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email:outlook2013 [2017/04/13 08:43]
kappel [Status von anderen Personen überprüfen (Busy & Free)]
— (aktuell)
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-====== Outlook 2013 ====== 
- 
-===== Outlook 2013 an Communigate anbinden ===== 
-\\ 
-Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung eines **CommuniGate Pro-Kontos (CGP Kontos)** unter Outlook 2013, im Folgenden wird die Installation des hierfür benötigten MAPI-Connectors beschrieben.\\ 
-\\ 
-**Wichtig:​** Beachten Sie bitte, dass sich diese Anleitung ausschließlich auf die Konfiguration von Konten des zentralen Groupware Systems (CGP) des Gauß-IT-Zentrums bezieht.\\ 
-\\ 
-==== MAPI Connector ==== 
-\\ 
-Der MAPI Connector muss vor der Installation zunächst aus dem Downloadbereich des Gauß-IT-Zentrums \\ [[http://​www.tu-braunschweig.de/​it/​downloads/​software]] heruntergeladen werden. Ist der Download abgeschlossen,​ kann die Zip-Datei entpackt werden. Vor der Installation des MAPI-Connectors müssen sich die drei Datei "​Setup.exe","​cgmxui32.inf"​ und "​cgmxp32.ini"​ in einem Ordner befinden. \\ **Outlook 2013 muss während der Installation geschlossen sein**. Anschließend kann die Setup Datei mit Administrator-Rechten ausgeführt werden.\\ 
-\\  
-\\ 
-{{email:​02_mapi_install.png|}}\\ 
-\\ 
- 
-Mit Doppelklick auf **setup.exe** installieren Sie den MAPI Connector.\\ 
-\\ 
- 
-{{email:​03_mapi_install.png|}}\\ 
-\\ 
-Zum Installieren auf **[Installieren]** klicken.\\ 
-\\ 
-\\ 
-**ACHTUNG !**\\ 
-\\ 
- 
-{{email:​2013_1.png|}}\\ 
-\\ 
-Beantworten Sie die Frage zur Konfiguration der CommuniGate Pro Schnittstelle mit **[Nein]**!\\ 
-\\ 
-==== Einrichtung von Outlook 2013 ==== 
-\\ 
-**ACHTUNG:​**In den folgenden Schritten wird der Name **Max Mustermann** oder **y0001410** verwendet. Diese Eingaben stellen nur ein Pseudonym für ihre persönlichen Daten da! 
- 
-\\ 
-\\ 
- 
-Beim Erststart von Outlook 2013 erscheint dieses Fenster. Bitte klicken Sie hier auf **[Weiter]**. 
-Hiernach werden Sie aufgefordert ein E-Mail Konto zu konfigurieren. 
- 
-{{email:​2013_2.png|}}\\ 
- 
-Klicken Sie hier einmal auf **[Ja]** und **[Weiter]**.\\ 
- 
-{{email:​2013_3.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie jetzt bitte **Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen** aus und klicken Sie auf **[Weiter]**. 
- 
-{{email:​2013_4.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie jetzt unter **Andere** → **CommuniGate Pro Server** aus und klicken Sie auf **[Weiter]**. 
- 
-{{email:​2013_5.png}}\\ 
- 
-{{email:​2013_6.png}}\\ 
- 
-Es erscheint eine Dialogbox, ändern Sie folgende Felder entsprechend:​ 
- 
-  * **Servername:​** groupware.tu-braunschweig.de 
-  * **Portnummer:​** 993 
-  * Setzten Sie ein Haken bei **Eine sichere Verbindung mit (SSL/TLS) benutzen** 
-  * **Kontoname:​** //Ihr Benutzername//​ 
-  * **Kennwort**:​ //bleibt leer, wenn ihr Kennwort nicht gespeichert werden soll// 
-  * Entfernen Sie den Haken bei **Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung** 
- 
-Drücken Sie anschließend auf den Reiter **Erweitert**. 
- 
-{{email:​2013_7.png}}\\ 
- 
-Setzen Sie hier den Haken bei **Beim Senden/​Empfangen alle Ordner übertragen** 
- 
-Bestätigen Sie ihre Eingaben mit einem Klick auf **[OK]** 
- 
-{{email:​2013_8.png}}\\ 
- 
-Es meldet sich ein Fenster, welches Sie darauf Hinweist, dass Outlook neu gestartet werden muss. 
-Bestätigen Sie das Fenster mit einem Klick auf **[OK]** 
- 
-{{email:​2013_9.png}}\\ 
- 
-Drücken Sie hier auf **[Fertig stellen]** und starten Sie Outlook anschließend neu. 
