Ich erhalte eine Fehlermeldung beim Versuch zu Speichern. Was tun? Hinter dem Button „Speichern“ verbirgt sich technisch gesehen eine Zwischenspeicherung. Das eigentliche Speichern erfolgt beim Klick auf „Bedenken und Freigabe“ und ruft die Validierung auf. Hin und wieder kommt es vor, dass beim Versuch, zwischenzuspeichern, eine Fehlermeldung erscheint.

1. Grundsätzlich speichern Sie bitte am besten gleich nach der Eingabe des Kurztitels einmal ab. Sollte der Fehler gerade auftreten, vermeiden Sie so größeren Schaden.
2. Ist der Fehler aufgetreten, machen Sie bitte sofort einen Screenshot von der Fehlermeldung.
3. Prüfen Sie bitte, ob die Forschungsanzeige evtl. trotzdem gespeichert wurde und in der Liste auftaucht.
4. Schreiben Sie bitte an den DiFA-Support unter Angabe des Browsers, den Sie verwendet haben sowie der ungefähren Uhrzeit. Außerdem benötigt der technische Support den Screenshot und, wenn etwas gespeichert werden konnte, die IA-Nr. oder den Kurztitel der Forschungsanzeige.

Eine Freigabe-Mail wurde versehentlich gelöscht. Wie kann die Forschungsanzeige jetzt freigegeben werden? Die E-Mails mit der Aufforderung zum Prüfen und Freigeben bzw. Ablehnen dienen nur als Hinweis an die nächste Person im Workflow. Um die Forschungsanzeige freizugeben, benötigen Sie die E-Mail nicht. Sie können die Forschungsanzeige nach dem Einloggen in der Anwendung (mit der jeweils erforderlichen Benutzerkennung) aus der Liste heraussuchen und öffnen. Zum Öffnen der Forschungsanzeige aus der Liste heraus klicken Sie auf den rot markierten Kurztitel.

Wer hat welche Rollen in DiFA?

• MA (Mitarbeiter/-in) sind von vornherein alle Personen mit einer gültigen GITZ-Benutzerkennung. Nach der Anmeldung in DiFA können Sie mit dieser Rolle sofort Forschungsanzeigen sehen, anlegen und auf der untersten Stufe freigeben - für den Kostenstellenbereich, dem Ihre GITZ-Benutzerkennung zugeordnet ist. Es ist deshalb wichtig, dass Ihrer Kennung die Kostenstelle des Instituts (bzw. anderer OE) zugeordnet ist und keine Unterkostenstelle. Siehe Frage „Wann benötige ich eine zweite Benutzerkennung?“
• PL (Projektleitende) ist keine echte Rolle, sondern PL ist immer die Person, die im Reiter „Beschreibung des Projekts“ als Projektleiter/-in eingetragen ist. Sie können den/die Projektleiter/-in daher selbst ändern. Siehe Frage „Ich bin PL und OEL. Warum muss ich zweimal freigeben?“
• OEL (Organisationseinheitsleitende) Hinter diesem Wortungetüm verbergen sich die Mitarbeiter/-innen, bei denen in der GITZ-DB (zentrale Benutzerdatenbank des Rechenzentrums) diese Rolle vermerkt ist. Die GITZ-DB speist die Web-Anwendung https://tuorga.tu-braunschweig.de, und zu dieser hat DiFA eine Schnittstelle. Wenn Sie also Leiter/-in einer Orgnisationseinheit sind, und sie haben diese Berechtigung nicht in DiFA, dann
  • prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie in TUOrga als Leiter/-in eingetragen sind.
  • Schicken Sie ggf. eine Veränderungsmeldung an tuorga@tu-braunschweig.de.
• Benötigen Sie die Berechtigung „OEL“, obwohl Sie die Organisationseinheit nicht leiten, fordern Sie die Berechtigung bitte über difa-support@tu-braunschweig.de an. Voraussetzung für die Zuweisung der Rolle ist, dass Sie Stellvertreter/-in oder sonstwie freigabeberechtigt sind (betrifft v.a. Geschäftsführer/-in, Abteilungsleiter/-in, wissenschaftliche/-r Leiter/-in).
• FKL Die Rolle „Fakultätsleitung“ wird bislang ausschließlich manuell vergeben. Die Fakultätsleitungen werden vor Beginn des Semesters gefragt, wer die Berechtigung benötigt. Sollten Korrekturen nötig sein oder Fehler auffallen, melden Sie sich bitte beim Support.

Mein/-e Chef/-in oder ich werden nicht mit dem richtigen Status angezeigt. Was tun?

