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email:outlook2010 [2016/05/19 11:16]
henbloch
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-====== Outlook 2010 ====== 
-\\ 
-===== Outlook 2010 an Communigate anbinden ===== 
-\\ 
-Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung eines **CommuniGate Pro-Kontos (CGP Kontos)** unter Outlook 2010, im Folgenden wird die Installation des hierfür benötigten MAPI-Connectors beschrieben.\\ 
-\\ 
-**Wichtig:​** Beachten Sie bitte, dass  
-  - sich diese Anleitung ausschließlich auf die Konfiguration von Konten des zentralen Groupware Systems (CGP) des Gauß-IT-Zentrums bezieht. 
-  - der MAPI Connector für die zusätzliche Nutzung der Kalenderfunktion von Outlook in Verbindung mit CGP nötig ist. Eine reine E-Mail Nutzung wäre auch über die Anbindung von Outlook über das IMAP-Protokoll möglich. \\ 
-\\ 
-==== MAPI Connector ==== 
-\\ 
-Der MAPI Connector muss vor der Installation zunächst aus dem Downloadbereich des Gauß-IT-Zentrums \\ [[http://​www.tu-braunschweig.de/​it/​downloads/​software]] heruntergeladen werden. Ist der Download abgeschlossen,​ kann die Zip-Datei entpackt werden. Vor der Installation des MAPI-Connectors müssen sich die drei Datei "​Setup.exe","​cgmxui32.inf"​ und "​cgmxp32.ini"​ in einem Ordner befinden. \\ **Outlook 2010 muss während der Installation geschlossen sein**. Anschließend kann die Setup Datei mit Administrator-Rechten ausgeführt werden.\\ 
-\\  
-\\ 
-{{email:​02_mapi_install.png|}}\\ 
-\\ 
- 
-Mit Doppelklick auf **setup.exe** installieren Sie den MAPI Connector.\\ 
-\\ 
- 
-{{email:​03_mapi_install.png|}}\\ 
-\\ 
-Zum Installieren auf **[Installieren]** klicken.\\ 
-\\ 
-\\ 
-**ACHTUNG !**\\ 
-\\ 
- 
-{{email:​2013_1.png|}}\\ 
-\\ 
-Beantworten Sie die Frage zur Konfiguration der CommuniGate Pro Schnittstelle mit **[Nein]**!\\ 
-\\ 
-==== Einrichtung von Outlook 2010 ==== 
-\\ 
-\\ 
-\\ 
-\\ 
-Beim Erststart von Outlook 2010 erscheint dieses Fenster. bitte klicken Sie auf **[Weiter]**"​.\\ 
-Hiernach werden Sie aufgefordert,​ ein E-Mail Konto zu konfigurieren.\\ 
-\\ 
-{{email:​outlook_bild_01.png|}} 
----- 
- 
-\\ 
-Klicken Sie hier einmal auf **[Ja]** und dann **[Weiter]** .\\ 
-\\ 
-{{email:​outlook_bild_02.png|}}\\ 
-\\ 
----- 
- 
-\\ 
-{{email:​outlook_bild_03.png|}}\\ 
-\\ 
-In diesem Fenster finden sie oben das Feld **Kontoeinstellungen**.\\ 
-Dort ist Ihr MAPI-Konto eingetragen.\\ 
-Die erforderlichen Schritte werden im Folgenden erläutert. Klicken Sie auf **[Konto hinzufügen]**.\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-**ACHTUNG:​**In den folgenden Vorgängen bitte beachten, dass **Max Mustermann** nur ein Pseudonym für Ihre persönlichen Daten darstellen soll.\\ 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​outlook_bild_08.png|}}\\ 
-\\ 
-Wählen Sie den Punkt **Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren** aus und klicken auf **[Weiter]**. \\ 
-\\ 
----- 
-\\ 
-{{email:​outlook_bild_08a.png|}}\\ 
-\\ 
-Wählen Sie **CommuniGate Pro Server** aus der Rubrik ​ **Andere** und bestätigen Sie mit **[Weiter]**.\\ 
-\\ 
----- 
-\\ 
-{{email:​09_mapi_install.png|}}\\ 
-\\ 
-Eine weitere Dialogbox erscheint, ändern Sie folgende Felder entsprechend: ​ 
- 
-  * **Servername:​** //​groupware.tu-braunschweig.de//​ 
-  * **Portnummer:​** //993// 
-  * Setzen Sie den Haken bei **Eine sichere Verbindung (SSL/TLS) benutzen** 
-  * **Kontoname:​** //Ihre Benutzerkennung//​ 
-  * **Kennwort:​** //bleibt leer, wenn Ihr Kennwort nicht gespeichert werden soll// 
-  * Entfernen Sie den Haken bei **Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung**\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-{{email:​outlook_bild_12b.png|}}\\ 
-\\ 
-Klicken Sie auf den Reiter **[Erweitert]** und setzen Sie den Haken vor **Beim Senden/​Empfangen alle Ordner übertragen**. 
- 
- 
- 
-Die Dialogbox mit einem Klick auf **[OK]** schließen. \\ 
-\\ 
- 
----- 
- 
- 
-{{email:​konto_erstellt.png|}} 
- 
-Auf **[Fertig stellen]** klicken. 
