Outlook 2016

Outlook 2016 an Communigate anbinden


Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung eines CommuniGate Pro-Kontos (CGP Kontos) unter Outlook 2016, im Folgenden wird die Installation des hierfür benötigten MAPI-Connectors beschrieben.

Wichtig: Beachten Sie bitte, dass sich diese Anleitung ausschließlich auf die Konfiguration von Konten des zentralen Groupware Systems (CGP) des Gauß-IT-Zentrums bezieht.

MAPI Connector

WICHTIG:Achten Sie bei der Installation darauf, dass Sie die richtige Version herunterladen. 32-bit bzw. 64-bit. Entscheidend ist die Version von Office und nicht die Version von Windows. 32-bit empfohlen


Öffnen Sie hierfür ein beliebiges Office Programm z.B. Word oder Excel.


Klicken Sie auf [Weitere Dokumente öffnen]


Klicken Sie auf [Konto], dort dann weiter auf [Info zu Word]


Hier wird Ihnen nun die Version angezeigt.

Der MAPI Connector muss vor der Installation zunächst aus dem Downloadbereich des Gauß-IT-Zentrums
http://www.tu-braunschweig.de/it/downloads/software heruntergeladen werden. Ist der Download abgeschlossen, kann die Zip-Datei entpackt werden. Vor der Installation des MAPI-Connectors müssen sich die drei Datei „Setup.msi“ bzw. „Setup_x64.msi“,„cgmxui32.inf“ und „cgmxp32.ini“ in einem Ordner befinden.
Outlook 2016 muss während der Installation geschlossen sein. Anschließend kann die Setup Datei ausgeführt werden.



Mit Doppelklick auf Setup.msi bzw. Setup_x64.msi installieren Sie den MAPI Connector.




Klicken Sie auf [Next].


Setzen Sie beide Haken und klicken Sie auf [Next].


Zum Installieren klicken Sie auf [Next].


Beantworten Sie die Anfrage der Benutzerkontensteuerung mit [Ja].


Klicken Sie jetzt auf [Close] um die Installation abzuschließen.

Einrichtung von Outlook 2016


ACHTUNG:In den folgenden Schritten wird der Name Max Mustermann oder y0001410 verwendet. Diese Eingaben stellen nur ein Pseudonym für ihre persönlichen Daten da!


Outlook 2016 zeigt in der Standardkonfiguration den Office 356 Konto Einrichtungsassistenten beim ersten Start. Mit diesem kann aktuell nicht auf den MAPI-Connector zugegriffen werden. Um zum Exchange/MAPI Einrichtungsassistenten zu gelangen, muss ein Registry-Schlüssel oder eine Group-Policy gesetzt werden. Diese muss heruntergeladen und der Windows-Registry mit Administratorrechten hinzugefügt (Doppelklick auf die heruntergeladene *.reg) werden.

Registry-Schlüssel:

HKEY_CURRENT_USER\​SOFTWARE\​Microsoft\​Office\​16.0\​Outlook\​setup
DWORD: DisableOffice365SimplifiedAccountCreation
Value: 1 

GPO:

HKEY_CURRENT_USER\​SOFTWARE\​Policies\​Microsoft\​Office\​16.0\​Outlook\​setup
DWORD: DisableOffice365SimplifiedAccountCreation
Value: 1 


Beim Erststart von Outlook 2016 erscheint dieses Fenster.


Bitte klicken Sie hier auf [Weiter]. Hiernach werden Sie aufgefordert ein E-Mail Konto zu konfigurieren.


Klicken Sie hier einmal auf [Ja] und [Weiter].


Wählen Sie jetzt bitte Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen aus und klicken Sie auf [Weiter].


Wählen Sie jetzt unter AndereCommuniGate Pro Server aus und klicken Sie auf [Weiter].


Es erscheint eine Dialogbox, ändern Sie folgende Felder entsprechend:

  • Servername: groupware.tu-braunschweig.de
  • Portnummer: 993
  • Setzten Sie ein Haken bei Eine sichere Verbindung mit (SSL/TLS) benutzen
  • Kontoname: Ihr Benutzername
  • Kennwort: bleibt leer, wenn ihr Kennwort nicht gespeichert werden soll
  • Entfernen Sie den Haken bei Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung

Drücken Sie anschließend auf den Reiter Erweitert.


