Outlook 2013

Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung eines CommuniGate Pro-Kontos (CGP Kontos) unter Outlook 2013, im Folgenden wird die Installation des hierfür benötigten MAPI-Connectors beschrieben.

Wichtig: Beachten Sie bitte, dass sich diese Anleitung ausschließlich auf die Konfiguration von Konten des zentralen Groupware Systems (CGP) des Gauß-IT-Zentrums bezieht.

Der MAPI Connector muss vor der Installation zunächst aus dem Downloadbereich des Gauß-IT-Zentrums
http://www.tu-braunschweig.de/it/downloads/software heruntergeladen werden. Ist der Download abgeschlossen, kann die Zip-Datei entpackt werden. Vor der Installation des MAPI-Connectors müssen sich die drei Datei „Setup.exe“,„cgmxui32.inf“ und „cgmxp32.ini“ in einem Ordner befinden.
Outlook 2013 muss während der Installation geschlossen sein. Anschließend kann die Setup Datei mit Administrator-Rechten ausgeführt werden.

Mit Doppelklick auf setup.exe installieren Sie den MAPI Connector.

Zum Installieren auf [Installieren] klicken.


ACHTUNG !

Beantworten Sie die Frage zur Konfiguration der CommuniGate Pro Schnittstelle mit [Nein]!

ACHTUNG:In den folgenden Schritten wird der Name Max Mustermann oder y0001410 verwendet. Diese Eingaben stellen nur ein Pseudonym für ihre persönlichen Daten da!

Beim Erststart von Outlook 2013 erscheint dieses Fenster. Bitte klicken Sie hier auf [Weiter]. Hiernach werden Sie aufgefordert ein E-Mail Konto zu konfigurieren.

Klicken Sie hier einmal auf [Ja] und [Weiter].

Wählen Sie jetzt bitte Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen aus und klicken Sie auf [Weiter].

Wählen Sie jetzt unter Andere → CommuniGate Pro Server aus und klicken Sie auf [Weiter].

Es erscheint eine Dialogbox, ändern Sie folgende Felder entsprechend:

• Servername: groupware.tu-braunschweig.de
• Portnummer: 993
• Setzten Sie ein Haken bei Eine sichere Verbindung mit (SSL/TLS) benutzen
• Kontoname: Ihr Benutzername
• Kennwort: bleibt leer, wenn ihr Kennwort nicht gespeichert werden soll
• Entfernen Sie den Haken bei Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung

Drücken Sie anschließend auf den Reiter Erweitert.

Setzen Sie hier den Haken bei Beim Senden/Empfangen alle Ordner übertragen

Bestätigen Sie ihre Eingaben mit einem Klick auf [OK]

Es meldet sich ein Fenster, welches Sie darauf Hinweist, dass Outlook neu gestartet werden muss. Bestätigen Sie das Fenster mit einem Klick auf [OK]

Drücken Sie hier auf [Fertig stellen] und starten Sie Outlook anschließend neu.

Nachdem nun das CommuniGate-Konto angelegt wurde, gibt es die Möglichkeit, dieses Konto als Standardkonto zu definieren. Dies ist vorteilhaft wenn bevorzugt mit diesem Konto gearbeitet wird. So wird beispielsweise beim Versenden von E-Mails generell der CommuniGate-Server zum Senden der E-Mails benutzt.

Hinweis: Ist nur das Groupware-Konto in Outlook 2013 eingerichtet, so ist es bereits als Standard-Konto gesetzt. Der folgende Abschnitt kann in diesem Fall übersprungen werden.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus

und klicken Sie hier auf Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier den CommuniGate Pro Server aus und klicken Sie auf Als Standard festlegen aus.

Das CommuniGate Konto ist jetzt als Standard Konto konfiguriert.

Hinweis: Dieser Schritt trifft für Sie nur zu, wenn Sie bislang in ihrem Outlook 2013 schon ein zentrales E-Mail-Konto der TU Braunschweig benutzt haben, dessen E-Mails im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind.

Hinweis: Sollten in dem bisherigen zentralen E-Mail-Konto auch Kalenderdaten, Kontakte, Aufgaben oder Notizen gespeichert haben, so sind diese nicht im Gauß-IT-Zentrum gespeichert. Sollten Sie diese Daten noch benötigen, entfernen Sie Ihr bisheriges E-Mail-Konto erst, wenn Sie auch diese Daten in das Groupware-Konto übertragen haben. Eine Anleitung dazu erhalten Sie weiter unten.