- 
----- 
- 
- 
-=== Groupware-Konto anpassen === 
- 
-== TU Braunschweig IMAP-Konto entfernen == 
- 
-**Hinweis:​** Dieser Schritt trifft für Sie nur zu, wenn Sie bislang in ihrem Outlook 2010 schon ein zentrales E-Mail-Konto der TU Braunschweig benutzt haben, dessen E-Mails im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind. 
- 
-**Hinweis:​** Sollten in dem bisherigen zentralen E-Mail-Konto auch Kalenderdaten,​ Kontakte, Aufgaben oder Notizen gespeichert haben, so sind diese nicht im Gauß-IT-Zentrum gespeichert. Sollten Sie diese Daten noch benötigen, entfernen Sie Ihr bisheriges E-Mail-Konto erst, wenn Sie auch diese Daten in das Groupware-Konto übertragen haben. Eine Anleitung dazu erhalten Sie weiter unten. 
- 
-Das neue Groupware-Konto und Ihr bisheriges zentrales E-Mail-Konto zeigen auf die selben E-Mails, die im Gauß-IT-Zentrum gespeichert sind. Deshalb dürfen Sie im bisherigen E-Mail-Konto auch nicht die E-Mails löschen, sondern Sie müssen das bisherige E-Mail-Konto nach folgender Anleitung entfernen, so dass Sie keinerlei E-Mails verlieren. Das Groupware-Konto übernimmt dann die Funktionalität ihres bisherigen E-Mail-Kontos. 
- 
-Gehen Sie auf **[Datei]** → **[Kontoeinstellungen]**.\\ 
- 
-\\ 
-Es erscheint ein weiteres Fenster, in dem die Konten angezeigt werden. \\ 
-\\ 
-{{email:​imap_entf_01.png|}}\\ 
-\\ 
-Markieren Sie das CommuniGate-Pro-Server-Konto vom Typ MAPI und klicken Sie auf die Schaltfläche **[Als Standard festlegen]**. 
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- 
-{{email:​imap_entf_02.png|}}\\ 
-\\ 
-Wählen Sie nun das IMAP-Konto aus und bestätigen Sie mit **[Entfernen]**. \\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-{{email:​imap_entf_03.png|}}\\ 
-\\ 
-Bestätigen Sie mit **[Ja]**.\\ 
-\\ 
-Nun sehen Sie, dass das Löschen des alten IMAP Kontos erfolgreich war.\\ 
-\\ 
-{{email:​imap_entf_04.png|}}\\ 
-\\ 
-Das Fenster kann nun mit Klick auf **[Schließen]** geschlossen werden.\\ 
-Ggf. muss Outlook nach der Konfiguration neu gestartet werden. 
-\\ 
- 
----- 
- 
-== Groupware-Konto als Standardkonto definieren == 
- 
-Nachdem nun das CommuniGate-Konto angelegt wurde, gibt es die Möglichkeit,​ dieses Konto als Standardkonto zu definieren. Dies ist vorteilhaft wenn bevorzugt mit diesem Konto gearbeitet wird. So wird beispielsweise beim Versenden von E-Mails generell der CommuniGate-Server zum Senden der E-Mails benutzt. 
- 
-**Hinweis:​** Ist nur das Groupware-Konto in Outlook 2010 eingerichtet,​ so ist es bereits als Standard-Konto gesetzt. Der folgende Abschnitt kann in diesem Fall übersprungen werden. 
- 
-Gehen sie auf **[Datei]** -> **[Kontoeinstellungen...]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​imap_entf_04.png|}} 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Es erscheint ein Fenster. Markieren Sie hier das CommuniGate Pro Server-Konto und klicken Sie auf die Schaltfläche **[Als Standard festlegen]**.\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-\\ 
-== Standardordner auf Communigate Pro setzen == 
- 
- 
- 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie Outlook 2010 so konfiguriert werden kann, dass beim Programmstart standardmäßig das neu eingerichtete Groupware-Konto ausgewählt und angezeigt wird. 
- 
-Hinweis: Ist nur das Groupware-Konto in Outlook 2010 eingerichtet,​ so kann dieser Abschnitt der Anleitung übersprungen werden! 
- 
-Öffnen Sie Outlook 2010 und gehen Sie auf **[Datei]** -> **[Optionen]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​standardordner_optionen.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Es erscheint folgendes Fenster.\\ 
-\\ 
-{{email:​standardordner_optionen_1.png|}}\\ 
-\\ 
-Hier bitte //User ID// und ein //Kürzel// eintragen, sowie ein Häkchen im Feld **Outlook als Standardprogramm für.......** setzen.\\ 
-Dann mit klicken auf **[OK]** um den Vorgang abzuschließen.\\ 
-\\ 
- 
----- 
- 
-\\ 
-\\ 
-Falls Sie die Auswahl individuell treffen wollen, klicken Sie auf das Feld **[Standardprogramme]** rechts im Fenster. \\ 
-Dort können Sie individuell auswählen, was angezeigt werden soll.\\ 
-\\ 
-{{email:​auswahl_standard.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Das Standardprogramm für Ihre E-Mails erkennen Sie , indem Sie **[Datei]** -> **[Kontoeinstellungen]** anklicken. Die hier mit Pfeil markierte runde schwarze Fläche mit dem weißen Haken markiert das momentane Standardprogramm für Ihre E-Mails.\\ 
-\\ 
-{{email:​standardkonto_gesetzt_anzeige.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-==== TU Braunschweig Adressbuch einbinden ==== 
- 
-Die TU Braunschweig bietet ein sogenanntes LDAP-Adressbuch an, in dem alle Benutzer gelistet sind, die an der TU Braunschweig eine Benutzerkennung haben. 
