E-Mail Archivierung von Exchange auf Mailstore Server einrichten

Allgemeines

Das Gauß-IT-Zentrum bietet für die Mitarbeiter der TU Braunschweig eine E-Mail-Archivierung von dienstlichen E-Mail-Postfächern mit dem Programm Mailstore an. Das Angebot umfasst die Archivierung von E-Mails, die über das zentrale E-Mail-System der TU Braunschweig empfangen wurden.

Die Archivierung „alter“ E-Mails bietet gerade bei großen Postfächern einige Vorteile:

  • Die Arbeit mit dem von Ihnen verwendeten E-Mail Programm wird sich deutlich beschleunigen.
  • Das gesamte Mailsystem wird entlastet und läuft dadurch schneller und stabiler.
  • Die E-Mails aus dem Archiv sind schnell abrufbar, auch die Inhalte von vielen Anhängen können durchsucht werden.
  • Das Archiv kann einfach in Ihr E-Mail Programm eingebunden werden.
  • Sie können im Archiv keine E-Mails versehentlich löschen.

E-Mails können mit diesem Programm archiviert und bei Bedarf wieder zurück in das produktive System kopiert werden. Einmal im Archiv abgelegte E-Mails sind dort sicher abgelegt, da standardmäßig im Archiv keine E-Mails gelöscht werden können.
Es können im Archiv allerdings neue Ordner angelegt werden, in denen archivierte E-Mails sortiert und dorthin verschoben werden können.
Die Archivierung ist nicht für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen geeignet, da es ein reines E-Mail-Archivierungssystem ist.
Die Nutzung dieser Dienstleistung beschränkt sich ausschließlich auf die zentralen Systeme des Gauß-IT-Zentrums. Die Archivierung von E-Mails dezentraler E-Mail-Server (z.B. in Instituten) oder externer E-Mail-Server (z.B. Google oder GMX) ist nicht Bestandteil der Dienstleistung!

E-Mails werden im Archiv bis zum Ausscheiden der Person aus der TU Braunschweig gespeichert.
Archive von Funktionsaccounts (i-Nr. oder fa-Nr.) bleiben erhalten.

Durch die Konzentration auf Standard-Protokolle ist die Nutzung mit den meisten E-Mail Programmen auf nahezu jedem Betriebssystem möglich. Lediglich zum (einmaligen) Einrichten, bei Passwort-Änderungen und zum Aktualisieren der Archivierungseinstellungen wird ein Client benötigt, der zur Zeit nur für Windows zur Verfügung steht.

Durchsuchen des Archives, Umbenennen von Ordnern, Verschieben und Zurückkopieren von E-Mails ist auf folgende Arten möglich:

  • Mailstore Client unter Windows
  • Webseite (Mailstore Web Access (auch für mobile Geräte))
  • IMAP Konto unter E-Mail Client (z.B. Thunderbird,Outlook)
  • Outlook-Addin

Um an der E-Mail-Archivierung teilzunehmen, senden Sie bitte eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de mit dem Betreff: „E-Mail-Archivierung für <Benutzername> einrichten“.
Sie bekommen anschließend den Link zum Download des Mailstore Clients für Windows und den Namen des Archivierungsservers zugesandt.
Soll die Archivierung automatisiert jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden, geben Sie bitte das gewünschte Wiederholungsintervalls in Ihrer E-Mail im Text mit an.

Benutzer in der Verwaltungsdomäne geben bitte zusätzlich im Text der E-Mail den Rechnernamen an. Der Mailstore-Client wird dann von den Administratoren auf dem PC installiert.

Personen mit Rechnern in der Verwaltungsdomäne lesen nach der Installation bitte im Kapitel E-Mail-Archivierung einrichten weiter.

Nach der Umstellung Ihres Postfachs vom CommuniGate Pro Groupware System auf das neue Exchange Cluster, müssen Sie, falls Sie bereits Ihre E-Mails über den Mailstore Server archivieren, ein neues Archivierungsprofil auf dem Mailstore Server einrichten.
Bitte löschen Sie dann das alte Profil.

Dies betrifft Sie, wenn Sie im Mailstore Client Ihr Archivierungsprofil so eingestellt haben, dass die Archivierung über IMAP-SSL direkt vom Groupware System durchgeführt wird.
Alle bisher vom CommuniGate Groupware System archivierten E-Mails bleiben im Archiv erhalten.
Wenn Sie bei uns eine automatische Wiederholung Ihres Archivierungsprofils haben einrichten lassen, beantragen Sie dies bitte auch für Ihr neues Profil per E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de.

Bitte öffnen Sie den Mailstore Client.
Wählen Sie [E-Mails archivieren] aus



Nun bei [E-Mail Server] auf den kleinen Pfeil klicken, das Menü öffnen und dann [Microsoft Exchange] auswählen.



Tragen Sie bitte Folgendes ein:
Servername: mail.tu-braunschweig.de
Benutzername: AD\Benutzername
Kennwort: Ihr Passwort
Postfach: bitte nichts eintragen

Jetzt kann zum Testen der Verbindung auf [Test] geklickt werden.

dann auf [Weiter] klicken.