Setzen Sie hier den Haken bei Beim Senden/Empfangen alle Ordner übertragen

Empfehlung: Aktualisierung die Adressbüchern [1 Tag]

Bestätigen Sie ihre Eingaben mit einem Klick auf [OK]


Es meldet sich ein Fenster, welches Sie darauf Hinweist, dass Outlook neu gestartet werden muss. Bestätigen Sie das Fenster mit einem Klick auf [OK]


Drücken Sie hier auf [Fertig stellen] und starten Sie Outlook anschließend neu.

Groupware-Konto anpassen


Groupware-Konto als Standardkonto definieren


Nachdem nun das CommuniGate-Konto angelegt wurde, gibt es die Möglichkeit, dieses Konto als Standardkonto zu definieren. Dies ist vorteilhaft wenn bevorzugt mit diesem Konto gearbeitet wird. So wird beispielsweise beim Versenden von E-Mails generell der CommuniGate-Server zum Senden der E-Mails benutzt.

Hinweis: Ist nur das Groupware-Konto in Outlook 2016 eingerichtet, so ist es bereits als Standard-Konto gesetzt. Der folgende Abschnitt kann in diesem Fall übersprungen werden.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus


und klicken Sie hier auf KontoeinstellungenKontoeinstellungen…


Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier den CommuniGate Pro Server aus und klicken Sie auf Als Standard festlegen aus.


Das CommuniGate Konto ist jetzt als Standard Konto konfiguriert.

TU Braunschweig IMAP-Konto entfernen


Hinweis: Dieser Schritt trifft für Sie nur zu, wenn Sie bislang in ihrem Outlook 2016 schon ein zentrales E-Mail-Konto der TU Braunschweig benutzt haben, dessen E-Mails im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind.

Hinweis: Sollten in dem bisherigen zentralen E-Mail-Konto auch Kalenderdaten, Kontakte, Aufgaben oder Notizen gespeichert haben, so sind diese nicht im Gauß-IT-Zentrum gespeichert. Sollten Sie diese Daten noch benötigen, entfernen Sie Ihr bisheriges E-Mail-Konto erst, wenn Sie auch diese Daten in das Groupware-Konto übertragen haben. Eine Anleitung dazu erhalten Sie weiter unten.

Das neue Groupware-Konto und Ihr bisheriges zentrales E-Mail-Konto zeigen auf die selben E-Mails, die im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind. Deshalb dürfen Sie im bisherigen E-Mail-Konto auch nicht die E-Mails löschen, sondern Sie müssen das bisherige E-Mail-Konto nach folgender Anleitung entfernen, so dass Sie keinerlei E-Mails verlieren. Das Groupware-Konto übernimmt dann die Funktionalität ihres bisherigen E-Mail-Kontos.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus.


und klicken Sie hier auf KontoeinstellungenKontoeinstellungen…


Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier den CommuniGate Pro Server aus und klicken Sie auf Als Standard festlegen aus.


Wählen Sie nun das IMAP-Konto aus und löschen Sie das Konto über die Schaltfläche Entfernen.


Es öffnet sich ein Dialogfeld. Bestätigen Sie das Löschen des Kontos über [Ja].


Das Konto sollte jetzt in den Kontoeinstellungen entfernt worden sein.



TU Braunschweig LDAP Adressbuch einbinden


Die TU Braunschweig bietet ein sogenanntes LDAP-Adressbuch an, in dem alle Benutzer gelistet sind, die an der TU Braunschweig eine Benutzerkennung haben.

Dies ist hilfreich, wenn Sie einem Benutzer eine E-Mail schicken wollen, aber keine E-Mail-Adresse, sondern nur einen Namen vorliegen haben. Über dieses Adressbuch kann die zu dem Namen gehörige E-Mail-Adresse herausgefunden werden.

Hinweis: Mit Hilfe des LDAP-Adressbuches kann nur nach einzelnen Personen gesucht werden. Es wird keine komplette Liste aller Personen an der TU Braunschweig angezeigt.