Das neue Groupware-Konto und Ihr bisheriges zentrales E-Mail-Konto zeigen auf die selben E-Mails, die im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind. Deshalb dürfen Sie im bisherigen E-Mail-Konto auch nicht die E-Mails löschen, sondern Sie müssen das bisherige E-Mail-Konto nach folgender Anleitung entfernen, so dass Sie keinerlei E-Mails verlieren. Das Groupware-Konto übernimmt dann die Funktionalität ihres bisherigen E-Mail-Kontos.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus.

und klicken Sie hier auf Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier den CommuniGate Pro Server aus und klicken Sie auf Als Standard festlegen aus.

Wählen Sie nun das IMAP-Konto aus und löschen Sie das Konto über die Schaltfläche Entfernen.

Es öffnet sich ein Dialogfeld. Bestätigen Sie das Löschen des Kontos über [Ja].

Das Konto sollte jetzt in den Kontoeinstellungen entfernt worden sein.

Die TU Braunschweig bietet ein sogenanntes LDAP-Adressbuch an, in dem alle Benutzer gelistet sind, die an der TU Braunschweig eine Benutzerkennung haben.

Dies ist hilfreich, wenn Sie einem Benutzer eine E-Mail schicken wollen, aber keine E-Mail-Adresse, sondern nur einen Namen vorliegen haben. Über dieses Adressbuch kann die zu dem Namen gehörige E-Mail-Adresse herausgefunden werden.

Hinweis: Mit Hilfe des LDAP-Adressbuches kann nur nach einzelnen Personen gesucht werden. Es wird keine komplette Liste aller Personen an der TU Braunschweig angezeigt.

Hinweis: Eine suche nach Personen über das LDAP-Adressbuch ist nur möglich, wenn Sie sich im Netz der TU Braunschweig befinden oder von außerhalb eine Verbindung mit einem VPN-Client aufgebaut haben.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus.

und klicken Sie hier auf Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…

Klicken Sie in dem neuen Fenster auf Adressbücher…

und klicken Sie hier auf Neu…

Wählen Sie in dem neuen Fenster Internetverzeichnisdienst (LDAP) aus und klicken Sie auf [Weiter]

Geben Sie als Servername:ldap.tu-bs.de ein und klicken Sie anschließend auf [Weitere Einstellungen…].

Es erscheint ein Dialogfeld, welches besagt, dass Sie Outlook neu starten müssen um die Änderungen zu übernehmen. Bestätigen Sie den Hinweis mit [OK].

Nun öffnen sich die Weiteren Einstellungen…. Klicken Sie hier auf den Reiter Suche.

Wählen Sie hier bei Suchbasis die Einstellung Benutzerdefiniert: aus und tragen Sie dort ein:o=TU Braunschweig,c=de.

Bestätigen Sie zum Schluss ihre Eingaben mit einem Klick auf [OK].

Drücken Sie in diesem Fenster nun auf [Weiter].

Es erscheint eine Meldung, dass die Einstellungen abgeschlossen wurden. Klicken Sie hier auf [Fertig stellen] und starten sie Outlook neu.

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie einen oder mehrere lokale Kalender Ihres bisherigen Kontos in Outlook 2013 auf den CommuniGate Pro Server übertragen können.

Klicken Sie zuerst auf Kalender im unteren Teil des Outlookfensters.

Wählen Sie jetzt in der Navigationsleiste [ANSICHT] aus

und Klicken Sie auf Ansicht ändern → Liste

Wählen Sie in der Navigationsleiste jetzt wieder [START] aus…

…und klicken Sie hier auf Verschieben → In anderen Ordner.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wenn ihr CGP Konto nicht vollständig angezeigt wird, drücken sie auf den weißen Pfeil vor ihrem Konto um alle Ordner anzeigen zu lassen.

Wählen Sie nun Calendar aus und Bestätigen Sie ihre Eingabe mit einen Klick auf [OK].

Es öffnet sich ein Dialogfenster, welches ihnen mitteilt, dass die Aktion auf alle Elemente im Ordner angewendet wird.

Bestätigen Sie das Feld mit einen Klick auf [OK].

Um in Outlook 2013 den Status von anderen Personen zu überprüfen, öffnen sie ihr Outlook Konto und öffnen Sie Ihren [Kalender].

Dort klicken Sie auf [Neuer Termin] um einen neuen Termin zu erstellen.

Unter [Terminplanung] können Sie Ihren Status sehen und den, von den Personen, die Sie zu dem Termin einladen.

Ab und an überspielen Windows Updates diese Einstellung. Dann werden nur schrägschraffierte Felder angezeigt. In diesem Fall müssen Sie Outlook schließen und den MAPI Connector nochmal installieren.
Sie gehen dabei wie folgt vor:
setup ausführen, [erneuern] wählen. Bei der Frage, ob das E-Mail Programm konfiguriert werden soll, bitte [Nein] auswählen. Dann Outlook starten und Sie sollten die free/busy Zeiten in der Terminplanung wieder sehen.

