (grammatische, orthografische und sachliche Richtigkeit), Fachgebiet, Forschungsfeld, Militärische Relevanz, NACE-Code, Ethisches Konfliktpotential. Die Abteilung 21 kann zu Korrekturen auffordern oder auch ganz ablehnen. Hierüber werden Projektleitung und Mitarbeiter/-in per E-Mail informiert.