- 
-Dies ist hilfreich, wenn Sie einem Benutzer eine E-Mail schicken wollen, aber keine E-Mail-Adresse,​ sondern nur einen Namen vorliegen haben. Ãœber dieses Adressbuch kann die zu dem Namen gehörige E-Mail-Adresse herausgefunden werden. 
- 
-**Hinweis:​** Mit Hilfe des LDAP-Adressbuches kann nur nach einzelnen Personen gesucht werden. Es wird keine komplette Liste aller Personen an der TU Braunschweig angezeigt. 
- 
-**Hinweis:​** Eine suche nach Personen über das LDAP-Adressbuch ist nur möglich, wenn Sie sich im Netz der TU Braunschweig befinden oder von außerhalb eine Verbindung mit einem VPN-Client aufgebaut haben. 
- 
-Klicken Sie auf **[Datei]** -> **[Kontoeinstellungen]**.\\ 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​2010_37.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Im nun folgenden Fenster klicken Sie auf **[Adressbücher]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​adressbuecher.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Es erscheint ein Fenster mit Auswahlmöglichkeiten.\\ 
-\\ 
-{{email:​adressbuchauswahl.png|}}\\ 
-\\ 
-Hier klicken Sie auf **[Neu]**.\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
- 
-Ein weiteres Auswahlfenster öffnet sich.\\ 
-\\ 
-{{email:​adressbuch_neu.png|}}\\ 
-\\ 
-Markieren Sie hier den Knopf **Internetverzeichnisdienst (LDAP)** und klicken Sie auf **[Weiter]**.\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-{{email:​ldap_1.png|}}\\ 
-\\ 
-In diesem Fenster tragen Sie unter Servername //​ldap.tu-bs.de//​ ein.\\ 
-Dann klicken Sie bitte auf **[Weitere Einstellungen]**.\\ 
- 
-\\ 
----- 
-\\ 
-{{email:​ldap_2.png|}}\\ 
-\\ 
-In diesem Fenster wählen Sie den Reiter **[Suche]** aus, daraufhin öffnet sich das im Folgenden abgebildete Fenster. In diesem stellen die Suchbasis auf **Benutzerdefiniert**\\ 
-und tragen dort folgenden Wert ein : \\ 
-//o=TU Braunschweig,​c=de//​\\ **Hinweis:​** Beachten Sie hier die Groß/​Kleinschreibung und das Leerzeichen zwischen TU und Braunschweig!\\ 
-\\ 
- 
-\\ 
-{{email:​ldap_3.png|}}\\ 
-\\ 
-Bestätigen Sie mit **[OK]** . \\ 
-\\ 
----- 
-\\ 
-{{email:​ldap_ende.png|}}\\ 
-\\ 
-Klicken Sie auf **[Fertig stellen]**, um den Vorgang abzuschließen.\\ 
-\\ 
----- 
- 
-=== Ãœbertragen von lokalen Outlook 2010 Kalendern ins Communigate Pro === 
- 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie einen oder mehrere lokale Kalender Ihres bisherigen Kontos in Outlook 2010 auf den CGP Server übertragen können.\\ 
-\\ 
-Öffnen Sie Outlook 2010 und wählen Sie unten links den Punkt **[Kalender]** aus.\\ 
-\\ 
-{{email:​kalender_2010_1.png|}} 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Klicken Sie nun oben links auf das Feld **[Datei]**,​ dann darunter das Feld **[Ansicht ändern]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​kalender_2010_2.png|}}\\ 
-\\ 
-Wählen Sie hier **[Aktuelle Ansicht für Kalenderordner übernehmen]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​kalender_2010_2b.png|}}\\ 
-\\ 
- 
-Hiernach öffnet sich folgendes Fenster:\\ 
-\\ 
- 
- 
----- 
- 
-\\ 
-Um alle Termine als Dateien sehen zu können, klicken Sie oben links auf **[Ansicht ändern]** und wählen **[Liste]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​kalender_2010_4.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
- 
-\\ 
-Zum Verschieben der Kalender llicken Sie auf **[Start]** und wählen **[Verschieben]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​kalender_verschieben.png|}}\\ 
-\\ 
-Wählen Sie im erscheinenden Menü die Schaltfläche **[In anderen Ordner...]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​kalender_verschieben_2.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​aufgaben_2010_4.png|}}\\ 
-\\ 
-Markieren Sie das Feld **Calendar** aus Ihrem MAPI-Profil.\\ 
-Bestätigen Sie mit **[OK]**.\\ 
-Nun sind alle Kalenderdaten verschoben und Sie können alle Termine links durch Klicken auf **[Calendar]** in der Listenansicht (**[Ansicht]** -> **[Ansicht ändern]** -> **[Liste]**) betrachten.\\ 
-\\ 
-{{email:​kalender_2010_4.png|}} 
-===== Ãœbertragen von lokalen Outlook 2010 Kontakten ins CommuniGate Pro ===== 