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Kontakte und Adressbücher ihres bisherigen Kontos in Outlook 2013 auf den CGP Server übertragen können.

Klicken Sie zuerst auf Personen im unteren Teil des Outlookfensters.

Wählen Sie jetzt in der Navigationsleiste [ANSICHT] aus.

und Klicken Sie auf Ansicht ändern → Liste

Wählen Sie jetzt ihre Kontakte aus und öffnen Sie mit der Rechten Maustaste ein Dialogfenster. Wählen Sie Hier Verschieben → In anderen Ordner…

Wählen Sie in dem neuen Fenster nun Contacts aus und klicken Sie auf [OK].

Ihre Kontakte können Sie jetzt unter Contacts einsehen.

Wählen Sie zuerst Aufgaben unten im Outlookfenster aus.

Klicken Sie jetzt auf Detailliert.

Wählen Sie jetzt, im linken Teil des Fesnters Meine Aufgaben → Aufgaben aus um ihre lokalen Aufgaben anzuzeigen.

Alle Aufgaben die verschoben werden können werden mit einem roten Haken markiert. Wählen Sie die Aufgaben, die Sie verschieben wollen aus und klicken Sie auf Verschieben → In anderen Ordner… aus.

Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie hier Tasks aus und klicken Sie auf [OK].

Sie können ihre Aufgaben jetzt unter Tasks einsehen.

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Notizen ihres bisherigen Kontos in Outlook 2013 auf den CGP Server übertragen können.

Wählen Sie zunächst im unterem Teil … → Notizen aus.

Klicken Sie nun auf den Ordner Notizen, um ihre lokalen Notizen auszuwählen zu können.

Wählen Sie nun die Notizen aus, die Sie verschieben wollen und klicken Sie dannach auf Verschieben → In anderen Ordner….

Es öffnet sich jetzt ein neues Fenster, wählen Sie hier Notes aus und bestätigen Sie ihre Eingabe mit OK.

Ihre Notizen sind jetzt im Ordner Notes gespeichert.

Soll ein Kalender für mehrere Personen zugänglich sein, wird ein sogenannter Gruppenkalender benutzt. Hierzu muss ein neuer Kalender von einem beliebigen CGP-Konto erstellt und für mehrere Benutzer freigegeben werden.

Wählen Sie zuerst den Punk Kalender im unteren Teil von Outlook aus.

Wählen Sie nun in der Navigationsleiste Ordner aus und…

…klicken Sie jetzt auf Neuer Kalender.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie hier den Namen ihres Kalenders ein und wählen Sie anschließend Calendar aus. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit OK.

Klicken Sie jetzt im linken Teil des Fensters mit der rechten Maustaste auf den Gruppenkalender, wählen Sie jetzt Eigenschaften aus.

Wählen Sie hier den Reiter Zugriffsrechte aus.

Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie eine neue Freigabe erstellen.

Geben Sie in dem neuen Fenster den Kontonamen für die Freigabe ein und bestätigen Sie mit [OK]

Um die Berechtigungen für ein bestimmtes Konto zu verändern, wählen Sie den Namen des Kontos an und verändern über die Check-Boxen die jeweiligen Berechtigungen.

Mit einem Klick auf [OK] können Sie ihre Änderungen speichern und das Fenster schließen.

Nachdem ein Gruppenkalender für Sie freigegeben wurde ,können Sie durch folgende Vorgehensweise auf ihn Zugreifen.

Wählen Sie in der Navigationsleiste [Datei] aus

und klicken Sie hier auf Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen…

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie hier den CommuniGate Pro Server aus und drücken Sie auf [Ändern…]

Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie hier auf [Erweitert].

Klicken Sie hier auf die Schaltfläche [Hinzufügen…].

Es öffnet sich ein neues Eingabefenster. Geben Sie hier die y-Nummer des Kontos ein, welcher ihnen Rechte auf den Gruppenkalender gewährt hat. Bestätigen Sie anschließend das Fenster mit ein Klick auf [OK].

Unter Gemeinsamen Ordner folgender E-Mail-Konten sehen Sie jetzt das Konto, welches Sie gerade eingetragen haben. Schließen Sie das Fenster mit einen Klick auf [OK].

Schließen Sie jetzt auch das andere Fenster über die Schaltfläche [Schließen].

Der Kalender ist jetzt Eingetragen. Um den Kalender anzuzeigen klicken Sie zunächst auf Kalender im unteren Teil des Outlook Fensters.

Unter Meine Kalender an der linken Seite des Fensters können Sie jetzt den neuen Gruppenkalender begutachten.