-\\ 
-===== Groupware-Konto anpassen ===== 
-\\ 
-==== Groupware-Konto als Standardkonto definieren ==== 
-\\ 
- ​Nachdem nun das CommuniGate-Konto angelegt wurde, gibt es die Möglichkeit,​ dieses Konto als Standardkonto zu definieren. Dies ist vorteilhaft wenn bevorzugt mit diesem Konto gearbeitet wird. So wird beispielsweise beim Versenden von E-Mails generell der CommuniGate-Server zum Senden der E-Mails benutzt. 
- 
-**Hinweis:​** Ist nur das Groupware-Konto in Outlook 2013 eingerichtet,​ so ist es bereits als Standard-Konto gesetzt. Der folgende Abschnitt kann in diesem Fall übersprungen werden. ​ 
- 
-Wählen Sie in der Navigationsleiste **[Datei]** aus 
- 
-{{email:​2013_10.png}}\\ 
- 
-und klicken Sie hier auf **Kontoeinstellungen** → **Kontoeinstellungen...** 
- 
-{{email:​2013_11.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Fenster. 
-Wählen Sie hier den **CommuniGate Pro Server** aus und klicken Sie auf **Als Standard festlegen** aus. 
- 
-{{email:​2013_12.png}}\\ 
- 
-Das CommuniGate Konto ist jetzt als Standard Konto konfiguriert. 
-\\ 
-==== TU Braunschweig IMAP-Konto entfernen ==== 
-\\ 
-**Hinweis:​** Dieser Schritt trifft für Sie nur zu, wenn Sie bislang in ihrem Outlook 2013 schon ein zentrales E-Mail-Konto der TU Braunschweig benutzt haben, dessen E-Mails im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind. 
- 
-**Hinweis:​** Sollten in dem bisherigen zentralen E-Mail-Konto auch Kalenderdaten,​ Kontakte, Aufgaben oder Notizen gespeichert haben, so sind diese nicht im Gauß-IT-Zentrum gespeichert. Sollten Sie diese Daten noch benötigen, entfernen Sie Ihr bisheriges E-Mail-Konto erst, wenn Sie auch diese Daten in das Groupware-Konto übertragen haben. Eine Anleitung dazu erhalten Sie weiter unten. 
- 
-Das neue Groupware-Konto und Ihr bisheriges zentrales E-Mail-Konto zeigen auf die selben E-Mails, die im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind. Deshalb dürfen Sie im bisherigen E-Mail-Konto auch nicht die E-Mails löschen, sondern Sie müssen das bisherige E-Mail-Konto nach folgender Anleitung entfernen, so dass Sie keinerlei E-Mails verlieren. Das Groupware-Konto übernimmt dann die Funktionalität ihres bisherigen E-Mail-Kontos. 
-\\ 
- 
- 
-Wählen Sie in der Navigationsleiste **[Datei]** aus. 
- 
-{{email:​2013_10.png}}\\ 
- 
-und klicken Sie hier auf **Kontoeinstellungen** → **Kontoeinstellungen...** 
- 
-{{email:​2013_11.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Fenster. 
-Wählen Sie hier den **CommuniGate Pro Server** aus und klicken Sie auf **Als Standard festlegen** aus. 
- 
-{{email:​2013_12.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie nun das IMAP-Konto aus und löschen Sie das Konto über die Schaltfläche **Entfernen**. 
- 
-{{email:​2013_13.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein Dialogfeld. Bestätigen Sie das Löschen des Kontos über **[Ja]**. 
- 
-{{email:​2013_14.png}}\\ 
- 
-Das Konto sollte jetzt in den Kontoeinstellungen entfernt worden sein. 
- 
-{{email:​2013_15.png}}\\ 
-\\ 
-==== TU Braunschweig LDAP Adressbuch einbinden ==== 
-\\ 
-Die TU Braunschweig bietet ein sogenanntes LDAP-Adressbuch an, in dem alle Benutzer gelistet sind, die an der TU Braunschweig eine Benutzerkennung haben. 
- 
-Dies ist hilfreich, wenn Sie einem Benutzer eine E-Mail schicken wollen, aber keine E-Mail-Adresse,​ sondern nur einen Namen vorliegen haben. Ãœber dieses Adressbuch kann die zu dem Namen gehörige E-Mail-Adresse herausgefunden werden. 
- 
-**Hinweis:​** Mit Hilfe des LDAP-Adressbuches kann nur nach einzelnen Personen gesucht werden. Es wird keine komplette Liste aller Personen an der TU Braunschweig angezeigt. 
