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Einrichtung Briefkasten/Upload-Ordner für Prüfungen in Cloud-Storage

Version 0.7 vom 27.01.2021

Sie können in dem Cloud-Storage Dienst des GITZ für einen darin erstellten Ordner eine Uploadfunktion über Unterordner einrichten, die sich bspw. für Prüfungssituationen nutzen lässt. In einen solchen Ordner können wie in einen Briefkasten Prüfungsunterlagen eingeworfen werden.

Ebenfalls wie in einem Briefkasten können die von anderen Prüflingen eingeworfenen Unterlagen von diesen nicht (ein-)gesehen werden. Im Gegensatz zu den üblichen Ordnern dieses Systems ist es für die Prüflinge eine „Upload Only“ Funktion ohne das Recht die übrigen Inhalte des Ordners zu betrachten.

Grundsätzlich hat ein solcher Ordner folgende Eigenschaften: - Die Zusammenarbeit mit beteiligten Prüfenden ist wie gewohnt über Einladungen möglich - Uploads der Prüflinge werden in separaten Unterordner geführt (Name) - Ein Ablaufdatum ist möglich - Eine Benachrichtigung über gesonderte E-Mail Adresse oder eine Verteileradresse ist zusätzlich zu der herkömmlichen Benachrichtigung möglich.

Erstellungsdialog

1. Erstellen Sie in Ihrem Account einen Ordner mit aussagekräftigem Namen.

2. Wechseln Sie in die Eigenschaften des Ordners, um die Möglichkeit zum Upload einzurichten.

3. Klicken Sie auf „Upload Formular erstellen“.

4. Füllen Sie die Felder im nächsten Dialogfenster mit aussagekräftigen Inhalten. Beachten Sie bitte, dass im Feld Beschreibung keine Formatierungen möglich sind. Halten Sie das Feld daher am besten durch eine sinnvolle Beschränkung übersichtlich (siehe Beispiel).

Das Datum für den Ablauf der Gültigkeit ist ab 00:00 Uhr des eingetragenen Datums zu verstehen. Im unteren Beispiel ist ab 00:00 Uhr am 27.01.2021 kein Upload mehr möglich!

5. Aktivieren Sie ggf. die hervorgehobenen Felder.

  1. „Besitzer“ = in der Regel die den Ordner erstellende Person
  2. „Administratoren“ = Mit dem Recht „Admin“ eingeladene zusätzliche Benutzer*innen.
  3. „E-Mailadresse für Benachrichtigungen“ = Bspw. E-Mail Verteiler (aktivieren Sie zusätzlich den Haken darüber)

6. Kopieren Sie den angezeigten URL zu dem Formular und senden Sie diesen zu vorgesehener Zeit den Prüflingen zu.

Prüfungsdialog

1. Die Prüflinge gelangen über den URL aus der E-Mail auf die sog. „Landingpage“.

2. Die Prüflinge sind gehalten, das Formular sinngemäß und wie vorgegeben auszufüllen.

Durch die gemachten Angaben wird im Prüfungsordner ein Unterordner auf Basis der gemachten Angaben (hier gewünscht: Matrikelnummer) erstellt, in dem die Daten des Prüflings abgelegt werden. Bei Doppeldeutigkeiten oder mehreren Uploadversuchen werden die erstellten Ordner mit fortlaufenden Ziffern versehen (Bspw. „1234567890 (1)“).

3. Im nächsten Schritt können über einen „Durchsuchen“ Button die Prüfungsunterlagen vom lokalen Rechner in die Cloud geladen werden. Dies kann in einzelnen Schritten dokumentenweise erfolgen oder auch als Archivdatei mit gesammelten Unterlagen. Bei der Auswahl „Verzeichnis hinzufügen“ werden alle Dateien eines Verzeichnisses (dieses wird als Unterverzeichnis erstellt) inklusive Unterverzeichnissen und deren Inhalten hochgeladen.

4. Ein Fortschrittsbalken informiert über den Fortschritt (blau hinterlegt) und den vollständigen Upload (grün hinterlegt) und wird zum Schluss mit einem Klick auf den Button „Schließen“ abgeschlossen.

5. Der Vermerk „Upload vollständig“ links unten im Browserfenster quittiert den Vorgang als erfolgreich.

6. Zusätzlich erhält der Prüfling wie auch die Prüfenden (Mitglieder des Ordners) einen Hinweis zum erfolgreichen Upload per E-Mail.

a) Der Prüfling erhält eine E-Mail mit der Bestätigung eines erfolgreichen Uploads wie nachfolgend dargestellt:

b) Die eingetragenen Mitglieder des Ordners (u.a. Prüfer) und Mitglieder der zusätzlich eingetragenen E-Mail Verteiler erhaltenen eine E-Mail mit der Bestätigung eines erfolgreichen Uploads wie nachfolgend dargestellt:  

Interne Bearbeitung

Zur internen Bearbeitung kann das System wie üblich genutzt werden.

1. Die an der Korrektur beteiligten Personen werden wie gewohnt über die Einladungsfunktion mit den vorgesehenen Rechten eingeladen.

2. Die eingegangenen Prüfungen sind in Unterordnern und mit Zeitstempel sichtbar.

3. Nach Ablauf der bei der Erstellung definierten Abgabefrist ist der URL nicht mehr erreichbar und das System gibt bei Aufruf des URLs eine entsprechende Rückmeldung aus.

Anmerkung zur Vorgehensweise

Im Vorfeld sollten sich ausführliche Gedanken zum organisatorischen Vorgehen gemacht werden. Hierzu sind bisher folgende Punkte besonders hervorgetreten:

1. Verbindliche Vorgaben machen:

  1. Bei der Registrierung haben sich eindeutige Werte wie bspw. die Matrikelnummer bewährt, um Doppeldeutigkeiten zu vermeiden.
  2. Abgabeformat festlegen. Als Archiv (bspw. ZIP, bei größerem Umfang) oder weitgehend univeränderbares Dokument (bspw. PDF)
  3. Prüflinge sollen Ihren E-Maileingang auf die Bestätigung eines Uploads kontrollieren oder es erneut versuchen oder sich zu dem Problem bei den Prüfenden melden.
  4. Abgabedatum deutlich kommunizieren (00:00 Uhr des eingetragenen Datums)

2. Es können „leere“ Ordner entstehen, weil bspw. kein Upload erfolgte oder der Upload nicht erfolgreich war (technische Probleme). Ein erfolgreicher Upload wird sowohl visuell nach dem Upload, als auch mit einer entsprechende E-Mail an Prüfling und Prüfende bestätigt.

Grundsatz: Keine E-Mail = Kein Upload erfolgt und leerer Ordner entstanden!

3. Bei mehreren Ordnern unter dem gleichen Ordnernamen ist sich ein Szenario zur weiteren Vorgehensweise zu überlegen: a. „Letzter“ Ordner (Datum der Erstellung) zählt?! b. Abgleich des Datums der Ordnererstellung mit der Bestätigungs-E-Mail?!

Darüber hinausreichende Fragen zu Problemen richten Sie bitte über den üblichen Weg und unser Trouble Ticket System unter: Tel: 0531/391-55555 Und E-Mail: it-service-desk@tu-braunschweig.de WWW: https://rzotrs.rz.tu-bs.de/otrs/customer.pl

Mit freundlichen Grüßen

Gauß-IT-Zentrum Abteilung Server

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