DV-K: Empfehlung zum Umgang mit privaten Geräte für Dienstaufgaben

Es wird empfohlen, dass DV-Koordinatoren in Ihren Instituten und Einrichtungen darauf hinwirken, dass für dienstliche Belange keine privaten Geräte akzeptiert werden. Die Gründe hierfür sind vielfältig, nur einige wenige werden hier dargestellt.

Wenn für dienstliche Belange (Erzielen von Arbeits- und Forschungsergebnissen) private Arbeitsgeräte akzeptiert werden, verliert der Arbeitgeber die Hoheit über die auf oder mit dem privaten Gerät erzielten Arbeitsergebnisse. Auch versagt sich der Vorgesetzte die Möglichkeit effektiv Sicherungsmaßnahmen (Verwendung eines bestimmten Virenscanners, Nutzung einer bestimmten Festplattenverschlüsselung auf Notebooks oder Tablets) durchzusetzen, auch wenn dies vom Mitarbeiter zuvor schriftlich eingefordert worden ist.

So stellt zum Beispiel die Sichtung von Bewerbungsunterlagen auf privaten Geräten stellt ein erhebliches datenschutzrechtliches Problem dar. Der Arbeitgeber (weder Fachvorgesetzte noch der Dienstherr) kann die Herausgabe oder Löschung von Arbeitsergebnissen auf privaten Geräten durchsetzen, sollte eine Zusammenarbeit in Unfrieden beendet w. Für verschlüsselte Festplatten muss insbesondere dann ein Master-Schlüssel vorliegen, wenn keine anderen Regeln zur regelmäßigen zentralen Ablage von Arbeitsdaten und Ergebnissen existieren, was bei privaten Geräten gegenüber dem Arbeitnehmer wahrscheinlich nicht durchsetzbar ist.

Entscheidung und Verantwortung liegt nach aktueller IT-Ordnung beim Leiter der Einrichtung. Sollten durch den Leiter als legitim festgelegte Gründe vorliegen nach denen die Nutzung von privaten Geräten entgegen dieser und anderer, externer Empfehlungen (BSI etc.) aufgrund einer Leitungsentscheidung ermöglicht wird, sind bei diesen privaten Geräten mindestens die gleichen Standards umzusetzen, wie bei den dienstlich bereitgestellten Geräten.