Hinweis: Eine suche nach Personen über das LDAP-Adressbuch ist nur möglich, wenn Sie sich im Netz der TU Braunschweig befinden oder von außerhalb eine Verbindung mit einem VPN-Client aufgebaut haben.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus.


und klicken Sie hier auf KontoeinstellungenKontoeinstellungen…


Klicken Sie in dem neuen Fenster auf Adressbücher


und klicken Sie hier auf Neu…


Wählen Sie in dem neuen Fenster Internetverzeichnisdienst (LDAP) aus und klicken Sie auf [Weiter]


Geben Sie als Servername:ldap.tu-bs.de ein und klicken Sie anschließend auf [Weitere Einstellungen…].


Es erscheint ein Dialogfeld, welches besagt, dass Sie Outlook neu starten müssen um die Änderungen zu übernehmen. Bestätigen Sie den Hinweis mit [OK].


Nun öffnen sich die Weiteren Einstellungen…. Klicken Sie hier auf den Reiter Suche.


Wählen Sie hier bei Suchbasis die Einstellung Benutzerdefiniert: aus und tragen Sie dort ein:o=TU Braunschweig,c=de.

WICHTIG:Achten Sie bei der Eingabe auf Groß- und Kleinschreibung und auf das Leerzeichen zwischen TU und Braunschweig.

Bestätigen Sie zum Schluss ihre Eingaben mit einem Klick auf [OK].


Drücken Sie in diesem Fenster nun auf [Weiter].


Es erscheint eine Meldung, dass die Einstellungen abgeschlossen wurden. Klicken Sie hier auf [Fertig stellen] und starten sie Outlook neu.



Übertragen von lokalen Outlook 2016 Kalendern ins Communigate Pro


Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie einen oder mehrere lokale Kalender Ihres bisherigen Kontos in Outlook 2016 auf den CommuniGate Pro Server übertragen können.

Klicken Sie zuerst auf Kalender im unteren Teil des Outlookfensters.


Wählen Sie jetzt in der Navigationsleiste [ANSICHT] aus


und Klicken Sie auf Ansicht ändernListe


Wählen Sie in der Navigationsleiste jetzt wieder [START] aus…


…und klicken Sie hier auf VerschiebenIn anderen Ordner.


Es öffnet sich ein neues Fenster. Wenn ihr CGP Konto nicht vollständig angezeigt wird, drücken sie auf den weißen Pfeil vor ihrem Konto um alle Ordner anzeigen zu lassen.


Wählen Sie nun Calendar aus und Bestätigen Sie ihre Eingabe mit einen Klick auf [OK].


Es öffnet sich ein Dialogfenster, welches ihnen mitteilt, dass die Aktion auf alle Elemente im Ordner angewendet wird.

Bestätigen Sie das Feld mit einen Klick auf [OK].



Übertragen von lokalen Outlook 2016 Kontakten ins CommuniGate Pro


Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Kontakte und Adressbücher ihres bisherigen Kontos in Outlook 2016 auf den CGP Server übertragen können.

Klicken Sie zuerst auf Personen im unteren Teil des Outlookfensters.


Wählen Sie jetzt in der Navigationsleiste [ANSICHT] aus.


und Klicken Sie auf Ansicht ändernListe


Wählen Sie jetzt ihre Kontakte aus und öffnen Sie mit der Rechten Maustaste ein Dialogfenster. Wählen Sie Hier VerschiebenIn anderen Ordner…


Wählen Sie in dem neuen Fenster nun Contacts aus und klicken Sie auf [OK].


Ihre Kontakte können Sie jetzt unter Contacts einsehen.



Übertragen von lokalen Outook 2016 Aufgaben ins CommuniGate Pro


Wählen Sie zuerst Aufgaben unten im Outlookfenster aus.


Klicken Sie jetzt auf Detailliert.


Wählen Sie jetzt, im linken Teil des Fesnters Meine AufgabenAufgaben aus um ihre lokalen Aufgaben anzuzeigen.


Alle Aufgaben die verschoben werden können werden mit einem roten Haken markiert. Wählen Sie die Aufgaben, die Sie verschieben wollen aus und klicken Sie auf VerschiebenIn anderen Ordner… aus.


Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie hier Tasks aus und klicken Sie auf [OK].


Sie können ihre Aufgaben jetzt unter Tasks einsehen.


Übertragen von lokalen Outlook 2016 Notizen ins CommuniGate Pro


Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Notizen ihres bisherigen Kontos in Outlook 2016 auf den CGP Server übertragen können.

Wählen Sie zunächst im unterem Teil Notizen aus.


Klicken Sie nun auf den Ordner Notizen, um ihre lokalen Notizen auszuwählen zu können.


Wählen Sie nun die Notizen aus, die Sie verschieben wollen und klicken Sie dannach auf VerschiebenIn anderen Ordner….


Es öffnet sich jetzt ein neues Fenster, wählen Sie hier Notes aus und bestätigen Sie ihre Eingabe mit OK.


Ihre Notizen sind jetzt im Ordner Notes gespeichert.


E-Mail Kontrolle

Abwesenheits-Benachrichtigung

Wählen sie oben rechts [Add-Ins], dann im Feld darunter CommuniGate Pro Server.


Ein weiteres Fenster öffnet sich, klicken Sie hier auf Ferienbenachrichtigung….


Nun öffnet sich das Fenster , in welches sie Ihre Abwesenheit eintragen können.


Hinweis: Der Endzeitpunkt der Ferienbenachrichtigung bezieht sich auf den Tagesanfang des darauf folgenden Tages. In diesem Beispiel ist die Benachrichtigung bis zum 10.05.2016 23:59 aktiv. Am 11.05. um 0:00 Uhr endet somit die Benachrichtigung.

Regeln/Filter

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie eine Regel unter Outlook 2016 im CommuniGate Pro System erstellen.
Öffnen Sie Outlook 2016, gehen Sie auf [Add-Ins][CommuniGate Pro Server][Regeln auf dem Server].


Klicken Sie nun auf [Neu…] und wählen [Allgemeine Regel…] aus.



Geben Sie nun den Namen für die Regel ein und klicken auf [OK].


Klicken Sie nun unter Regel Bedingung auf [Hinzufügen], um die Regelbedingungen einzustellen.


Wenn Sie nun die Absender-Adresse einer Email filtern wollen, wählen Sie Von bei Daten und ist gleich bei Operation aus und tragen Sie im Textfeld Parameter die gewünschte E-Mail Adresse hinein. Klicken sie abschließend [OK].


Nun müssen Sie noch eingeben, was mit der E-Mail geschehen soll, die von der angegebenen E-Mail Adresse verschickt worden ist. Klicken Sie dazu bitte auf [Hinzufügen] unter Regel Tätigkeit.


Wenn Sie eine E-Mail nun automatisch in einen anderen Ordner verschieben lassen wollen, wählen Sie bei der Tätigkeit Speichern in aus und schreiben den gewünschten Zielordner in das Feld Parameter.

Hinweis: Sollte der Ordner Infos nicht existieren, so wird er automatisch angelegt. Wenn Sie in einem vorhandenem Ordner zugreifen wollen oder einen Unterordner erstellen möchten, geben Sie z.B. Inbox/Infos ein.


So sieht die von Ihnen angelegte Filterregel aus. Damit in den Ordner kopierte E-Mails nicht auch noch im Posteingang Ihres E-Mail Accounts liegen bleibt, muss eine zweite Aktion definiert werden. Klicken Sie dazu noch einmal auf [Hinzufügen].


Wählen Sie bei Tätigkeit den Wert Verwerfen aus, und klicken Sie auf [OK].


Um diese Regel für neue Emails zu aktivieren, klicken Sie auf „OK“.


Eingehende E-Mails mit der Absender Adresse „information@tu-braunschweig.de“ werden nun in den Ordner „Infos“ kopiert und anschließend aus dem Posteingang gelöscht.

Hinweis: Regeln, die nach diesem Verfahren angelegt werden, sind serverseitig gespeichert, was bedeutet, sie greifen sowohl im Webmail als auch im Pronto, sowie mit jedem beliebigen E-Mail Client.Bereits existierende, lokale Regeln in Outlook 2016 greifen weiterhin bei gestartetem Outlook, müssen jedoch auf die Ordnerstruktur des Groupware-Kontos angepasst werden.