- 
-**Hinweis:​** Eine suche nach Personen über das LDAP-Adressbuch ist nur möglich, wenn Sie sich im Netz der TU Braunschweig befinden oder von außerhalb eine Verbindung mit einem VPN-Client aufgebaut haben. 
- 
-Wählen Sie in der Navigationsleiste **[Datei]** aus. 
- 
-{{email:​2013_10.png}}\\ 
- 
-und klicken Sie hier auf **Kontoeinstellungen** → **Kontoeinstellungen...** 
- 
-{{email:​2013_11.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie in dem neuen Fenster auf **Adressbücher**... 
- 
-{{email:​2013_16.png}}\\ 
- 
-und klicken Sie hier auf **Neu...** 
- 
-{{email:​2013_17.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie in dem neuen Fenster **Internetverzeichnisdienst (LDAP)** aus und klicken Sie auf **[Weiter]** 
- 
-{{email:​2013_18.png}}\\ 
- 
-Geben Sie als **Servername:​**//​ldap.tu-bs.de//​ ein und klicken Sie anschließend auf **[Weitere Einstellungen...]**. 
- 
-{{email:​2013_19.png}}\\ 
- 
-Es erscheint ein Dialogfeld, welches besagt, dass Sie Outlook neu starten müssen um die Änderungen zu übernehmen. Bestätigen Sie den Hinweis mit **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_8.png}}\\ 
- 
-Nun öffnen sich die **Weiteren Einstellungen...**. 
-Klicken Sie hier auf den Reiter **Suche**. 
- 
-{{email:​2013_20.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie hier bei **Suchbasis** die Einstellung **Benutzerdefiniert:​** aus und tragen Sie dort ein://o=TU Braunschweig,​c=de//​. 
- 
-<note important>​ 
-**WICHTIG:​**Achten Sie bei der Eingabe auf Groß- und Kleinschreibung und auf das Leerzeichen zwischen TU und Braunschweig.</​note>​ 
- 
-Bestätigen Sie zum Schluss ihre Eingaben mit einem Klick auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_21.png}}\\ 
- 
-Drücken Sie in diesem Fenster nun auf **[Weiter]**. 
- 
-{{email:​2013_22.png}}\\ 
- 
-Es erscheint eine Meldung, dass die Einstellungen abgeschlossen wurden. Klicken Sie hier auf **[Fertig stellen]** und starten sie Outlook neu. 
- 
-{{email:​2013_23.png}}\\ 
- 
-\\ 
-==== Ãœbertragen von lokalen Outlook 2013 Kalendern ins Communigate Pro ==== 
-\\ 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie einen oder mehrere lokale Kalender Ihres bisherigen Kontos in Outlook 2013 auf den CommuniGate Pro Server übertragen können. 
- 
-Klicken Sie zuerst auf **Kalender** im unteren Teil des Outlookfensters. 
- 
-{{email:​2013_24.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie jetzt in der Navigationsleiste **[ANSICHT]** aus 
- 
-{{email:​2013_25.png}}\\ 
- 
-und Klicken Sie auf **Ansicht ändern** → **Liste** 
- 
- 
-{{email:​2013_28.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie in der Navigationsleiste jetzt wieder **[START]** aus... 
- 
-{{email:​2013_65.png}}\\ 
- 
-...und klicken Sie hier auf **Verschieben** → **In anderen Ordner**. 
- 
-{{email:​2013_29.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Fenster. Wenn ihr CGP Konto nicht vollständig angezeigt wird, drücken sie auf den weißen Pfeil vor ihrem Konto um alle Ordner anzeigen zu lassen. 
- 
-{{email:​2013_30.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie nun **Calendar** aus und Bestätigen Sie ihre Eingabe mit einen Klick auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_31.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein Dialogfenster,​ welches ihnen mitteilt, dass die Aktion auf alle Elemente im Ordner angewendet wird. 
- 
-Bestätigen Sie das Feld mit einen Klick auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_32.png}}\\ 
-\\ 
- 
-==== Status von anderen Personen überprüfen (Busy & Free) ==== 
-Um in Outlook 2013 den Status von anderen Personen zu überprüfen,​ öffnen sie ihr Outlook Konto und öffnen Sie Ihren **[Kalender]**. ​ 
- 
-{{email:​2013_24.png}}\\ 
- 
-Dort klicken Sie auf **[Neuer Termin]** um einen neuen Termin zu erstellen. 