-\\ 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Kontakte und Adressbücher ihres bisherigen Kontos in Outlook 2010 auf den CGP Server übertragen können.\\ 
-\\ 
-Öffnen Sie Outlook 2010 und wählen Sie unten links **[Kontakte]** aus.\\ 
-\\ 
-{{email:​kontakte.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Klicken Sie hier nun oben links **[Ansicht]** , dann links **[Ansicht ändern]** und darunter **[Liste]**. Die Kontakte werden Ihnen nun in Listenform angezeigt.\\ 
-\\ 
- 
-{{email:​kontakte_2010_01.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Durch Markieren aller Kontakte und **Rechtsklick** öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Hier können Sie wählen, wohin Ihre Kontakte verschoben werden sollen. Wählen sie bitte **In anderen Ordner**\\ 
-\\ 
-{{email:​kontakt_markieren_verschieben.png|}}\\ 
-\\ 
-Durch Anklicken der Fläche **[In anderen Ordner...]** öffnet sich folgendes Fenster :\\ 
-\\ 
-{{email:​kontakte_verschieben_2010_2.png|}}\\ 
-\\ 
- 
- 
-Hier markieren Sie **Contacts** aus dem MAPI-Konto und bestätigen mit **[OK]**.\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-{{email:​kontakte_anschauen_2010.png|}} 
- 
-\\ 
- 
-Die Kontakte wurden verschoben und können nun links in der Leiste unter **[Contacts]** eingesehen werden.\\ 
-\\ 
- 
- 
- 
----- 
-\\ 
- 
-===== Ãœbertragen von lokalen Outook 2010 Aufgaben ins CommuniGate Pro ===== 
-\\ 
- 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie sie lokale Aufgaben in Outlook 2010 auf den CGP Server übertragen können.\\ 
-Öffnen Sie Outlook 2010 und wählen Sie unten links den Punkt **[Aufgaben]** aus.\\ 
-\\ 
-{{email:​aufgaben_auswahl.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
- 
-Wählen Sie nun oben Links **[Ansicht]** → **[Detaillierte Ansicht]**.\\ 
- 
-\\ 
-{{email:​kontakte_2010_01.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
- 
- 
- 
- 
-Es erscheint eine Liste von Aufgaben. Sofern vorhanden, müssen diese zum Verschieben alle markiert sein. Dies wird durch ein rotes Häkchen gekennzeichnet.\\ 
-\\ 
-{{email:​aufgabe_2010_2.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Durch Rechtsklick mit der Maus, aktivieren Sie ein neues Fenster. Wählen in diesem **[Verschieben]**. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Dort wählen Sie  **[In einen anderen Ordner...]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​aufgabe_3.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Daraufhin öffnet sich das Fenster, in dem Sie bestimmen, in welchem Ordner die Aufgaben gespeichert werden sollen.Hier wählen Sie den Ordner **[Tasks]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​tasks.png|}}\\ 
-\\ 
-Bestätigen Sie mit **[OK]**.\\ 
-\\ 
----- 
-\\ 
-Wenn Sie nun links oben **[Tasks]** anwählen, werden die verschobenen Aufgaben sichtbar.\\ 
-\\ 
-{{email:​aufgabe_6.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
- 
-\\ 
-===== Ãœbertragen von lokalen Outlook 2010 Notizen ins CommuniGate Pro ===== 
-\\ 
-\\ 
-Öffnen Sie Outlook 2010 und klicken Sie unten links auf das Feld für **Notizen**.\\ 
-\\ 
-{{email:​notiz_2010_0.png|}}\\ 
- 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
- 
-Hiernach öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster wechseln Sie die Ansicht zu Notizenliste.\\ ​ 
-\\ 
-{{email:​notiz_2010_1.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Etwas rechts davon finden Sie die Fläche **[Verschieben]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​notizen_verschieben.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Es erscheint ein weiteres Fenster, hier wählen Sie bitte zum Verschieben den Ordner **[Notes]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​notizen_verschieben_1.png|}}\\ 
-\\ 
- 
- 
-\\ 
-Besätigen Sie mit **[OK]**. Nun können Sie Ihre Notizen im Ordner **[Notes]** einsehen.\\ 
-\\ 
-{{email:​notiz_verschoben.png|}}\\ 
-\\ 
-Ihre Notizen sind nun ins CommuniGate Pro verschoben.\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-===== Entfernen des persönlichen Ordners ===== 
-Nachdem Sie alle lokalen Daten, wie Kalender, Adressbücher,​ Aufgaben oder Notizen, in das CGP-Konto übertragen haben, kann nun der Persönliche Ordner entfernent werden. 
