Abgabe der Prüfungen über E-Mail

Wenn E-Mail zur Abgabe von Prüfungen verwendet wird, dann ist auf folgende Aspekte zu achten:

• Die Erreichbarkeit der Studierenden per E-Mail ist vorab zu testen, beispielsweise über eine einmalige Testmail an alle Prüflinge mit angeforderter Bestätigung des E-Mail Eingangs.

• Die Postfächer der Studierenden müssen genug Platz haben, um den Erhalt der Aufgabe und das Speichern der gesendeten E-Mails zu garantieren.

• Die E-Mails dürfen nicht größer als 50MB sein.

• Es sind die zentralen TU-Mailkonten von den Studierenden zu verwenden. (Studierende sind durch die Immatrikulationsordnung zur Verwendung der zentralen Groupware verpflichtet.) In der zentralen Groupware abgegebene E-Mails sind von vielen Scan-Prozessen ausgenommen, die Verzögerungen oder Markierung/Aussortierung als SPAM verursachen können.

• Das Abgabezeitfenster muss ausreichend dimensioniert sein. Hier ist auch zu berücksichtigen, dass nicht alle Studierenden die benötigte Medienkompetenz haben, um schnell eine gewisse Anzahl von Seiten zu digitalisieren. Zum Einsatz werden hier nur bei einigen Studierenden Scanner kommen. Oftmals werden Fotos vom Smartphone versendet. Hier sind Apps zum Digitalisieren von Dokumenten mit einzubeziehen. Diese können i.d.R. ein größenoptimiertes PDF erzeugen, was die Abgabe per E-Mail positiv beeinflusst.

• Die Prüfenden müssen die zentralen TU-Mailkonten verwenden.

• Erwartete E-Mail Größen und Mengen sind abzuschätzen, um die E-Mail Quota anpassen zu können.

• Die Anzahl der Prüflinge ist von den Prüfenden mitzuteilen, denn es sind durch die Systemadministratoren kontospezifische Schutzvorkehrungen dahingehend zu modifizieren, dass sowohl das Versenden als auch das Empfangen von einer großen Anzahl von E-Mails in kurzen Zeitintervallen ermöglicht wird.