E-Mail-Archivierung mit Mailstore

Allgemeines

Das Gauß-IT-Zentrum bietet für die Mitarbeiter der TU Braunschweig eine E-Mail-Archivierung von dienstlichen E-Mail-Postfächern mit dem Programm Mailstore an. Das Angebot umfasst die Archivierung von E-Mails, die über das zentrale E-Mail-System der TU Braunschweig empfangen wurden.

Die Archivierung „alter“ E-Mails bietet gerade bei großen Postfächern einige Vorteile:

  • Die Arbeit mit dem von Ihnen verwendeten E-Mail Programm wird sich deutlich beschleunigen.
  • Das gesamte Mailsystem wird entlastet und läuft dadurch schneller und stabiler.
  • Die E-Mails aus dem Archiv sind schnell abrufbar, auch die Inhalte von vielen Anhängen können durchsucht werden.
  • Das Archiv kann einfach in Ihr E-Mail Programm eingebunden werden.
  • Sie können im Archiv keine E-Mails versehentlich löschen.

E-Mails können mit diesem Programm archiviert und bei Bedarf wieder zurück in das produktive System kopiert werden. Einmal im Archiv abgelegte E-Mails sind dort sicher abgelegt, da standardmäßig im Archiv keine E-Mails gelöscht werden können.
Die Archivierung ist nicht für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen geeignet, da es ein reines E-Mail-Archivierungssystem ist.
Die Nutzung dieser Dienstleistung beschränkt sich ausschließlich auf die zentralen Systeme des Gauß-IT-Zentrums. Die Archivierung von E-Mails dezentraler E-Mail-Server (z.B. in Instituten) oder externer E-Mail-Server (z.B. Google oder GMX) ist nicht Bestandteil der Dienstleistung!

E-Mails werden im Archiv bis zum Ausscheiden der Person aus der TU Braunschweig gespeichert.
Archive von Funktionsaccounts (i-Nr. oder fa-Nr.) bleiben erhalten.

Durch die Konzentration auf Standard-Protokolle ist die Nutzung mit den meisten E-Mail Programmen auf nahezu jedem Betriebssystem möglich. Lediglich zum (einmaligen) Einrichten, bei Passwort-Änderungen und zum Aktualisieren der Archivierungseinstellungen wird ein Client benötigt, der zur Zeit nur für Windows zur Verfügung steht.

Durchsuchen des Archives, Umbenennen von Ordnern, Verschieben und Zurückkopieren von E-Mails ist auf folgende Arten möglich:

  • Mailstore Client unter Windows
  • Webseite (Mailstore Web Access (auch für mobile Geräte))
  • IMAP Konto unter E-Mail Client (z.B. Thunderbird,Outlook)
  • Outlook-Addin (bis Outlook 2010)

Um an der E-Mail-Archivierung teilzunehmen, senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de mit dem Betreff: „E-Mail-Archivierung für <Benutzername> einrichten“.
Sie bekommen anschließend den Link zum Download des Mailstore Clients für Windows und den Namen des Archivierungsservers zugesandt.

Benutzer in der Verwaltungsdomäne geben bitte zusätzlich im Text der E-Mail den Rechnernamen an. Der Mailstore-Client wird dann von den Administratoren auf dem PC installiert.

Personen mit Rechnern in der Verwaltungsdomäne lesen nach der Installation bitte im Kapitel E-Mail-Archivierung einrichten weiter.

Installation des Mailstore Clients

Nach Eingang der E-Mail wird die benannte Benutzerkennung im Archivierungssystem freigeschaltet. Sie erhalten per E-Mail den Link zur Datei „MailStoreClientSetup-<version>.msi und den Namen des Servers, auf dem Sie sich mit dem Mailstore Client einloggen müssen.

Sie müssen zur Installation Administratorrechte auf Ihrem Rechner besitzen.

Die heruntergeladene MailStoreClientSetup-<version>.msi Datei muss zur Installation doppelt angeklickt werden. Eventuelle Nachfragen von Windows, ob dies Programm ausgeführt werden soll, bitte mit [Ausführen] beantworten.