- 
-Hinweis: Diesen Schritt sollten Sie erst unternehmen,​ wenn Sie sichergestellt haben, dass Sie alle wichtigen Daten, wie in den vorherigen Artikeln beschrieben,​ in das CGP-Konto übertragen haben. ​ 
- 
-Klicken Sie auf **[Datei]** -> **[Kontoeinstellungen]**.\\ 
-\\ 
- 
-{{email:​konto_loeschen_1.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihre Konten aufgelistet sind.\\ 
-\\ 
-{{email:​konto_loeschen_2.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Markieren Sie Ihr **IMAP-Konto**,​ klicken Sie dann oberhalb der Konten auf **[Entfernen]**.\\ 
-\\ 
-{{email:​konto_loeschen_3.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
-Bestätigen Sie mit **[Ok]**. Das persönliches Konto wurde gelöscht.\\ 
-\\ 
-{{:​email:​konto_geloescht.png|}}\\ 
-\\ 
- 
----- 
-\\ 
- 
-===== E-Mail Kontrolle ===== 
- 
-**Abwesenheits-Benachrichtigung**\\ 
- 
- 
-Wählen sie oben links **[Datei]** →  **[Add-Ins]**,​ dann im Feld darunter **CommuniGate Pro Server**. 
- 
-{{email:​2010_1.png}}\\ 
- 
-Ein weiteres Fenster öffnet sich, klicken Sie hier auf **Ferienbenachrichtigung** oder **Abwesenheitsbenachrichtigung**. 
- 
-{{email:​2010_2.png}}\\ 
- 
-Nun öffnet sich das Fenster , in welches sie Ihre Abwesenheit eintragen können. 
- 
-{{email:​2010_3.png}}\\ 
- 
-<note tip>​**Hinweis:​** Der Endzeitpunkt der Ferienbenachrichtigung bezieht sich auf den Tagesanfang des darauf folgenden Tages. 
-In diesem Beispiel ist die Benachrichtigung bis zum 10.12.2011 23:59 aktiv. 
-Am 11.12. um 0:00 Uhr endet somit die Benachrichtigung. 
-</​note>​ 
- 
-===== Generelle E-Mail Weiterleitung / Umleitung ===== 
- 
-Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine generelle E-Mail Weiterleitung erstellen. 
- 
- 
-Öffnen Sie Outlook 2010 und gehen Sie auf ** [Datei]** → **[Add-Ins]** → **[CommuniGate Pro Server]** → **[Regeln auf dem Server]**. 
- 
-{{email:​2010_4.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie nun auf **[Neu]** und wählen die **[Umleitungs-Regel]** aus. 
- 
-{{email:​2010_5.png}}\\ 
- 
-Nun setzen Sie den Haken bei **Alle Nachrichten umleiten an**. 
-Anschließend tragen Sie die E-Mail Adresse in das Textfeld ein. 
- 
-{{email:​2010_6.png}}\\ 
- 
-Hier gibt es einige Zusatzfunktionen:​ 
-• **Kopie behalten** = Umgeleitete E-Mails werden als Kopie gespeichert. 
-• **Automatisch generierte nicht** = automatisch erstellte E-Mails werden nicht umgeleitet. 
-• **An/Cc Felder auch senden** = An- und CC Felder werden beim Umleiten beibehalten. 
-Nachdem Sie die gewünschten Optionen definiert haben, bestätigen Sie mit **[OK]**. 
-Nun können Sie die neue Regel mit den Einstellungen sehen. 
-Der Haken vor dem Kästchen vor **#​Redirect** zeigt an, dass die Regel aktiv ist. 
- 
-{{email:​2010_7.png}}\\ 
- 
- 
-===== Regeln/​Filter ===== 
- 
-Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie eine Regel unter Outlook 2010 im CGP System 
-erstellen. 
-Öffnen Sie Outlook 2010, gehen Sie auf **[Add-Ins]** → **[CommuniGate Pro Server]** → 
-**[Regeln auf dem Server]**. 
- 
-{{email:​2010_8.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie nun auf **[Neu]** und wählen **[Allgemeine Regel]** aus. 
- 
-{{email:​2010_9.png}}\\ 
- 
-{{email:​2010_10.png}}\\ 
- 
-Geben Sie nun den Namen für die Regel ein und klicken auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2010_11.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie nun unter **Regel Bedingung** auf **[Hinzufügen]**,​ um die Regelbedingungen 
-einzustellen. 
-Wenn Sie nun die Absender-Adresse einer Email filtern wollen, wählen Sie **Von** bei 
-**Daten** und **ist gleich** bei Operation aus 
-und tragen Sie im Textfeld **Parameter** die gewünschte E-Mail Adresse hinein. Klicken sie abschließend **[OK]**. 
- 
-{{email:​2010_12.png}}\\ 
- 
-Nun müssen Sie noch eingeben, was mit der E-Mail geschehen soll, die von der 
-angegebenen E-Mail Adresse verschickt worden ist. 
-Klicken Sie dazu bitte auf **[Hinzufügen]** unter **Regel Tätigkeit**. 
- 
-{{email:​2010_13.png}}\\ 
- 
-Wenn Sie eine E-Mail nun automatisch in einen anderen Ordner verschieben lassen 
-wollen, wählen Sie bei der Tätigkeit **Speichern in** aus und schreiben den gewünschten 
-Zielordner in das Feld **Parameter**. 