- 
-{{zzentwicklung:​freebusyoutlook13_1.jpg}} 
- 
-Unter **[Terminplanung]** können Sie Ihren Status sehen und den, von den Personen, die Sie zu dem Termin einladen. 
- 
-{{zzentwicklung:​freebusyoutlook13_2.jpg}} 
- 
- 
-{{zzentwicklung:​freebusyoutlook13_3.jpg}} \\ 
-\\ 
-Ab und an überspielen Windows Updates diese Einstellung. Dann werden nur schrägschraffierte Felder angezeigt. In diesem Fall müssen Sie Outlook schließen und den MAPI Connector nochmal installieren. \\ 
-Sie gehen dabei wie folgt vor: \\ 
-setup ausführen, **[erneuern]** wählen. Bei der Frage, ob das E-Mail Programm konfiguriert werden soll, bitte **[Nein]** auswählen. Dann Outlook starten und Sie sollten die free/busy Zeiten in der Terminplanung wieder sehen. \\ 
-==== Ãœbertragen von lokalen Outlook 2013 Kontakten ins CommuniGate Pro ==== 
-\\ 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Kontakte und Adressbücher ihres bisherigen Kontos in Outlook 2013 auf den CGP Server übertragen können. 
- 
-Klicken Sie zuerst auf **Personen** im unteren Teil des Outlookfensters. 
- 
-{{email:​2013_33.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie jetzt in der Navigationsleiste **[ANSICHT]** aus. 
- 
-{{email:​2013_38.png}}\\ 
- 
-und Klicken Sie auf **Ansicht ändern** → **Liste** 
- 
-{{email:​2013_34.png}}\\ 
-  
-Wählen Sie jetzt ihre Kontakte aus und öffnen Sie mit der Rechten Maustaste ein Dialogfenster. 
-Wählen Sie Hier **Verschieben** → **In anderen Ordner...** 
- 
-{{email:​2013_35.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie in dem neuen Fenster nun **Contacts** aus und klicken Sie auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_36.png}}\\ 
- 
-Ihre Kontakte können Sie jetzt unter **Contacts** einsehen. 
- 
-{{email:​2013_37.png}}\\ 
-\\ 
-==== Ãœbertragen von lokalen Outook 2013 Aufgaben ins CommuniGate Pro ==== 
-\\ 
-Wählen Sie zuerst **Aufgaben** unten im Outlookfenster aus. 
- 
-{{email:​2013_39.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie jetzt auf **Detailliert**. 
- 
-{{email:​2013_40.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie jetzt, im linken Teil des Fesnters **Meine Aufgaben** → **Aufgaben** aus um ihre lokalen Aufgaben anzuzeigen. 
- 
-{{email:​2013_41.png}}\\ 
- 
-Alle Aufgaben die verschoben werden können werden mit einem roten Haken markiert. 
-Wählen Sie die Aufgaben, die Sie verschieben wollen aus und klicken Sie auf **Verschieben** → **In anderen Ordner...** aus. 
- 
-{{email:​2013_42b.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie hier **Tasks** aus und klicken Sie auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_43.png}}\\ 
- 
-Sie können ihre Aufgaben jetzt unter **Tasks** einsehen. 
- 
-{{email:​2013_44.png}}\\ 
- 
-==== Ãœbertragen von lokalen Outlook 2013 Notizen ins CommuniGate Pro ==== 
-\\ 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Notizen ihres bisherigen Kontos in Outlook 2013 auf den CGP Server übertragen können. 
- 
-Wählen Sie zunächst im unterem Teil **...** → **Notizen** aus. 
- 
-{{email:​2013_45.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie nun auf den Ordner **Notizen**,​ um ihre lokalen Notizen auszuwählen zu können. 
- 
-{{email:​2013_46.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie nun die Notizen aus, die Sie verschieben wollen und klicken Sie dannach auf **Verschieben** → **In anderen Ordner...**. 
- 
-{{email:​2013_47.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich jetzt ein neues Fenster, wählen Sie hier **Notes** aus und bestätigen Sie ihre Eingabe mit **OK**. 
- 
-{{email:​2013_48.png}}\\ 
- 
-Ihre Notizen sind jetzt im Ordner **Notes** gespeichert. 