(Falls eine Fehlermeldung erscheint, dass das Programm .net Framework 4.5.1 benötigt,muss das Programm .net framework 4.5.1 vor der Installation des Mailstore-Clients installiert werden. Dazu muss die Installation des Mailstore-Clients abgebrochen werden. Dann z.B. unter: http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=40779 die neuste Version des .net Frameworks herunterladen und installieren. Den Anweisungen folgen und die Lizenzbedingungen akzeptieren.)

Erst nach der erfolgreichen Installation des .net Frameworks kann der Mailstore Clients erneut installiert werden.

Im aufgehenden Fenster muss die Option [I accept the terms in the License Agreement] durch Setzen des Hakens aktiviert und auf [Next>] geklickt werden.

Danach klicken Sie auf [Install]

Und zum Schluss auf [Finish] klicken

Jetzt sollte ein Desktop Icon mit dem Namen Mailstore Client existieren.

E-Mail-Archivierung einrichten

Empfohlene Strategien

Für Benutzer, die ihre E-Mails ohne Unterordner im Posteingang aufbewahren

Benutzern, die ihre E-Mails hauptsächlich im Posteingang (INBOX) und in Gesendete Objekte (Sent Items) liegen haben, empfehlen wir eine 2-stufige Archivierung.

  1. Nach einem vom Benutzer zu wählenden Zeitraum werden automatisch alle E-Mails aus diesen beiden Ordnern (Posteingang (Inbox) und Gesendete Objekte (Sent Items)) in einem Ordner „Archive“ in Unterordnern mit dem Namen „JJJJ-MM“ abgelegt.
    Dazu wenden Sie sich bitte per E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de mit „Betreff: CommuniGate Auto-Archivierung für <Benutzername> einrichten“. Geben Sie im Text dann bitte das Alter der E-Mails an, die zwischen-archiviert werden sollen. Geeignete Intervalle wären beispielsweise 90 Tage, 180 Tage oder 365 Tage. Diese derart behandelten E-Mails liegen noch im CommuniGate und „belasten“ weiterhin die Quota.
    Anmerkung: Falls Tunderbird benutzt wird, liegen die gesendeten E-Mails per default im „Gesendet“-Ordner (Sent). Dieser würde nicht archiviert. Um den Standard-Order für gesendete E-Mails in der Groupware zu ändern, wählen Sie in https://groupware.tu-braunschweig.de unter „Einstellungen“ → „E-Mail verfassen“ → den Ordner „Sent“ für gesendete E-Mails aus.
  2. Mit dem Mailstore Client sollte die Archivierung nun derart konfiguriert werden, dass lediglich der „Archive“ Ordner mit allen Unterordnern archiviert wird.

Beispiel:

Im CommuniGate werden alle E-Mails, die älter als ein Vierteljahr (90 Tage) automatisch in die „Archive“-Unterordner verschoben. Von dort werden sie mit dem Mailstore Programm archiviert, wenn sie älter als ein halbes Jahr sind.

Für Benutzer, die ihre E-Mails in vielen Extra-Ordnern sortiert haben

Benutzern, die ihre E-Mails schon in viele Unterordner einsortiert haben, empfehlen wir, das gesamte Postfach mit dem Mailstore Client zu archivieren. Unterordner, die nicht archiviert werden sollen (z.B. von anderen Personen abonnierte Ordner oder der Papierkorb) oder keine E-Mails enthalten (Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen), müssen von der Archivierung ausgenommen werden.
Bei dieser Archivierungsstrategie wird die komplette Struktur der Ordner ins Archiv übernommen.

Archivierung konfigurieren

Der Mailstore Client bietet sehr viele Möglichkeiten der Archivierung.

Das Gauß-IT-Zentrum empfiehlt dringend die Archivierung direkt von „groupware.tu-braunschweig.de“, wie in dieser Anleitung beschrieben.
Auf diese Weise kann ein automatisierter Job eingerichtet werden, der dann als Dienst auf dem Mailstore Server läuft, unabhängig davon, ob der Benutzer an seinem Rechner angemeldet ist oder der Mailstore Client gestartet ist.

Doppelklick auf das Desktop Icon

Hier bei Servername den Namen eintragen, der per E-Mail zugesandt wurde.