Jetzt muss bei [Ordner] auf […] entschieden werden, welche Ordner archiviert werden sollen.



Per Voreinstellung werden die Ordner „Gelöschte Objekte, Entwürfe, Junk-E-Mail und Postausgang“ nicht archiviert.
Bei der Auswahl der zu archivierenden Ordner gibt es 2 Strategien:

  • Im oberen Feld nichts eintragen, also das gesamte Postfach mit allen darin befindlichen Ordnern archivieren.Dann müssen ggf. im unteren Feld die Ausnahmen eingetragen werden.
  • Im oberen Feld nur die zu archivierenden Ordner eintragen, dann muss im unteren Feld nichts eingetragen werden.

Klicken Sie zum Hinzufügen von Ordnern auf [Hinzufügen] hinter dem jeweiligen Feld.

Bei der Archivierung vom Exchange Postfach müssen, anders als bei der Archivierung über IMAP-SSL, die Ordner, die keine E-Mail-Ordner sind, also „Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen“ nicht als Ausnahmen eingetragen werden. Bei dieser Verbindung erkennt Mailstore, welche Ordner E-Mail-Ordner sind.
Dann [OK] anklicken.







Nun bitte die Filtereinstellungen unter [Filter] konfigurieren.

Haken setzen bei bei [Auch ungelesene E-Mails archivieren] und [Nur E-Mails archivieren, die älter sind als].

Dann den [Zeitraum] auswählen, nach dem E-Mails archiviert werden sollen.


Als Nächstes die Löschoption im E-Mail Postfach unter [Löschen] einstellen. Dazu auf […] hinter [Es werden keine E-Mails im Exchange-Postfach gelöscht] klicken.
Hier empfehlen wir, erstmal [Nie] auszuwählen.

Wenn Sie nach der 1. Archivierung kontrolliert haben, dass alle gewünschten Ordner - und nur die - archiviert wurden, sollten Sie unbedingt unter [Eigenschaften] des Profils wie weiter unten beschrieben, die Löschoption setzen.
[Unmittelbar nach der Archivierung], dann [OK].



Der unter Verbindung voreingestellte Timeout von 300 Sekunden kann beibehalten werden.
Dann auf [Weiter] klicken.


Die Konfiguration Ihres Archivierungsprofils ist jetzt abgeschlossen.
Jetzt bitte einen Haken bei Nach dem Klick auf Fertigstellen starten setzen und [Fertigstellen] klicken.
Das Profil wird nun einmal ausgeführt.



Nun erscheint das erstellte Profil in der Übersicht. Ob die Archivierung erfolgreich war, können Sie auch unter [Letzte Ergebnisse] sehen.


Soll die Archivierung automatisiert jede Woche oder jeden Monat wiederholt werden, senden Sie bitte unter Angabe des gewünschten Wiederholungsintervalls eine E-Mail an it-service-desk@tu-braunschweig.de.
Eine schon eingerichtete automatische Archivierung Ihres IMAP-SSL Profils wird dann durch die Automatik des neuen Profils ersetzt.
Die automatische Archivierung wird dann vom Gauß-IT-Zentrum serverseitig eingerichtet.
Bitte wählen Sie nicht die automatische Archivierung im Mailstore Client.
Die Ergebnisse der serverseitig eingerichteten Profile können Sie nicht unter „Letzte Ergebnisse“ sehen. Allerdings wird in der Liste Ihrer Profile angezeigt, wann das Profil zum letzten Mal ausgeführt wurde.

Die Konfiguration eines Archivierungsprofils kann jederzeit über die Schaltfläche [Eigenschaften] nach Markierung des Profils geändert werden.
Nachträgliche Änderungen im Profil, z.B. wann E-Mails im Postfach gelöscht werden sollen, greifen nur bei von uns automatisierten Profilen oder bei erneutem manuellen Start des Profils.
Schon archivierte E-Mails können im Archiv allerdings nicht gelöscht werden.

Wichtig: Markierte E-Mails (haben dann im E-Mail-Client ein ★ oder ein Fähnchen vor der E-Mail) werden bei der Archivierung direkt über mail.tu-braunschweig.de (wie auch schon unter groupware.tu-braunschweig.de gewohnt), wie in dieser Anleitung beschrieben, nur ins Archiv kopiert, nicht im Postfach gelöscht!
Werden diese Markierungen an den E-Mails im Postfach entfernt, löscht Mailstore beim nächsten Archivierungslauf diese E-Mails auch im Postfach.

Es können auch E-Mail-Postfächer über den E-Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird) durch Klick auf [E-Mail-Programme] archiviert werden . Allerdings können diese Archivierungsjobs nicht automatisiert werden. Sie greifen nur über den Client auf das Postfach zu, funktionieren also nur, wenn der Client gestartet und der Benutzer eingeloggt ist.
Die Archivierung von lokal gespeicherten .pst oder .mbox Dateien kann zusätzlich als weiteres Profil eingerichtet und dann manuell bei Bedarf gestartet werden.