1. Zunächst überprüfen Sie bitte, ob tatsächlich ein falscher Status angezeigt wird. Häufig werden im Reiter „Freigabe und Historie“ die Rolle des Benutzers und die Aktion verwechselt. Unter Rolle wird die höchste Rolle angezeigt, die ein Nutzer hat; bei einer Person mit den Rollen MA, PL, OEL und FKL z.B. FKL. Das heißt nicht, das schon auf dieser Stufe freigegeben wurde. Auf welcher Ebene die Person freigegeben hat, steht in der Beschreibung der Aktion. Z.B. „FA wurde Freigeschaltet. Neuer Status: Freigegeben (Projektleitende)“. Auch in der Statusleiste ganz oben können Sie erkennen, welche Stufen bereits grün (freigegeben) sind, und welche nicht (weiß).
2. Berechtigungen, die tatsächlich fehlen können, sind OEL (Leitung der Organisationseinheit) und FKL (Fakultätsleitung). Wenn unter „Rolle“ bei Ihnen „MA“ (Mitarbeiter/-in) steht, und Sie benötigen das Recht „OEL“, schreiben Sie bitte an difa-support@tu-braunschweig.de. Das selbe gilt, sollte tatsächlich das Recht „FKL“ fehlen.

Wer sieht welche Forschungsanzeigen?

Jeder Nutzende (Besitzer einer GITZ-Benutzerkennung) sieht

1. alle selbst angelegten Forschungsnazeigen (eigene Forschungsanzeigen),
2. alle Forschungsanzeigen, die der Organisationseinheit zugeordnet sind, deren Kostenstelle der GITZ-Benutzerkennung zugeordnet ist.

Beispiel 1: Die Kostenstelle der Kennung eines Benutzers lautet 20005700 (OE: Chief Information Officer). Der Benutzer möchte nun Forschungsanzeigen des Gauß-IT-Zentrums sehen. Dies istmit der gegebenen Benutzerkennung nicht möglich, denn der Kostenstellenbereich des Gauß-IT-Zentrums erstreckt sich von 30200000 bis 30299999.

Beispiel 2: Eine Nutzerin arbeitete früher an Institut x, seit Jahren allerdings an Institut y. Die Benutzerkennung wurde aber nie „umgezogen“. Bisher fiel das auch nicht auf, aber nun stellt die Nutzerin fest, dass Sie in DiFA die falschen Forschungsanzeigen sieht.

Maßnahme: siehe Punkt „zusätzliche Benutzerkennung“

Benutzerkennung anpassen / zusätzliche Kennung

• ListenpunktDiFA-Schulungssystem: https://difa-edu.rz.tu-bs.de
• ListenpunktDiFA-Produktivsystem: https://forschungsanzeige.tu-braunschweig.de
• ListenpunktDiFA-Support-Adresse: difa-support@tu-braunschweig.de
• ListenpunktTUorga (Ãœbersicht über Angaben zu Organisationseinheiten):

https://tuorga.tu-braunschweig.de

In der Listanzeige sehen Nutzer/-innen grundsätzlich nur Forschungsanzeigen der eigenen Organisationseinheit (Institut, Seminar, Zentrale Einrichtung).

Fakultätsleiter/-innen sehen alle Forschungsanzeigen der Fakultät. Die Legitimation erfolgt durch LDAP-Abfrage.

Für jede Organisationseinheit ist eine eigene Benutzerkennung erforderlich (Formular AN006 auf der Homepage des Gauß-IT-Zentrums; Formular AN008 bei Wechsel). Wer in drei Instituten Forschungsanzeigen bearbeitet, benötigt drei Benutzerkennungen.

Sie können die Forschungsanzeigen der Ihnen zugeordneten Organisationseinheit in jedem Falle öffnen, vollständig ansehen, drucken und kommentieren. Je nach Berechtigungsstufe (siehe Anhang) können Sie auch bearbeiten und freigeben.

Mit den Views können Sie die Liste auf Forschungsanzeigen bestimmter Status eingrenzen.

Die einfache Suche ist eine Volltextsuche; sie durchsucht die im Suchfeld genannten Datenfelder, u.a. Titel und Innenauftragsnummer. Es genügt die Eingabe eines Teils des gesuchten Wortes / der gesuchten Nummer. Sternchen sind nicht nötig. Die erweiterte Suche kann über den Button „Erweiterte Suche“ eingeblendet werden.

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Erfassungsmaske zu öffnen:

1. über „Neue Forschungsanzeige“ im Menü (oberer Bildschirmrand),
2. über die Box „Neue Forschungsanzeige“ mit dem Plus in der Bildschirmmitte.

Für die Erfassung gilt: Eine Erfassungsmaske für alle (nicht mehr in Aufträge und Zuwendungen gesplittet).