Den Haken bei [Immer mit diesem Server verbinden] setzen, dann [OK] klicken.

Es kann ein paar Sekunden dauern, bis das Login-Fenster erscheint. Der Mailstore Client verbindet sich mit dem Mailstore Server. Dort wird nach eventuellen Updates des Programms gesucht. Falls ein Update auf dem Server installiert wurde, wird der Client nun automatisch aktualisiert. Eine Neuinstallation des Clients ist daher in der Regel, außer bei Major-Release Updates, nicht notwendig.

Hier bitte Benutzername und Passwort - die gleichen, die zum Abrufen der E-Mails verwendet werden - eingeben. Der Haken bei Kennwort speichern kann gesetzt werden. Dann auf [OK] klicken

Wichtig: Wenn dieser Haken gesetzt wurde, bitte beim turnusmäßigen Ändern des Passworts auf der Passwort-Ändern-Seite des Gauß-IT-Zentrums daran denken, auch im Mailstore Client das Passwort zu ändern. Außerdem muss das neue Passwort in dem/den angelegten Profil(en) unter „Eigenschaften“ geändert werden! Sonst kann der Mailstore Server keine Verbindung zum Groupware Server herstellen, um sich dort (automatisch) die zu archivierenden E-Mails abzuholen.

Zur Konfiguration der Archivierung als erstes auf [E-Mails archivieren] klicken

Hier unter [E-Mail-Server] [IMAP-Postfach] auswählen.

[E-Mail-Adresse]: Ihre E-Mail-Adresse

[Servername]: groupware.tu-braunschweig.de

[Zugriff via]: [IMAP-SSL]

[Benutzername]: die E-Mail-Adresse durch Ihr Benutzername zum Abholen von E-Mails ersetzen

[Kennwort]: Ihr Passwort zum Abholen von E-Mails

Jetzt kann zum Testen der Verbindung auf [Testen] geklickt werden.

dann auf [Weiter] klicken.

Jetzt muss bei [Ordner] auf […] entschieden werden, welche Ordner archiviert werden sollen.

Bei der Auswahl der zu archivierenden Ordner gibt es 2 Strategien:

  • Im oberen Feld nichts eintragen, also das gesamte Postfach mit allen darin befindlichen Ordnern archivieren.
    Dann müssen im mittleren Feld die Ausnahmen (mindestens Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen und alle von anderen Benutzern abonnierte Ordner) eingetragen werden.
  • Im oberen Feld nur die zu archivierenden Ordner eintragen (z.B. Archive).
    Dann muss im mittleren Feld nichts eingetragen werden, auch nicht Kalender, Notizen, etc..

WICHTIG!!
In keinem der Felder darf der Stammordner (durch einen “/„ dargestellt) ausgewählt werden!
Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen müssen von der Archivierung ausgenommen werden!
Sie würden sonst als E-Mails archiviert, werden dann z.B. aus dem Kontakte Ordner gelöscht und sind dann nur schwer wieder herzustellen.
Außerdem müssen im unteren Feld die Ordner, die man von anderen Benutzern abonniert hat, eingetragen werden.
Die Archivierung liefert sonst einen Fehler, da E-Mails aus abonnierten Ordnern, auf die man nur Lesezugriff hat, nach der Archivierung nicht gelöscht werden können!
Für Outlook Benutzer: Wenn Quicksteps benutzt werden, darauf achten, dass diese in dem Ordner als mails abgelegt werden, für den sie eingerichtet wurden. D.h. sie werden, wenn dieser Ordner archiviert wird und sie dem Archivierungs-Zeitraum entsprechen, mit gelöscht.

Im oberen Feld können durch Klick auf [Hinzufügen] Ordner, die archiviert werden sollen (z.B. „Archive“), hinzugefügt werden.
In diesem Fall muss in das mittlere Feld nichts eingetragen werden.

Wird im oberen Feld nichts eingetragen, wird das gesamte Postfach, incl. Kalendern etc., archiviert, bis auf die im mittleren Feld eingetragenen Ordner.

Im mttleren Feld können Unterordner durch Klick auf [Hinzufügen] eingetragen werden, die nicht archiviert werden sollen.
Hier nochmal der Hinweis: Hier bitte auf jeden Fall Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen und alle von anderen Benutzern abonnierte Ordner eintragen, wenn im oberen Feld nichts eingetragen wurde.