Generelle E-Mail Weiterleitung / Umleitung

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine generelle E-Mail Weiterleitung erstellen.

Öffnen Sie Outlook 2016 und gehen Sie auf [Add-Ins][CommuniGate Pro Server][Regeln auf dem Server].


Klicken Sie nun auf [Neu…] und wählen die [Umleitungs-Regel…] aus.


Nun setzen Sie den Haken bei Alle Nachrichten umleiten an. Anschließend tragen Sie die E-Mail Adresse in das Textfeld ein.


Hier gibt es einige Zusatzfunktionen:
Kopie behalten = Umgeleitete E-Mails werden als Kopie gespeichert.
Automatisch generierte nicht = automatisch erstellte E-Mails werden nicht umgeleitet.
An/Cc Felder auch senden = An- und CC Felder werden beim Umleiten beibehalten.
Nachdem Sie die gewünschten Optionen definiert haben, bestätigen Sie mit [OK].
Nun können Sie die neue Regel mit den Einstellungen sehen.
Der Haken vor dem Kästchen vor #Redirect zeigt an, dass die Regel aktiv ist.


Gruppenkalender erstellen / freigeben

Soll ein Kalender für mehrere Personen zugänglich sein, wird ein sogenannter Gruppenkalender benutzt. Hierzu muss ein neuer Kalender von einem beliebigen CGP-Konto erstellt und für mehrere Benutzer freigegeben werden.

Wählen Sie zuerst den Punk Kalender im unteren Teil von Outlook aus.


Wählen Sie nun in der Navigationsleiste Ordner aus und…


…klicken Sie jetzt auf Neuer Kalender.


Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie hier den Namen ihres Kalenders ein und wählen Sie anschließend Calendar aus. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit OK.


Klicken Sie jetzt im linken Teil des Fensters mit der rechten Maustaste auf den Gruppenkalender, wählen Sie jetzt Eigenschaften aus.


Wählen Sie hier den Reiter Zugriffsrechte aus.


Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie eine neue Freigabe erstellen.


Geben Sie in dem neuen Fenster den Kontonamen für die Freigabe ein und bestätigen Sie mit [OK]


Um die Berechtigungen für ein bestimmtes Konto zu verändern, wählen Sie den Namen des Kontos an und verändern über die Check-Boxen die jeweiligen Berechtigungen.


Mit einem Klick auf [OK] können Sie ihre Änderungen speichern und das Fenster schließen.

Sie können auch bereits existierende Kalender freigeben um so z.B. einer/m Sekretärin/Sekretär Rechte auf ihren Kalender zu gewähren.

Gruppenkalender aufrufen

Nachdem ein Gruppenkalender für Sie freigegeben wurde ,können Sie durch folgende Vorgehensweise auf ihn Zugreifen.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus


und klicken Sie hier auf KontoeinstellungenKontoeinstellungen…


Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier den CommuniGate Pro Server aus und drücken Sie auf [Ändern…]


Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie hier auf [Erweitert].


Klicken Sie hier auf die Schaltfläche [Hinzufügen…].


Es öffnet sich ein neues Eingabefenster. Geben Sie hier die y-Nummer des Kontos ein, welcher ihnen Rechte auf den Gruppenkalender gewährt hat. Bestätigen Sie anschließend das Fenster mit ein Klick auf [OK].


Unter Gemeinsamen Ordner folgender E-Mail-Konten sehen Sie jetzt das Konto, welches Sie gerade eingetragen haben. Schließen Sie das Fenster mit einen Klick auf [OK].


Schließen Sie jetzt auch das andere Fenster über die Schaltfläche [Schließen].


Der Kalender ist jetzt Eingetragen. Um den Kalender anzuzeigen klicken Sie zunächst auf Kalender im unteren Teil des Outlook Fensters.


Unter Meine Kalender an der linken Seite des Fensters können Sie jetzt den neuen Gruppenkalender begutachten.


email/outlook2016.txt · Zuletzt geändert: 2018/11/09 10:33 von sebbille
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