Eine Logik deaktiviert nicht auszufüllende Felder, je nach dem, was bisher ausgefüllt wurde (Felder sind ausgegraut und nicht bearbeitbar).

Zum Zwischenspeichern ist nur der Kurztitel Pflichtfeld.

Erst wenn die erfassende Person (Rolle „MA“) auf „Freigeben“ klickt, erfolgt das endgültige Speichern mit Validierung, d.h., gegebenenfalls müssen fehlende Angaben ergänzt werden.

Um Zeit beim Ausfüllen der Forschungsanzeigen zu sparen, können sie für bestimmte wiederkehrende Fälle (z.B. „DFG-Projekte von Prof. Schmidt“) Vorlagen anlegen, diese speichern und im Bedarfsfall diese Vorlage in eine neue Forschungsanzeige laden. Das können Sie entweder aus einer leeren Forschungsanzeige oder aus der Vorlagenverwaltung heraus tun.

Reiter 1: Beschreibung des Projekts

Reiter 2: Drittmittelgeber

Reiter 3: Finanzierungsplan

• Nur bei Zuwendungsprojekten aktiv
• Felder ohne Beträge bitte mit „0“ füllen

Reiter 4: Kalkulation

• Nur bei Auftragsprojekten aktiv
• Felder ohne Beträge bitte mit „0“ füllen
• Wert im Feld Forschungszulage wird für die Fragen zur Forschungszulage weiterverwendet (Berechnung des Prozentsatzes)
• Der Gemeinkostensatz wird bei Änderung zentral angepasst

Reiter 5: Zahlungsmodalitäten und Ertragsteuer

• Frage nach Mittelabruf bei Zuwendungsprojekten aktiv, bitte auswählen, ob feste oder variable Zahlungstermine
• Bei Auftragsprojekten Auswahl nur erforderlich, wenn Abschlagsrechnungen vereinbart sind
• Wenn ertragssteuerpflichtig, bitte Tätigkeit auswählen (Achtung: auch nicht ertragssteuerpflichtige Tätigkeiten enthalten; Auswahl ist als Entscheidungs- und Prüfhilfe gedacht)
• Wenn „sonstige Tätigkeit“, bitte im Freitextfeld benennen

Reiter 6: Sonstige Erklärungen der Projektleitung

• Inhalt entspricht den Feldern im PDF-Formular

Reiter 7: Kooperations- und Verbundvorhaben

• Inhalt bekannt
• Interne Partner stehen per Autocomplete aus TUorga-Liste zur Verfügung
• Externe Partner sind (vorläufig) Freitext, bitte den offiziellen Namen vollständig eintragen!
• Feld Unterauftragnehmer: Wenn es Unterauftragnehmer gibt, die Sie bereits kennen, tragen Sie bitte Name und Anschrift vollständig ein.

Reiter 8: Ethische Relevanz

• Der zweite Punkt ist optional; hier kann Konfliktpotential gemeldet werden
• Die übrigen vier Punkte sind Pflichtfelder, die als Erklärung der Projektleitung anzusehen sind

Reiter 9: Ergänzende Anlagen

• Hier können die notwendigen Anlagen hochgeladen werden, die nicht bereits im Laufe des Formulars thematisch eingeordnet sind
• Das Feld „Zusätzliche Anlagen“ bietet die Möglichkeit, MEHRERE Dokumente wie z.B. Erläuterungen zur Kalkulation hochzuladen

Reiter 10: Haushaltsabteilung

• nicht zu bearbeiten, NUR für die Haushaltsabteilung und daher für alle anderen Nutzer/-innen inaktiv

Reiter 11: Ãœbersicht Anlagen

• nach Speichern sichtbar
• enthält ALLE Anlagen

Reiter 12: Freigabe und Historie

• Im Reiter 12 werden wichtige Bearbeitungsschritte mit Datum und Bearbeiter/-in angezeigt.
• So können Sie sehen, wo sich Ihre Forschungsanzeige gerade befindet.
• Die gelisteten Bearbeiter/-innen können Sie per Mausklick als E-Mail-Empfänger/-in auswählen (Outlook, außerhalb des DiFA-Workflows).

Reiter 13 (Versionen) Übersicht über Änderungsanzeigen

• Diesen Reiter gibt es nur, wenn mindestens eine Änderungsanzeige zu dieser Forschungsanzeige existiert oder die vorliegende Forschungsanzeige eine Änderungsanzeige ist.
• In dem Reiter befindet sich eine Ãœbersicht über die Versionen.
• In der Liste aller Forschungsanzeigen wird stets die aktuellste Version gelistet (mit Kennzeichnung).
• Aus der FA heraus kann jeweils die Vorgängerversion geöffnet werden.