Bitte die Option: Ordner für gesendete Objekte automatisch erkennen enthaken.
Im unteren Feld können durch Klick auf [Hinzufügen] Ordner, die gesendete E-Mails enthalten und archiviert werden sollen, hinzugefügt werden.

Der Button [Effektive Ordner anzeigen] zeigt Ihnen nach den Eintragungen in den 3 Feldern an, welche Ordner Mailstore nach der derzeitigen Konfiguration archivieren würde.

Nach Auswahl des Ordners [OK] klicken.

Dieser Vorgang kann für mehrere Ordner wiederholt werden. Wurde versehentlich ein falscher Ordner in einem der beiden Felder hinzugefügt, kann dieser einfach durch markieren und löschen des Namens entfernt werden.

Nun bitte die Filtereinstellungen unter [Filter] konfigurieren.

Haken setzen bei bei [Auch ungelesene E-Mails archivieren] und [Nur E-Mails archivieren, die älter sind als]

Dann den [Zeitraum] auswählen, nach dem E-Mails archiviert werden sollen.

Als Nächstes die Löschoption im E-Mail Postfach unter [Löschen] einstellen. Dazu auf […] hinter [Es werden keine E-Mails im IMAP-Postfach gelöscht] klicken.

Hier empfehlen wir, erstmal [Nie] auszuwählen.

Wenn Sie nach der 1. Archivierung kontrolliert haben, dass alle gewünschten Ordner - und nur die - archiviert wurden, sollten Sie unbedingt unter [Eigenschaften] des Profils wie weiter unten beschrieben, die Löschoption setzen.
Z.B. [frühestens 1 Tage nach der Archivierung löschen] auswählen. Dann [OK] oder [Unmittelbar nach der Archivierung], dann [OK].

Der unter Verbindung voreingestellte Timeout von 300 Sekunden kann beibehalten werden.

Dann auf [Weiter]

Jetzt bitte einen Haken bei Nach dem Klick auf Fertigstellen starten setzen und [Fertigstellen] klicken.

Soll die Archivierung automatisiert jeden Tag oder jede Woche wiederholt werden, bitte unter Angabe des gewünschten Wiederholungsintervalls auf die zugesandte E-Mail antworten, in der der Link zum Download des Mailstore-Clients mitgeteilt wurde. Die automatische Archivierung wird dann vom Gauß-IT-Zentrum serverseitig eingerichtet.
Bitte wählen Sie nicht die automatische Archivierung im Mailstore Client.
Die Ergebnisse der serverseitig eingerichteten Profile können Sie nicht unter „Letzte Ergebnisse“ sehen. Allerdings wird in der Liste Ihrer Profile angezeigt, wann das Profil zum letzten Mal ausgeführt wurde.

Nun erscheint das erstellte Profil in der Übersicht. Ob die Archivierung erfolgreich war, können Sie auch unter [Letzte Ergebnisse] sehen.


Die Konfiguration eines Archivierungsprofils kann jederzeit über die Schaltfläche [Eigenschaften] nach Markierung des Profils geändert werden.
Nachträgliche Änderungen im Profil, z.B. wann E-Mails im Postfach gelöscht werden sollen, greifen nur bei von uns automatisierten Profilen oder bei erneutem manuellen Start des Profils.
Schon archivierte E-Mails können im Archiv allerdings nicht gelöscht werden.

Wichtig: Markierte E-Mails (haben dann im E-Mail-Client ein ★ vor der E-Mail) werden bei der Archivierung direkt über groupware.tu-braunschweig.de, wie in dieser Anleitung beschrieben, nur ins Archiv kopiert, nicht im Postfach gelöscht!

Es können auch E-Mail-Postfächer über den E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) durch Klick auf [E-Mail-Programme] archiviert werden . Allerdings können diese Archivierungsjobs nicht automatisiert werden. Sie greifen nur über den Client auf das Postfach zu, funktionieren also nur, wenn der Client gestartet und der Benutzer eingeloggt ist.
Die Archivierung von lokal gespeicherten .pst oder .mbox Dateien kann zusätzlich als weiteres Profil eingerichtet und dann manuell bei Bedarf gestartet werden.