- 
-{{email:​2010_14.png}}\\ 
- 
-<note tip>​**Hinweis:​** Sollte der Ordner **Infos** nicht existieren, so wird er automatisch angelegt. 
-Wenn Sie in einem vorhandenem Ordner zugreifen wollen oder einen Unterordner 
-erstellen möchten, 
-geben Sie z.B. **Inbox/​Infos** ein.</​note>​ 
- 
-So sieht die von Ihnen angelegte Filterregel aus. Damit in den Ordner kopierte E-Mails 
-nicht auch noch im Posteingang Ihres E-Mail Accounts liegen bleibt, 
-muss eine zweite Aktion definiert werden. 
-Klicken Sie dazu noch einmal auf **[Hinzufügen]**. 
- 
-{{email:​2010_15.png}}\\ 
- 
-Wählen Sie bei **Tätigkeit** den Wert **Verwerfen** aus, und klicken Sie auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2010_16.png}}\\ 
- 
-{{email:​2010_17.png}}\\ 
- 
-Um diese Regel für neue Emails zu aktivieren, klicken Sie auf „OK“. 
-Eingehende E-Mails mit der Absender Adresse „information@tu-braunschweig.de“ werden 
-nun in den Ordner „Infos“ kopiert 
-und anschließend aus dem Posteingang gelöscht. 
- 
-<note important>​**Hinweis:​** Regeln, die nach diesem Verfahren angelegt werden, sind serverseitig 
-gespeichert,​ was bedeutet, sie greifen sowohl im Webmail als auch im Pronto, 
-sowie mit jedem beliebigen E-Mail Client.Bereits existierende,​ lokale Regeln in Outlook 
-2010 greifen weiterhin 
-bei gestartetem Outlook, müssen jedoch auf die Ordnerstruktur des Groupware-Kontos 
-angepasst werden.</​note>​ 
- 
-===== Gruppenkalender erstellen / freigeben ===== 
- 
-Soll ein Kalender für mehrere Personen zugänglich sein, wird ein sogenannter 
-Gruppenkalender benutzt. 
-Hierzu muss ein neuer Kalender von einem beliebigen CGP-Konto erstellt und für mehrere 
-Benutzer freigegeben werden. 
-Vergewissern Sie sich, dass Sie in der linken Navigationsleiste unten Kalender ausgewählt 
-haben. 
- 
-{{email:​2010_18.png}}\\ 
- 
-Gehen Sie nun oben links auf das Feld **Ordner** dann auf das Feld **[Kalender neu]**. 
- 
-{{email:​2010_19.png}}\\ 
- 
-Ein weiteres Fenster öffnet sich, geben Sie hier nun den Namen für den Gruppenkalender 
-im Feld **Namen** ein. 
- 
-{{email:​2010_20.png}}\\ 
- 
-Nun markieren Sie **Ordner soll angelegt werden unter** Ihrem Kontonamen, bestätigen 
-Sie anschließend mit **[OK]**. 
-Im Navigationsbereich erscheint der neu angelegte Kalender. Klicken Sie mit der rechten 
-Maustaste auf diesen. 
-Es öffnet sich ein Kontextmenü,​ wählen Sie dort den Punkt **[Eigenschaften]** aus. 
- 
-{{email:​2010_21.png}}\\ 
- 
-Es erscheint ein neues Fenster, indem Sie auf den Reiter **[Zugriffsrechte]** klicken. 
-Hier können nun Benutzerkennungen hinzugefügt werden, die den Gruppenkalender 
-nutzen dürfen. 
- 
-{{email:​2010_22.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie auf die Schaltfläche **[Hinzufügen]**. 
- 
-{{email:​2010_23.png}}\\ 
- 
-Ein Dialogfeld erscheint, geben Sie hier die Benutzerkennungen des/der Begünstigten ein. 
- 
-{{email:​2010_24.png}}\\ 
- 
-Markieren Sie nun  im Feld **Name** angezeigte Benutzerkennung. 
-Jetzt ist es möglich im Bereich **Rechte** die individuellen Rechte des Benutzers für den Gruppenkalender zu setzen. 
- 
-<note tip>​**Hinweis:​** Die Option „Versenden als E-Mail“ ist ohne Funktion.</​note>​ 
- 
-Nun können Sie, indem Sie die entsprechenden Häkchen setzen, die entsprechenden 
-Rechte zuweisen. 
- 
-{{email:​2010_25.png}}\\ 
- 
-Bestätigen Sie mit **[OK]** und übernehmen Sie die Einstellungen. 
- 
-===== Gruppenkalender aufrufen ===== 
- 
-Wissen Sie , dass ein Benutzer einen Gruppenkalender für Sie freigegeben hat, 
-dann können Sie diesen folgendermaßen aufrufen. 
- 
-{{email:​2010_26.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie auf **[Datei]** → **[Kontoeinstellungen]** → **[Konten hinzufügen oder...]**. 
- 
-Es öffnet sich folgendes Fenster, markieren Sie das Konto und klicken Sie auf die 
-Schaltfläche **[Ändern]**. 