- 
-{{email:​2013_49.png}}\\ 
- 
-==== Regeln, Filter, Abwesenheitsbenachrichtigung in Outlook 2013 ==== 
- 
-\\ 
- 
-<note important>​**Wichtig:​** Das Menü „CommuniGate Pro Server“ ist in Outlook 2013 leider noch nicht verfügbar. Daher ist es in Outlook 2013 zur Zeit leider nicht möglich die Ferienbenachrichtigung,​ eine E-Mail-Weiterleitung und Filterregeln zu verwalten.\\ 
- 
-Bitte benutzen Sie dafür die Webmail-Schnittstelle. (Stand: 27.06.2013) 
-</​note>​ 
- 
-==== Gruppenkalender erstellen / freigeben ==== 
- 
-Soll ein Kalender für mehrere Personen zugänglich sein, wird ein sogenannter 
-Gruppenkalender benutzt. 
-Hierzu muss ein neuer Kalender von einem beliebigen CGP-Konto erstellt und für mehrere 
-Benutzer freigegeben werden. 
- 
-Wählen Sie zuerst den Punk **Kalender** im unteren Teil von Outlook aus. 
- 
-{{email:​2013_24.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie nun in der Navigationsleiste **Ordner** aus und... 
- 
-{{email:​2013_50.png}}\\ 
- 
-...klicken Sie jetzt auf **Neuer Kalender**. 
- 
-{{email:​2013_51.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie hier den Namen ihres Kalenders ein und wählen Sie anschließend **Calendar** aus. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit **OK**. 
- 
-{{email:​2013_52.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie jetzt im linken Teil des Fensters mit der rechten Maustaste auf den Gruppenkalender,​ wählen Sie jetzt **Eigenschaften** aus. 
- 
-{{email:​2013_53.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie hier den Reiter **Zugriffsrechte** aus. 
- 
-{{email:​2013_54.png}}\\ 
- 
-Ãœber die Schaltfläche **Hinzufügen** können Sie eine neue Freigabe erstellen. 
- 
-{{email:​2013_55.png}}\\ 
- 
-Geben Sie in dem neuen Fenster den Kontonamen für die Freigabe ein und bestätigen Sie mit **[OK]** 
- 
-{{email:​2013_56.png}}\\ 
- 
-Um die Berechtigungen für ein bestimmtes Konto zu verändern, wählen Sie den Namen des Kontos an und verändern über die Check-Boxen die jeweiligen Berechtigungen. 
- 
-{{email:​2013_57b.png}}\\ 
- 
-Mit einem Klick auf **[OK]** können Sie ihre Änderungen speichern und das Fenster schließen. 
- 
-<note tip>Sie können auch bereits existierende Kalender freigeben um so z.B. einer/m Sekretärin/​Sekretär Rechte auf ihren Kalender zu gewähren. </​note>​ 
- 
-==== Gruppenkalender aufrufen ==== 
- 
-Nachdem ein Gruppenkalender für Sie freigegeben wurde ,können Sie durch folgende Vorgehensweise auf ihn Zugreifen. 
- 
-Wählen Sie in der Navigationsleiste **[Datei]** aus 
- 
-{{email:​2013_10.png}}\\ 
- 
-und klicken Sie hier auf **Kontoeinstellungen** → **Kontoeinstellungen...** 
- 
-{{email:​2013_11.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Fenster. 
-Wählen Sie hier den **CommuniGate Pro Server** aus und drücken Sie auf **[Ändern...]** 
- 
-{{email:​2013_58.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Fenster. 
-Klicken Sie hier auf **[Erweitert]**. 
- 
-{{email:​2013_59.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie hier auf die Schaltfläche **[Hinzufügen...]**. 
- 
-{{email:​2013_60.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein neues Eingabefenster. Geben Sie hier die //​y-Nummer//​ des Kontos ein, welcher ihnen Rechte auf den Gruppenkalender gewährt hat. 
-Bestätigen Sie anschließend das Fenster mit ein Klick auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_61.png}}\\ 
- 
-Unter **Gemeinsamen Ordner folgender E-Mail-Konten** sehen Sie jetzt das Konto, welches Sie gerade eingetragen haben. Schließen Sie das Fenster mit einen Klick auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2013_62.png}}\\ 
- 
-Schließen Sie jetzt auch das andere Fenster über die Schaltfläche **[Schließen]**. 
- 
-{{email:​2013_63.png}}\\ 
- 
-Der Kalender ist jetzt Eingetragen. Um den Kalender anzuzeigen klicken Sie zunächst auf Kalender im unteren Teil des Outlook Fensters. 
- 
-{{email:​2013_24.png}}\\ 
- 
-Unter **Meine Kalender** an der linken Seite des Fensters können Sie jetzt den neuen Gruppenkalender begutachten. 
- 
-{{email:​2013_64.png}}\\ 
- 
- 
- 
  
email/outlook2013.1492065784.txt.gz · Zuletzt geändert: 2017/04/13 08:43 von kappel
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