Zusätzlich empfehlen wir die Dokumentation des Herstellers, da es den Rahmen dieser Dokumentation sprengen würde, alle Möglichkeiten, die das Mailstore Archivierungsprogramm bietet, aufzuführen.

https://help.mailstore.com/de/server/E-Mails_archivieren

http://de.help.mailstore.com/MailStore_Hilfe

Lesender Zugriff auf das E-Mail-Archiv

Zum Ansehen, Durchsuchen, Zurückkopieren der archivierten E-Mails können Sie folgende Wege nutzen:

  • Mailstore Client
    Bietet alle Möglichkeiten, incl. Ordner umbenennen.
  • Webinterface
    Je nach mitgeteiltem Servernamen - unter https://mailarc1.rz.tu-bs.de:8462, https://mailarc2.rz.tu-bs.de:8462 oder https://mailarc3.rz.tu-bs.de:8462
    Nur zum Durchsuchen und Wiederherstellen geeignet.
  • Webinterface für mobile Geräte
    Je nach mitgeteiltem Servernamen - unter https://mailarc1.rz.tu-bs.de:8462/app, https://mailarc2.rz.tu-bs.de:8462/app oder https://mailarc3.rz.tu-bs.de:8462/app
    Nur zum Durchsuchen und Wiederherstellen geeignet.
  • Archivierungskonto per IMAP in Ihren gewohnten E-Mail client einhängen
    Bietet alle Möglichkeiten und man kann die gewohnten Suchvorgänge benutzen.
    Es können keine E-Mails per Drag-and-Drop im gewohnten E-Mail Client in das Archiv verschoben werden; hier ist nur lesender Zugriff möglich.
    Posteingangsserver: Servername, der per E-Mail zugesandt wurde (mailarc1.rz.tu-bs.de, mailarc2.rz.tu-bs.de oder mailarc3.rz.tu-bs.de).
    Benutzername und Passwort wie früher beim IMAP Abruf über groupware.tu-braunschweig.de oder beim IMAP Abruf über den Exchange-Server mail.tu-braunschweig.de
    Bitte auch IMAP (Port 993) mit SSL bei den erweiterten Einstellungen wählen.
    Beim Postausgangsserver kann groupware.tu-braunschweig.de wie beim schon vorhandenen CommuniGate Konto eingetragen werden.(Port 465 mit SSL)
    Dieser Eintrag wird nicht benötigt, da vom E-Mail-Archivierungsssystem nicht gesendet wird, ist allerdings von den Clients zum Einbinden eines IMAP Kontos gefordert.
    Nach dem Einhängen des Mailstore Archivs kann es ein bisschen dauern, bis alle archivierten E-Mails angezeigt werden, da E-Mail Clients, wie z.B. Thunderbird erstmal eine lokale Kopie aller E-Mails anlegen.
  • Outlookaddin
    Nur zum Durchsuchen und Wiederherstellen geeignet; Dieses Addin muss zusätzlich installiert werden.
    Voraussetzung: Internetexplorer > 8 muss installiert sein.
    Download: https://cloudstorage.tu-braunschweig.de/getlink/fiXnvstDDkF4K9DWPRJBaNZV/MailStoreOutlookAddinSetup-13.2.1.20465.msi
    Eine Anleitung zum Benutzen des Outlookaddins finden Sie hier: http://de.help.mailstore.com/Zugriff_%C3%BCber_die_Microsoft_Outlook-Integration
    Verwaltungsbenutzer bekommen dieses Addin bei der Installation des Mailstore Clients mitinstalliert.
    Wichtig: Im Add-In Menü muss unter „Einstellungen“ die „Sichere Verbindung“ aktiviert werden!

Beim Zugriff mit dem Mailstore Client, dem Webinterface oder dem Outlookaddin können bei der erweiterten Suche auch Anhänge vom Typ „pdf docx doc txt html xls xlsx ppt pptx odt ods odp“ durchsucht werden.

Fehlerbehebung

Im Mailstore Client unter [Letzte Ergebnisse] können Sie sich ansehen, ob die Profile die Archivierung ordnungsgemäß durchgeführt haben.
Ist ein grüner Haken in der ersten Spalte, ist alles erfolgreich verlaufen.
Bei einem weißen Kreuz auf rotem Grund bitte Doppelklick auf das Ereignis in der Liste.
Dann erscheint ein weiteres Fenster, in dem der aufgetretene Fehler beschrieben ist.
Bei serverseitig eingerichteten, automatisierten Profilen können Sie den Erfolg oder Misserfolg in der Profilliste selber sehen. Diese Ergebnisse werden nicht unter [Letzte Ergebnisse] angezeigt.

Dann bitte im Mailstore Client unter E-Mails archivieren das entsprechende Profile anklicken und rechts auf [Eigenschaften] klicken.
Im neuen Fenster kann dann das korrekte Passwort eingegeben werden, dann auf [Weiter] [Weiter]

Konnte ein Profil einmal zwischendurch nicht archivieren, da der Server eventuell in Wartung war oder das Passwort falsch war, erfolgt die Archivierung nach Ablauf des angegebenen Zeitraums oder nach Neustart des Rechners automatisch.

e-mail_exchange/mailstore.txt · Zuletzt geändert: 2022/08/19 10:53 von kappel
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