- 
-{{email:​2010_27.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein weiteres Fenster, indem Sie auf den weiter **[Erweitert]** und 
-anschließend die Schaltfläche **[Hinzufügen]** klicken. 
- 
-{{email:​2010_28.png}}\\ 
- 
-Im folgenden Fenster geben Sie die Benutzerkennung der Person ein, die den 
-Gruppenkalender für Sie freigegeben hat. 
- 
-{{email:​2010_29.png}}\\ 
- 
-Bestätigen Sie mit **[OK]** 
- 
-{{email:​2010_30.png}}\\ 
- 
-Bestätigen Sie mit **[OK]** 
- 
-{{email:​2010_31.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie auf die Schaltfläche **[Schließen]**. 
- 
-Unter dem Punkt **Kalender** erscheint nun der freigegebene Gruppenkalender. 
- 
-{{email:​2010_32.png}}\\ 
- 
-===== Leitung (Leitungskalender freigeben) ===== 
- 
-Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, auf den das Sekretariat Zugriff 
-haben soll. 
-Es öffnet sich ein Kontextmenü,​ wählen Sie dort den Punkt **Eigenschaften** aus. 
- 
-{{email:​2010_33.png}}\\ 
- 
-Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie auf den Reiter **[Zugriffsrechte]** klicken. 
-Hier werden nun Benutzerkennungen hinzugefügt,​ die den Leitungskalender nutzen 
-dürfen. 
- 
-{{email:​2010_34.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie auf die Schaltfläche **[Hinzufügen]** 
- 
-Ein Dialogfeld erscheint, geben Sie hier die Benutzerkennung der Sekretärin / des 
-Sekretärs ein. 
- 
-{{email:​2010_35.png}}\\ 
- 
-Bestätigen Sie mit **[OK]**. 
-Markieren Sie nun im Feld **Name** die angezeigte Benutzerkennung der Sekretärin / des 
-Sekretärs. 
-Jetzt ist es möglich, im Bereich **Zugriffsrechte** die individuellen Rechte für den 
-Leistungskalender zu setzen. 
-<note important>​**Hinweis:​** Die Option **Versenden als E-Mail** ist ohne Funktion.</​note> ​ 
- 
-{{email:​2010_36.png}}\\ 
- 
-Dies geschieht durch das Setzen der entsprechenden Häkchen.\\ 
-Soll die Sekretärin/​der Sekretär in dem Kalender der Leitung Termine eintragen können und im Auftrag der Leitung Teinehmer zu diesem Termin einladen können, muss wie folgt vorgegangen werden: \\ 
- 
-Leitung: Muss in Outlook der Sekretärin/​dem Sekretär alle Rechte bis auf Adminrechte für den Kalender geben. \\ 
-Außerdem muss die Leitung der Sekretärin/​dem Sekretär für seine INBOX Lese- und Suchrechte geben. Das sind die ersten 3 Haken bei den Zugriffsrechten. \\ 
-So kann die Sekretärin/​der Sekretär auch die Antworten lesen, die die Leitung auf die Einladung als E-Mail bekommt. \\ 
- 
-Sekretärin/​Sekretär:​ Muss in Outlook nur noch wie im Folgenden beschrieben,​ Kalender und INBOX der Leitung einbinden. 
- 
- 
- 
-===== Sekretariat (Leitungskalender aufrufen) ===== 
- 
-Klicken Sie auf **[Datei]** → **[Kontoeinstellungen]**. 
- 
-{{email:​2010_37.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein Fenster, markieren Sie das CGP-Konto und klicken Sie auf die 
-Schaltfläche **[Ändern]**. 
- 
-{{email:​2010_38.png}}\\ 
- 
-Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie auf den Reiter **[Erweitert]** , 
-und anschließend auf die Schaltfläche **[Hinzufügen]** klicken. 
- 
-{{email:​2010_39.png}}\\ 
- 
-Im folgenden Fenster geben Sie die Benutzerkennung der Person ein, die den 
-Leitungskalender für Sie freigegeben hat. 
- 
-{{email:​2010_40.png}}\\ 
- 
-Bestätigen Sie mit einem Klick auf **[OK]**. 
- 
-{{email:​2010_41.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie auf die Schaltfläche **[Schließen]**. 
-Unter dem Punkt **Kalender** erscheint nun der freigegebene Leitungskalender. 
- 
-{{email:​2010_42.png}}\\ 
- 
-Klicken Sie auf die Schaltfläche **[Schließen]**. 
-Unter dem Punkt **Kalender** erscheint nun der freigegebene Leitungskalender. 
- 
-===== Serientermine absagen/​ändern ===== 
-<note tip>Bei regelmäßig stattfindenen Terminen kann es immer wieder kurzfristige Änderungen geben bspw. wenn sich die Veranstaltung oder Besprechung verspätet oder abgesagt wird.</​note>​ 
-{{email:​terminverschiebung01.png?​800|}}\\ 
-Falls sich ein Serientermin verspätet oder nicht stattfindet,​ müssen Sie ein einzelnes Element aus der Serie entfernen. 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​terminverschiebung03.png?​800|}} \\ 
-Klicken Sie auf [**Termin absagen**] um den Einzeltermin abzusagen. 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​terminverschiebung04.png?​800|}} \\ 
-Es ist empfehlenswert den Teilnehmern in der Beschreibung mitzuteilen,​ ob der Termin später stattfindet oder ganz abgesagt wird. 