Zusätzlich empfehlen wir die Dokumentation des Herstellers, da es den Rahmen dieser Dokumentation sprengen würde, alle Möglichkeiten, die das Mailstore Archivierungsprogramm bietet, aufzuführen.

http://help.mailstore.com/manual/server9-manual-de.pdf

http://de.help.mailstore.com/MailStore_Hilfe

Zugriff auf das E-Mail-Archiv

Zum Ansehen, Durchsuchen, Zurückkopieren der archivierten E-Mails können Sie folgende Wege nutzen:

  • Mailstore Client
    Bietet alle Möglichkeiten, incl. Ordner umbenennen.
  • Webinterface - je nach mitgeteiltem Servernamen - unter https://mailarc1.rz.tu-bs.de:8462, https://mailarc2.rz.tu-bs.de:8462 oder https://mailarc3.rz.tu-bs.de:8462
    Nur zum Durchsuchen und Wiederherstellen geeignet.
  • Webinterface für mobile Geräte - je nach mitgeteiltem Servernamen - unter https://mailarc1.rz.tu-bs.de:8462/m, https://mailarc2.rz.tu-bs.de:8462/m oder https://mailarc3.rz.tu-bs.de:8462/m
    Nur zum Durchsuchen und Wiederherstellen geeignet.
  • Archivierungskonto per IMAP in Ihren gewohnten E-Mail client einhängen
    Bietet alle Möglichkeiten und man kann die gewohnten Suchvorgänge benutzen.
    Posteingangsserver: Servername, der per E-Mail zugesandt wurde (mailarc1.rz.tu-bs.de, mailarc2.rz.tu-bs.de oder mailarc3.rz.tu-bs.de).
    Benutzername und Passwort wie beim IMAP Abruf über groupware.tu-braunschweig.de
    Bitte auch IMAP (Port 993) mit SSL wählen.
    Beim Postausgangsserver kann groupware.tu-braunschweig.de wie beim schon vorhandenen CommuniGate Konto eingetragen werden.
    Dieser Eintrag wird nicht benötigt, da vom E-Mail-Archivierungsssystem nicht gesendet wird, ist allerdings von den clients zum Einbinden eines IMAP Kontos gefordert.
    Nach dem Einhängen des Mailstore Archivs kann es ein bisschen dauern, bis alle archivierten E-Mails angezeigt werden, da E-Mail Clients, wie z.B. Thunderbird erstmal eine lokale Kopie aller E-Mails anlegen.

Beim Zugriff mit dem Mailstore Client, dem Webinterface oder dem Outlookaddin können bei der erweiterten Suche auch Anhänge vom Typ „pdf docx doc txt html xls xlsx ppt pptx odt ods odp“ durchsucht werden.

Fehlerbehebung

Im Mailstore Client unter [Letzte Ergebnisse] können Sie sich ansehen, ob die Profile die Archivierung ordnungsgemäß durchgeführt haben.
Ist ein grüner Haken in der ersten Spalte, ist alles erfolgreich verlaufen.
Bei einem weißen Kreuz auf rotem Grund bitte Doppelklick auf das Ereignis in der Liste.
Dann erscheint ein weiteres Fenster, in dem der aufgetretene Fehler beschrieben ist.
Bei serverseitig eingerichteten, automatisierten Profilen können Sie den Erfolg oder Misserfolg in der Profilliste selber sehen. Diese Ergebnisse werden nicht unter [Letzte Ergebnisse] angezeigt.

Dann bitte im Mailstore Client unter E-Mails archivieren das entsprechende Profile anklicken und rechts auf [Eigenschaften] klicken.
Im neuen Fenster kann dann das korrekte Passwort eingegeben werden, dann auf [Weiter] [Weiter]

Konnte ein Profil einmal zwischendurch nicht archivieren, da der Server eventuell in Wartung war oder das Passwort falsch war, erfolgt die Archivierung nach Ablauf des angegebenen Zeitraums oder nach Neustart des Rechners automatisch.

email/mailstore.txt · Zuletzt geändert: 2017/07/24 13:35 von kappel
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