-Klicken Sie auf [**Absage senden**] um die Teilnehmer zu benachrichtigen und den Einzeltermin zu löschen. 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​terminverschiebung05.png?​800|}} \\ 
-Nachdem Sie den alten Einzeltermin gelöscht haben können Sie nun einen neuen Einzeltermin anlegen falls die Veranstaltung oder Besprechung später stattfinden soll. Klicken Sie auf [**Neuer Termin**]. 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​terminverschiebung06.png?​800|}} \\ 
-Wieder ist es zu empfehlen, die Teilnehmer in der Beschreibung über die Verspätung zu informieren. Klicken Sie auf [**Senden**] um den neuen Einzeltermin zu erstellen und die Benachrichtigungen zu versenden. 
-\\ 
-\\ 
-{{email:​terminverschiebung07.png?​800|}} \\ 
-Sie haben nun einen neuen Einzeltermin erstellt, benachrichtigte Teilehmer können zu diesem Einzeltermin Zusagen oder Absagen senden. 
- 
-===== Problemlösungen ===== 
- 
-==== Falscher Index ==== 
- 
-**Problembeschreibung:​** 
-Beim öffnen einer Mail wird eine andere Mail angezeigt. Outlook 2010 hat ein altes 
-Inhaltsverzeichnis des Mailordners. Die Reihenfolge und Struktur des Verzeichnisses sind 
-verändert und zeigen dadurch andere Mails an. 
-**Lösung:​** 
-Sie können wie folgt ein neues Verzeichnis anlegen, bzw. neu indizieren: 
- 
-**[Extras]** → **Senden/​Empfangen** → **Nur Communigate Pro Server** → **Kopfzeilen im Posteingang herunterladen** 
- 
- 
-==== Mobile Endgeräte via USB ==== 
- 
-**Problembeschreibung:​** 
-Outlook 2010 ist mit einem reinen IMAP-Server verbunden. Groupware-Funktionalität gibt 
-es lediglich lokal. Mit dieser Groupware-Funktionalität lassen sich aber z.B. Kalender und Kontakte vom Palm via USB synchronisieren. 
-Nun bekommt man ein echtes Groupware-Konto hinzu, dessen Groupware-Funktionalität 
-sich nicht lokal, sondern auf dem CGP-Server befindet. Beim nächsten Sync wird aber 
-nicht etwa das CGP-Konto verwendet, sondern weiterhin das alte IMAP-Konto mit den 
-lokalen Kalendern und Kontakten. 
- 
-**Lösung:​** 
-Dazu muss das „Sync“ auf das CGP-Konto verlagert werden und als Standard festgelegt 
-werden, wie unter **„Groupware-Konto als Standardkonto definieren“** beschrieben. Darüber 
-hinaus muss bei **Neue Nachrichten übermitteln an:** Das Groupware-Konto ausgewählt 
-sein. 
- 
-==== Terminerinnerungen werden nicht angezeigt ==== 
- 
-**Problembeschreibung:​** 
-Outlook 2010 erinnert nicht an Termine, die mit dem Groupware-Konto erstellt wurden. 
- 
-**Lösung:​** 
-Das Groupware-Konto wurde noch nicht als Standardkonto gesetzt. Gehen Sie vor wie in 
-**"​Mobile Endgeräte via USB"** 
-beschrieben. 
- 
-==== Outlook startet nicht mehr ==== 
- 
-**Problembeschreibung:​** 
-Outlook startet nicht mehr auf Grund eines Profilfehlers. 
- 
-**Lösung:​** 
-  - Windows Start / Systemsteuerung / E-Mail (32 bit) 
-  - Im "​Mail-Setup"​ Fenster unter "​Profile"​ -> "​Profile anzeigen"​ anwählen. Hier sind alle aktuellen Profile aufgelistet. Das alte Profil (noch) nicht löschen, erstmal versuchen ein Neues einzurichten ​ 
-  - Bulletpoint bei "zu verwendendes Profil bestätigen"​ setzen UND dann auf "​Hinzufügen"​ klicken 
-  - Beliebigen Namen vergeben (z.B. outlook2) 
-  - Es erscheint der Outlook-Assistent für die Neueinrichtung eines E-Mail Kontos. Entsprechende Schritte für die Neueinrichtung via Groupware, IMAP oder Exchange oder sonstiges nachvollziehen (Anleitungen unter: [[email:​outlook2010|https://​doku.rz.tu-bs.de/​doku.php?​id=email:​outlook2010]]) 
-  - Outlook starten und im Dialogfeld auswählen welches Profil geladen werden soll  
-  - Neu ersteltes Profil auswählen ​ 
-  - Outlook lädt und sollte normal starten 
-  - Wenn das klappt, wie in (1) und (2) in die Profile gehen und das Alte löschen. 
email/outlook2010.1463649391.txt.gz · Zuletzt geändert: 2016/05/19 11:16 von henbloch
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